Mẫu văn bản giải trình số liệu khi thanh tra, kiểm tra thuế: bảng đối chiếu từng dòng

Sau buổi làm việc, đoàn thanh tra hoặc kiểm tra thuế thường để lại biên bản hay dự thảo kết luận với vài dòng làm doanh nghiệp giật mình: doanh thu kê khai thấp hơn số trên sao kê, chi phí không có hoá đơn hợp lệ, hàng tồn trên sổ lệch với hàng trong kho. Phần lớn các chênh lệch này có nguyên nhân rõ ràng — tiền về tài khoản trước khi xuất hoá đơn, chứng từ của nhà cung cấp về muộn, một lần nhập liệu sai — nhưng đoàn chỉ ghi nhận được điều doanh nghiệp chứng minh bằng giấy.

Vì vậy khung ở đây đặt doanh nghiệp, hộ kinh doanh đứng tên giải trình, người đại diện ký và đóng dấu, gửi trưởng đoàn hoặc thủ trưởng cơ quan ra quyết định. Trọng tâm là bảng đối chiếu ba cột cho từng dòng bị hỏi: số trên hồ sơ, số thực tế, chênh lệch và lý do; mỗi dòng dẫn tới chứng từ gốc có đánh số. Dòng nào đúng là sai sót thì nhận và ghi đã điều chỉnh sổ thế nào, dòng nào có căn cứ thì đề nghị điều chỉnh nội dung dự thảo.

Văn bản phải gửi trong thời hạn đoàn ghi; quá hạn thì kết luận có thể ban hành theo hồ sơ đã có. Số tiền truy thu lớn, có nguy cơ chuyển xử phạt thì nên có người làm kế toán, thuế hoặc luật sư đọc lại trước khi ký.