Bản tường trình kể lại một sự việc; bản tự kiểm điểm là lời người viết tự nhận khuyết điểm của mình và hứa sửa. Hai loại giấy trông giống nhau vì đều do người lao động tự viết và ký, nhưng hệ quả rất khác: tường trình để người khác đánh giá, còn kiểm điểm là bạn đã tự đánh giá mình có lỗi. Khi sự việc còn chưa rõ, viết kiểm điểm là bỏ qua bước làm rõ mà lẽ ra bạn được hưởng.
Ở nhiều nơi làm việc, chữ "viết kiểm điểm" được dùng như một phản xạ quản lý: có chuyện là bảo viết kiểm điểm, kể cả khi người viết chỉ là người có mặt. Bài này giúp bạn nhận ra mình đang được yêu cầu viết loại gì, khi nào nên đề nghị viết tường trình thay thế, và nếu đúng là mình sai thì viết kiểm điểm sao cho thật mà không tự đẩy mình vào thế bất lợi quá mức.
Ba loại giấy hay bị gọi lẫn ở nơi làm việc
Tên gọi trên lời yêu cầu không phải lúc nào cũng chuẩn. Hãy nhìn vào câu hỏi mà người yêu cầu thật sự muốn có câu trả lời.
| Loại | Trả lời câu hỏi | Người viết đứng ở vị trí | Hệ quả thường gặp |
|---|---|---|---|
| Bản tường trình | Chuyện gì đã xảy ra | Người chứng kiến hoặc tham gia | Là tài liệu để người khác làm rõ, chưa kết luận lỗi |
| Bản giải trình | Vì sao có việc này, phần trách nhiệm của bạn đến đâu | Người bị hỏi về trách nhiệm | Có lập luận, có thể đồng ý hoặc không đồng ý từng điểm |
| Bản tự kiểm điểm | Bạn đã sai ở đâu, sẽ sửa thế nào | Người đã thừa nhận có khuyết điểm | Thường được dùng làm căn cứ khi xem xét xử lý hoặc đánh giá |
Bản giải trình ở nơi làm việc nằm giữa hai loại còn lại: bạn kể sự việc và nói quan điểm của mình về trách nhiệm, có thể nhận một phần và bác một phần. Khi được hỏi "vì sao", đó thường là thứ phù hợp nhất. Còn khi chỉ cần biết chuyện gì đã xảy ra, tường trình là đủ.
Bản tự kiểm điểm thực chất là gì
Kiểm điểm là một thói quen quản trị có từ lâu trong cơ quan, trường học, tổ chức đoàn thể: người viết tự nhìn lại việc mình làm chưa tốt, nêu nguyên nhân chủ quan, khách quan, và đề ra cách khắc phục. Trong doanh nghiệp tư nhân, nhiều nơi giữ thói quen đó và đưa vào nội quy, nhiều nơi không.
Bộ luật Lao động 2019 không đặt bản tự kiểm điểm làm một bước bắt buộc trong xử lý kỷ luật lao động. Thủ tục luật yêu cầu là: người sử dụng lao động chứng minh lỗi, tổ chức họp có mặt người lao động và tổ chức đại diện người lao động mà người đó là thành viên, người lao động được bào chữa, và mọi thứ được ghi thành biên bản. Bản kiểm điểm, nếu có, là một tài liệu nội bộ.
Nhưng một tài liệu nội bộ có chữ ký của bạn, trong đó bạn tự nhận "đã vi phạm nội quy", "đã thiếu trách nhiệm", sẽ là chứng cứ rất mạnh để chứng minh lỗi. Đó là lý do bạn nên hiểu mình đang ký vào cái gì. Không phải để né, mà để đảm bảo phần mình nhận đúng với phần mình thật sự đã làm.
Khi nào nên đề nghị viết tường trình thay cho kiểm điểm
Khi sự việc còn đang được làm rõ. Hàng mất mà chưa biết mất ở khâu nào, khách phàn nàn mà chưa xem camera, số liệu sai mà chưa biết sai từ phần mềm hay từ người nhập. Lúc này mọi người đều chưa biết ai sai; bạn có thể đề nghị viết tường trình trước, kiểm điểm sau nếu cần.
Khi bạn chỉ là người chứng kiến hoặc người trực ca. Có mặt không đồng nghĩa với có lỗi. Một bảo vệ trực ca đêm mà kho bị mất hàng cần tường trình những gì đã thấy và đã làm; việc có lỗi hay không phụ thuộc vào nhiệm vụ được giao, quy trình tuần tra, và những gì xảy ra ngoài tầm nhìn.
Khi lỗi có thể thuộc về nhiều khâu. Sai đơn giao hàng có thể do người nhập, người soạn, người kiểm, hoặc do phần mềm hiển thị sai. Một bản kiểm điểm cá nhân sẽ dồn trách nhiệm về một người, trong khi việc cần làm là xem lại quy trình.
Khi sự việc có thể dẫn tới bồi thường hoặc hình thức kỷ luật nặng. Lúc này mỗi chữ trong bản kiểm điểm đều có thể được trích dẫn. Đề nghị viết tường trình, và nếu cần, xin thêm thời gian để xem lại tài liệu trước khi nộp.
Cách đề nghị cho mềm. Bạn nói hoặc nhắn đại ý: "Em xin phép viết bản tường trình sự việc trước để anh chị có đủ thông tin, phần tự đánh giá em sẽ viết sau khi đã rõ nguyên nhân." Lời đề nghị như vậy hợp lý, ít người quản lý phản đối.
Nếu đúng là mình sai: viết kiểm điểm cho thật mà không tự hại
Nhận lỗi đúng chỗ là điều nên làm, và thường được đánh giá cao. Vấn đề chỉ là nhận đúng cỡ, không phóng to hơn sự việc.
- Mô tả hành vi cụ thể, không dán nhãn. Viết "ngày… không kiểm đếm lại hàng khi nhận ca" thay vì "thiếu trách nhiệm trong công việc". Hành vi cụ thể giúp người đọc thấy rõ mức độ; nhãn chung chung khiến lỗi nhỏ trông như lỗi lớn.
- Nói rõ hoàn cảnh, nhưng không biến hoàn cảnh thành lời biện hộ. "Ca hôm đó thiếu một người nên phải vừa đứng quầy vừa nhận hàng" là thông tin hữu ích cho người quản lý; nó không xoá lỗi, nhưng cho thấy nguyên nhân có phần từ cách bố trí.
- Không tự đề xuất hình thức xử lý. Những câu như "xin chịu mọi hình thức kỷ luật" hay "xin bồi thường toàn bộ" là bạn đang làm thay việc của người có thẩm quyền, và có thể bị dùng lại đúng như vậy.
- Biện pháp khắc phục phải làm được. Hứa "không bao giờ để xảy ra sai sót" là không thực tế. Ghi việc cụ thể: kiểm đếm khi giao ca, xin thêm phiếu xác nhận, báo quản lý trong vòng một giờ khi thấy bất thường.
- Ký, ghi ngày và giữ một bản chụp. Như mọi giấy tờ khác bạn ký ở nơi làm việc.
Ví dụ giả định: cùng một sự việc, hai cách viết
Một nhân viên bán hàng ở cửa hàng điện thoại tại Bắc Ninh được yêu cầu viết kiểm điểm vì cuối ngày thiếu một chiếc tai nghe trong tủ trưng bày. Cửa hàng có hai người đứng quầy, tủ trưng bày có khoá nhưng chìa để chung trong ngăn kéo quầy, và trong ngày có hai lần khách xin xem tai nghe.
Bản kiểm điểm viết theo phản xạ sẽ có những câu như: "Do thiếu cẩn thận nên để mất hàng, xin chịu trách nhiệm bồi thường và chịu mọi hình thức kỷ luật." Ba vế trong câu đó đều là kết luận: kết luận về lỗi, kết luận về bồi thường, kết luận về kỷ luật. Trong khi chưa ai biết tai nghe mất lúc nào, ai mở tủ lần cuối.
Bản tường trình cho cùng sự việc sẽ kể: hai lần mở tủ cho khách xem vào khoảng 10 giờ và 15 giờ, người mở tủ mỗi lần, chìa khoá để ở đâu, lúc kiểm đếm cuối ngày phát hiện thiếu, đã báo quản lý lúc mấy giờ, đã đề nghị xem camera. Không có câu nào tự kết luận, nhưng mọi dữ kiện cần để kết luận đều có mặt.
Nếu sau khi xem camera thấy chính nhân viên này quên khoá tủ lần thứ hai, lúc đó bản kiểm điểm mới có chỗ: nhận việc quên khoá tủ, nêu hoàn cảnh hai người đứng quầy dùng chung một chìa, đề xuất mỗi ca giữ chìa riêng và ký sổ khi mở tủ. Lỗi được nhận đúng cỡ, và cửa hàng có thêm một thay đổi quy trình hữu ích.
Kiểm điểm trước tập thể và kiểm điểm định kỳ
Một số nơi tổ chức đọc bản kiểm điểm trước tổ, trước phòng. Đây là cách quản trị của từng đơn vị, không phải thủ tục xử lý kỷ luật theo Bộ luật Lao động. Bạn có thể đề nghị chỉ nộp bản kiểm điểm cho quản lý trực tiếp nếu sự việc liên quan đến thông tin riêng, sức khoẻ, hay người khác chưa được làm rõ trách nhiệm. Không ai nên bị bêu trước đồng nghiệp vì một sự việc còn đang được xem xét.
Khác với kiểm điểm vụ việc là bản tự đánh giá định kỳ cuối tháng, cuối năm, nơi bạn tự nhìn lại kết quả công việc. Loại này mang tính đánh giá năng lực, không gắn với một sự việc cụ thể; viết cũng theo tinh thần có số liệu, có việc đã làm, có điểm cần cải thiện. Đừng để một sự việc riêng lẻ chiếm cả bản tự đánh giá năm nếu nó đã được giải quyết.
Trong khu vực nhà nước, kiểm điểm cán bộ, công chức, viên chức có quy định riêng theo pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức và quy chế của từng cơ quan. Bài này chỉ bàn ở doanh nghiệp; nếu bạn làm ở cơ quan nhà nước hoặc đơn vị sự nghiệp, đối chiếu với quy định hiện hành của nơi mình làm.
Không đồng ý viết kiểm điểm thì làm gì
Từ chối thẳng thường làm không khí căng hơn mà không giúp bạn được gì. Cách thường hiệu quả hơn là viết một bản tường trình đầy đủ, nộp đúng hạn, kèm một dòng: chưa viết bản tự kiểm điểm vì chưa xác định được lỗi, sẵn sàng viết khi có kết luận. Như vậy bạn vẫn hợp tác, và người quản lý có đủ thông tin.
Nếu bị ép viết theo nội dung soạn sẵn hoặc bị đe doạ trừ lương nếu không viết, bạn nên ghi lại thời điểm, người nói, nội dung, và giữ tin nhắn. Bộ luật Lao động 2019 cấm dùng hình thức phạt tiền, cắt lương thay cho việc xử lý kỷ luật lao động. Bạn có thể trao đổi với công đoàn cơ sở hoặc tổ chức đại diện người lao động tại doanh nghiệp, nếu có.
Khi sự việc leo thang thành họp xử lý kỷ luật, bạn có quyền trình bày, bào chữa và nhờ người bào chữa; các bài khác trong chuyên mục nói kỹ về buổi họp đó. Nếu tranh chấp kéo sang chấm dứt hợp đồng lao động hay trợ cấp, đó là chuyên đề riêng của trang Chấm Dứt trong cùng hệ.
Câu hỏi thường gặp
Viết bản kiểm điểm có đồng nghĩa với bị kỷ luật không?
Không. Kỷ luật lao động là quyết định của người có thẩm quyền sau thủ tục họp xử lý theo Bộ luật Lao động 2019. Bản kiểm điểm chỉ là tài liệu nội bộ, nhưng vì bạn tự nhận lỗi trong đó nên nó thường được dùng làm căn cứ khi xem xét.
Đã lỡ viết kiểm điểm nhận lỗi quá mức thì có sửa được không?
Bạn có thể nộp một bản bổ sung có ngày mới, giải thích những điểm đã ghi chưa chính xác và lý do, kèm tài liệu nếu có. Không nên đòi rút lại bản cũ hay sửa lên bản cũ; hai bản cùng nằm trong hồ sơ sẽ cho thấy quá trình làm rõ.
Công ty có được trừ lương vì không nộp bản kiểm điểm không?
Bộ luật Lao động 2019 cấm phạt tiền, cắt lương thay cho việc xử lý kỷ luật lao động. Nếu bị đe doạ như vậy, hãy giữ lại tin nhắn hoặc ghi chú thời điểm, người nói, và trao đổi với tổ chức đại diện người lao động tại nơi làm việc.
Trong bản kiểm điểm có nên nhắc tới đồng nghiệp không?
Chỉ nhắc khi cần để mô tả hoàn cảnh, và nhắc trung tính, không đổ lỗi. Kiểm điểm là bản tự nhìn lại phần việc của mình; nếu lỗi thuộc về người khác, chỗ đúng để nêu là bản tường trình hoặc bản giải trình kèm chứng cứ.
Bản tự kiểm điểm có được lưu vào hồ sơ nhân sự không?
Nhiều doanh nghiệp lưu tài liệu liên quan tới sự việc vào hồ sơ nhân viên theo quy chế nội bộ. Bạn có thể hỏi bộ phận nhân sự bản đó được lưu ở đâu, ai được xem, và được giữ trong bao lâu, nhất là khi có thông tin cá nhân nhạy cảm.
Thực tập sinh, cộng tác viên có phải viết kiểm điểm không?
Tuỳ quan hệ với nơi làm việc. Nếu là quan hệ lao động thì áp dụng nội quy như nhân viên khác. Nếu là hợp đồng dịch vụ hay thực tập, các quy định về kỷ luật lao động không áp dụng như với người lao động; hãy xem thoả thuận đã ký.