Khi công ty yêu cầu viết bản tường trình, việc của bạn là kể lại sự việc mình biết trực tiếp: thời gian, địa điểm, ai có mặt, ai làm gì, theo đúng thứ tự, kèm những gì có thể kiểm chứng. Bản tường trình không phải nơi xin lỗi, không phải nơi kết luận ai sai, và càng không phải nơi nhận phần lỗi mà mình không gây ra. Viết gọn, có mốc giờ, phân biệt rõ điều mình thấy với điều mình nghe kể là đã làm đúng tới tám phần.
Nhiều người cầm tờ giấy trắng thì lo, viết dài, viết theo cảm xúc, hoặc chép nguyên lời quản lý gợi ý cho xong chuyện. Một bản như vậy có thể được dùng lại nhiều tháng sau, trong buổi họp xử lý kỷ luật hoặc khi tính chuyện bồi thường, lúc đó mỗi câu đều có trọng lượng. Bài dưới đây đi từ việc hỏi rõ yêu cầu, sắp bố cục, viết phần diễn biến, tách phần trách nhiệm, đến lúc ký và giữ bản sao.
Bị yêu cầu tường trình nghĩa là gì, và chưa phải là gì
Trong doanh nghiệp, bản tường trình thường là bước thu thập thông tin đầu tiên sau một sự việc: hàng bị vỡ, khách phàn nàn, máy dừng, két thiếu tiền, một ca làm có người nghỉ. Người quản lý cần nghe nhiều phía trước khi quyết định có xử lý gì hay không. Yêu cầu bạn viết không có nghĩa bạn đã bị coi là người có lỗi; nhiều khi bạn chỉ là người chứng kiến hoặc người trực ca hôm đó.
Cũng cần hiểu đúng ranh giới. Theo Bộ luật Lao động 2019, xử lý kỷ luật lao động là một thủ tục riêng: người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động, phải tổ chức họp với sự có mặt của người lao động, có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động mà người đó là thành viên, và lập biên bản. Bản tường trình đứng trước thủ tục đó, chưa phải là quyết định kỷ luật, cũng không thay được buổi họp.
Tuy vậy, bản tường trình thường được đưa vào hồ sơ nếu sau này có họp kỷ luật hoặc bàn chuyện bồi thường thiệt hại. Một câu như "do sơ suất của bản thân" bạn viết lúc vội có thể được đọc lại như một lời thừa nhận lỗi. Vì vậy hãy viết như thể có người lạ, không biết gì về sự việc, sẽ đọc nó sau nửa năm: họ phải hiểu chuyện gì đã xảy ra mà không cần hỏi thêm.
Trước khi viết: hỏi rõ ba điều
Đừng cầm bút ngay. Dành vài phút hỏi người yêu cầu những điều sau, hỏi bằng tin nhắn hoặc email để có dấu vết thì càng tốt.
- Tường trình về việc gì, trong khoảng thời gian nào. "Viết tường trình vụ hôm qua" là quá rộng. Đề nghị người quản lý nói rõ: sự việc mất hàng trong ca chiều ngày nào, hay việc khách phản ánh lúc mấy giờ. Phạm vi rõ thì bạn không phải kể lan sang những chuyện không ai hỏi.
- Ai sẽ đọc và dùng để làm gì. Để tổng hợp báo cáo nội bộ, để gửi cho khách hàng, để đối chiếu với camera, hay để chuẩn bị họp xử lý. Bạn có quyền hỏi; câu trả lời giúp bạn biết cần kỹ đến đâu.
- Hạn nộp và nộp cho ai. Có hạn thì bạn có thời gian xem lại sổ giao ca, tin nhắn, lịch làm việc, thay vì viết ngay tại chỗ lúc còn hoảng. Nếu bị yêu cầu viết ngay, bạn có thể đề nghị được viết bản ngắn trước và bổ sung sau khi xem lại dữ liệu.
- Xin xem những gì sẵn có. Sổ giao ca, phiếu xuất kho, lịch sử đơn hàng, đoạn camera nếu công ty cho xem. Bạn không bắt buộc phải nhớ mọi con số; viết "theo sổ giao ca" chính xác hơn viết theo trí nhớ.
Nếu ai đó đưa sẵn một bản đã soạn và bảo bạn chép lại hoặc ký, đó là chuyện khác hẳn với tường trình; phần này có bài riêng trong chuyên mục. Ở đây chỉ cần nhớ: bản tường trình là lời của bạn, người khác góp ý được nhưng không viết thay được.
Bố cục một bản tường trình ở nơi làm việc
Không có mẫu bắt buộc chung cho mọi doanh nghiệp; nhiều nơi có mẫu nội bộ, có thì dùng theo. Nếu không có, bố cục dưới đây đủ để người đọc nắm được việc mà không cần hỏi lại.
| Phần | Nội dung cần có | Lưu ý |
|---|---|---|
| Đầu bản | Tên bản (bản tường trình về việc…), người nhận, ngày viết | Ghi đúng tên sự việc như người yêu cầu đã nêu |
| Thông tin người viết | Họ tên, bộ phận, vị trí, ca làm, mã nhân viên nếu có | Ghi rõ vai trò của bạn trong sự việc: người trực, người chứng kiến hay người được giao |
| Diễn biến | Mốc thời gian, địa điểm, người có mặt, việc từng người làm, theo thứ tự | Mỗi đoạn một mốc; điều nghe kể thì ghi nguồn |
| Việc đã làm sau đó | Báo ai, lúc nào, đã xử lý tạm thời ra sao | Ghi cả tin nhắn, cuộc gọi báo quản lý |
| Tài liệu kèm | Ảnh, sổ giao ca, phiếu, tin nhắn chụp lại | Đánh số, liệt kê ở cuối |
| Ý kiến (nếu cần) | Đề xuất, giải thích ngắn về nguyên nhân mà bạn biết chắc | Tách khỏi phần diễn biến |
| Ký | Chữ ký, họ tên, ngày giờ ký | Ký ở cuối mỗi trang nếu nhiều trang |
Phần "ý kiến" không bắt buộc. Nếu bạn chưa biết nguyên nhân, cứ ghi "chưa xác định được nguyên nhân" thay vì đoán. Một bản tường trình ngắn mà đúng có giá trị hơn ba trang suy luận.
Viết phần diễn biến: sự kiện, không phải cảm nhận
Mỗi câu một việc có thể kiểm chứng. Thay vì "khách rất hung hăng", viết "khách nói lớn tiếng, đập tay xuống quầy hai lần". Thay vì "kho bừa bộn", viết "ba thùng hàng chưa dán mã nằm ở lối đi giữa hai kệ". Người đọc tự rút ra nhận xét; việc của bạn là cho họ dữ kiện.
Có mốc giờ, dù chỉ ước chừng. Ghi "khoảng 14 giờ 20" tốt hơn "đầu giờ chiều". Nếu không chắc, ghi rõ cách bạn ước: "theo giờ trên tin nhắn báo quản lý gửi lúc 14 giờ 32". Mốc giờ giúp đối chiếu với camera, máy chấm công, hệ thống bán hàng.
Tách điều mình thấy với điều nghe kể. Câu "anh trưởng ca nói thùng hàng đã bị móp từ khi nhận" phải giữ nguyên dạng nghe kể, không biến thành "thùng hàng bị móp từ khi nhận". Lời kể lại của người khác vẫn có ích, nhưng phải để người đọc biết nguồn.
Nêu tên người khác một cách trung tính. Bạn có thể phải nhắc đồng nghiệp có mặt. Ghi họ làm gì, không gán ý định hay đánh giá. "Chị A rời quầy lúc 14 giờ 15 để nghe điện thoại" là sự kiện; "chị A bỏ quầy đi chơi" là phán xét, và có thể khiến chính bạn bị hỏi lại.
Ghi cả những gì không biết. "Không có mặt lúc hàng được chuyển xuống kho nên không biết tình trạng thùng hàng khi đó" là một câu rất giá trị. Nó cho thấy giới hạn hiểu biết của bạn, và ngăn người khác suy diễn rằng bạn đã chứng kiến.
Phần nào thuộc về mình, phần nào không
Trung thực không có nghĩa là nhận hết. Nếu bạn quên khoá tủ thì ghi rõ bạn quên khoá tủ, vào lúc nào, vì sao. Nếu tủ không có khoá từ ba tuần trước và bạn đã báo, thì đó là dữ kiện cần ghi, kèm thời điểm và hình thức đã báo. Hai câu đó không mâu thuẫn; chúng giúp người đọc thấy đúng phần việc của từng khâu.
Một lỗi hay gặp là viết những cụm từ mang tính kết luận về mình: "do thiếu trách nhiệm", "do sơ suất nghiêm trọng", "hoàn toàn do lỗi của bản thân". Đó là những đánh giá mà người có thẩm quyền mới đưa ra sau khi xem đủ chứng cứ; bạn tự viết sẵn thì sau này rất khó rút lại. Nếu muốn bày tỏ thái độ, có thể viết "rất tiếc vì sự việc đã xảy ra và sẵn sàng phối hợp làm rõ" mà không tự định danh mức lỗi.
Ngược lại, cũng đừng đổ sang người khác những gì bạn không chắc. Bản tường trình đổ lỗi thiếu căn cứ thường bị đối chiếu với lời kể của người kia, và bạn mất uy tín ở cả những phần mình nói đúng. Ví dụ giả định: nhân viên kho ở Hải Phòng viết "hàng bị hỏng do bên giao làm rơi", trong khi camera cho thấy thùng hàng nguyên vẹn lúc nhận. Câu đúng hơn là "lúc ký nhận, thùng hàng không có dấu hiệu móp bên ngoài; không mở kiểm tra bên trong tại thời điểm đó".
Nếu sự việc có thể dẫn tới bồi thường lớn, sa thải, hoặc có dấu hiệu liên quan tới công an, bạn nên hỏi ý kiến người có chuyên môn trước khi nộp; có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn (aicovan.com) để biết nên viết đến đâu.
Những câu nên tránh và cách viết lại
Bảng dưới gom những câu hay gặp trong bản tường trình của người lao động. Cột phải không phải "câu mẫu" bắt buộc, chỉ là ví dụ giả định cho thấy cùng một ý có thể viết chính xác hơn.
| Câu dễ gây hại | Vì sao | Cách viết chính xác hơn |
|---|---|---|
| Do thiếu trách nhiệm nên để mất hàng | Tự kết luận mức lỗi | Lúc 22 giờ, khi giao ca, chưa kiểm đếm lại kệ số 3 |
| Chắc là do khách lấy | Suy đoán, không có căn cứ | Không thấy ai lấy hàng; kệ số 3 nằm ngoài tầm nhìn từ quầy |
| Em xin hứa không tái phạm | Ngầm nhận đã vi phạm | Đề xuất thêm bước kiểm đếm khi giao ca |
| Mọi người đều làm như vậy | Nghe như biện hộ, kéo người khác vào | Quy trình giao ca hiện tại không có bước kiểm đếm kệ |
| Không nhớ rõ lắm | Làm yếu cả bản | Ghi phần nhớ chắc; phần không chắc thì ghi nguồn có thể đối chiếu |
Cách xưng hô trong bản tường trình tuỳ thói quen nơi bạn làm. Điều quan trọng là giữ giọng bình tĩnh, câu ngắn, không dùng chữ in hoa hay dấu chấm than để nhấn mạnh.
Ký, nộp và giữ bản sao
Phần cuối thường bị bỏ qua, nhưng đây là chỗ giữ cho lời của bạn không bị thay đổi về sau.
- Đọc lại toàn bộ trước khi ký. Gạch xoá thì ký nháy bên cạnh; tốt hơn là viết lại bản sạch.
- Ký và ghi ngày, giờ ký. Nếu bản có nhiều trang, ký ở cuối mỗi trang hoặc đánh số "trang 1/3".
- Chụp lại toàn bộ bản đã ký trước khi nộp, cả các tài liệu kèm. Nếu nộp qua email, giữ email gửi đi.
- Đề nghị người nhận ký nhận vào một bản sao, hoặc trả lời email xác nhận đã nhận.
- Nếu sau đó bạn nhớ ra hoặc tìm thêm được thông tin, nộp bản bổ sung có ngày mới, không sửa lên bản đã nộp.
Giữ bản sao không phải vì nghi ngờ ai. Khi sự việc chuyển sang họp kỷ luật hay bàn bồi thường, mọi người đều cần một bản gốc để đối chiếu, và bạn là người có lợi nhất khi bản đó đúng là thứ bạn đã viết.
Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc phải viết bản tường trình khi công ty yêu cầu không?
Luật không có điều khoản riêng buộc người lao động phải viết tường trình, nhưng nội quy nhiều nơi có quy định phối hợp làm rõ sự việc. Từ chối hẳn thường không có lợi. Bạn có thể viết ngắn, đúng sự việc, và đề nghị bổ sung sau khi xem lại tài liệu.
Có nên viết tay hay đánh máy?
Cả hai đều được nếu có chữ ký của bạn. Viết tay khó bị cho là người khác soạn sẵn; đánh máy dễ đọc và dễ giữ bản sao. Quan trọng hơn là đọc lại kỹ, ký và ghi ngày giờ, giữ một bản chụp sau khi ký.
Quản lý bảo viết lại vì bản đầu chưa đúng ý thì sao?
Bạn có thể sửa nếu góp ý giúp bản rõ hơn hoặc bạn nhận ra mình ghi nhầm. Nếu góp ý là thêm câu nhận lỗi hay kể điều bạn không biết, bạn có quyền giữ nội dung. Có thể ghi nhận ý kiến góp ý trong một bản bổ sung thay vì sửa lời kể.
Có được nhờ người khác viết hộ không?
Bạn có thể nhờ người thân hoặc người có chuyên môn góp ý câu chữ, nhưng nội dung phải là điều bạn biết trực tiếp và bạn phải ký. Một bản tường trình đọc lên không giống cách bạn nói chuyện dễ bị hỏi lại trong buổi họp.
Bản tường trình có thể bị dùng làm chứng cứ để kỷ luật không?
Có thể được đưa vào hồ sơ. Tuy vậy theo Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động vẫn phải chứng minh lỗi và tổ chức họp xử lý theo đúng trình tự; bản tường trình chỉ là một tài liệu trong số đó, không tự thay thế cho thủ tục.
Nếu sự việc liên quan đến tiền bạc hoặc công an thì có nên viết ngay?
Nên viết ngắn những điều chắc chắn, tránh kết luận về lỗi, và hỏi ý kiến luật sư trước khi nộp bản đầy đủ. Khi đã có cơ quan nhà nước vào cuộc, lời khai với cơ quan đó theo thủ tục riêng, không phải bản tường trình nội bộ.