Nếu không thể đến đúng ngày ghi trên giấy mời, bạn nên báo trước cho cán bộ có tên trên giấy, gửi kèm một văn bản ngắn nêu lý do và đề xuất thời gian khác, rồi giữ bằng chứng là đã báo. Với doanh nghiệp và hộ kinh doanh, nhiều buổi làm việc có thể cử người khác đi thay nếu có giấy uỷ quyền rõ phạm vi. Còn khi cơ quan cần nghe chính bạn kể về việc bạn trực tiếp làm hoặc chứng kiến, người khác không thể trả lời thay.
Xin dời lịch không phải là né tránh. Cơ quan cũng muốn buổi làm việc có kết quả, và một người đến khi đang sốt cao hay không mang đủ giấy tờ thì buổi làm việc khó đi tới đâu. Cái làm hỏng việc là im lặng, hoặc chỉ gọi một cuộc điện thoại rồi không để lại dấu vết gì.
Lý do nào được coi là chính đáng
Không có danh sách cố định cho giấy mời thông thường. Cán bộ sẽ cân nhắc theo lẽ thường: lý do có thật không, có giấy tờ chứng minh không, bạn có thiện chí hẹn lại không. Những lý do hay được chấp nhận là ốm đau phải điều trị, đang đi công tác hoặc ở xa đã có lịch từ trước, việc tang, việc sinh nở trong gia đình, trùng lịch với một phiên toà hay buổi làm việc khác của cơ quan nhà nước, và giấy mời đến tay quá muộn.
Với giấy triệu tập trong tố tụng, luật dùng các khái niệm chặt hơn như sự kiện bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan. Thiên tai, tai nạn, bệnh nặng là ví dụ dễ hiểu; còn "bận việc kinh doanh" thường không đủ. Nếu bạn đang ở trường hợp này, hãy đọc kỹ dòng căn cứ trên giấy và hỏi lại nơi gửi về cách báo lý do.
Một lý do tốt nhưng không có gì chứng minh thì yếu đi nhiều. Giấy ra viện, đơn thuốc có ngày, vé tàu xe, lịch công tác có xác nhận của đơn vị, giấy báo tử: những thứ này nên chụp lại và gửi kèm. Ví dụ giả định: một chủ cửa hàng ở Vĩnh Long nhận giấy mời đúng tuần đi viện mổ ruột thừa; chị gửi văn bản kèm ảnh chụp giấy ra viện, đề xuất hẹn sau mười ngày, và buổi làm việc được dời mà không có trở ngại gì.
Các bước báo xin dời lịch
Làm theo thứ tự dưới đây giúp việc xin dời lịch vừa nhanh vừa có dấu vết, tránh cảnh sau này hai bên nhớ khác nhau.
- Gọi ngay cho cán bộ có tên trên giấy, dùng số máy trụ sở bạn tự tra được. Nói ngắn: bạn là ai, nhận giấy số mấy, không đến được vì lý do gì, muốn hẹn lại.
- Hỏi cán bộ muốn nhận văn bản xin dời lịch qua đường nào: nộp trực tiếp, gửi bưu điện, hay qua địa chỉ thư điện tử chính thức của cơ quan.
- Viết văn bản ngắn theo bố cục ở mục sau, ký tên, kèm bản chụp giấy tờ chứng minh lý do.
- Gửi văn bản trước ngày hẹn nếu có thể. Nếu gửi bưu điện, dùng dịch vụ có phiếu báo phát; nếu nộp trực tiếp, xin người nhận ký vào bản sao của bạn.
- Ghi lại ngày giờ cuộc gọi, tên người nghe máy, nội dung đã thống nhất. Đây là dấu vết đơn giản mà rất có ích nếu sau này có hiểu lầm.
- Khi có lịch mới, ghi vào lịch cá nhân và chuẩn bị như với lịch cũ. Hạn chế xin dời lần hai trừ khi thật sự bất khả kháng.
Nếu đến sát giờ hẹn mới có việc đột xuất, ví dụ tai nạn trên đường, hãy gọi báo ngay khi có thể, sau đó bổ sung văn bản và giấy tờ. Báo muộn vẫn hơn không báo.
Văn bản xin dời lịch nên có gì
Không cần mẫu cầu kỳ. Một trang giấy với những nội dung dưới đây là đủ để cán bộ hiểu và lưu vào hồ sơ:
- Tên người viết, ngày sinh, số giấy tờ tuỳ thân, địa chỉ liên hệ; nếu là doanh nghiệp thì tên, mã số doanh nghiệp, người đại diện.
- Dẫn chiếu giấy mời đã nhận: cơ quan gửi, số, ngày, giờ hẹn.
- Lý do không đến được, viết cụ thể và ngắn gọn, kèm danh sách giấy tờ chứng minh gửi kèm.
- Đề xuất hai hoặc ba khung thời gian có thể đến, hoặc cam kết đến trong một khoảng thời gian rõ ràng.
- Thông tin liên lạc để cán bộ báo lịch mới: số máy, địa chỉ thư điện tử.
- Lời khẳng định sẵn sàng hợp tác và cung cấp tài liệu theo yêu cầu; nếu đã có tài liệu sẵn, có thể gửi trước bản sao.
- Ngày viết, chữ ký; doanh nghiệp thì người có thẩm quyền ký và đóng dấu nếu có dấu.
Tránh viết dài về nội dung vụ việc trong văn bản này. Mục đích chỉ là xin dời lịch; phần trình bày sẽ dành cho buổi làm việc, nơi bạn có thời gian và có tài liệu đi kèm.
Khi nào được cử người đi thay
Câu trả lời phụ thuộc vào việc cơ quan cần nghe ai. Bảng dưới gom các trường hợp hay gặp; khi không chắc, cứ hỏi trước cán bộ có tên trên giấy.
| Trường hợp | Có thể cử người thay không | Cần mang gì |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp được mời về hồ sơ, số liệu, hoạt động chung | Thường được, nếu người đi nắm việc | Giấy uỷ quyền của người đại diện theo pháp luật, giấy tờ tuỳ thân người đi |
| Hộ kinh doanh được mời về giấy tờ cửa hàng | Tuỳ việc; nên hỏi trước | Giấy uỷ quyền của chủ hộ, giấy tờ tuỳ thân, bản sao giấy đăng ký hộ kinh doanh |
| Cá nhân được hỏi về việc mình trực tiếp làm hoặc chứng kiến | Thường không, vì cần lời của chính bạn | Bạn phải tự đến; có thể có người đi cùng |
| Tranh chấp tài sản, hợp đồng dân sự trong khâu hoà giải | Có thể uỷ quyền trong nhiều trường hợp | Giấy uỷ quyền rõ phạm vi, tốt nhất được chứng thực |
| Giấy triệu tập trong tố tụng hình sự | Không thay được với tư cách cá nhân | Bạn phải tự đến; luật sư đi cùng nếu có |
Người đi thay mà không nắm việc là điều cán bộ ngại nhất, vì buổi làm việc chỉ còn là nhận câu hỏi về rồi hẹn lần sau. Nếu cử người, hãy chọn người thật sự biết hồ sơ và cho họ đủ tài liệu.
Doanh nghiệp: người đại diện và người được uỷ quyền
Với doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật ghi trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là người đương nhiên được đi làm việc. Khi người đó bận hoặc việc thuộc chuyên môn của bộ phận khác, doanh nghiệp có thể uỷ quyền cho kế toán trưởng, trưởng phòng nhân sự hay giám đốc chi nhánh. Giấy uỷ quyền nên ghi rõ: uỷ quyền cho ai, làm việc với cơ quan nào, theo giấy mời số mấy, được làm những việc gì.
Phần "được làm những việc gì" hay bị bỏ qua mà lại quan trọng nhất. Người được uỷ quyền có được trình bày thay doanh nghiệp không, có được ký biên bản làm việc không, có được nhận và giao tài liệu không, có được cam kết khắc phục thay doanh nghiệp không. Ghi rõ từng việc giúp cán bộ biết họ đang nói chuyện với ai, và giúp doanh nghiệp tránh cảnh người đi thay ký một bản cam kết mà ban giám đốc chưa hề đồng ý.
Ví dụ giả định: một công ty may nhỏ ở Hưng Yên được mời làm việc về hồ sơ lao động. Giám đốc đang đi công tác nước ngoài, nên uỷ quyền cho trưởng phòng nhân sự với phạm vi trình bày, nộp tài liệu và ký biên bản làm việc, nhưng không bao gồm cam kết khắc phục. Cuối buổi, cán bộ đề nghị cam kết bổ sung một số hợp đồng; trưởng phòng ghi vào biên bản là sẽ báo giám đốc và trả lời bằng văn bản trong thời gian hai bên thống nhất.
Những sai lầm hay gặp
Chỉ gọi điện rồi thôi. Cuộc gọi không để lại gì trong hồ sơ. Khi người nghe máy chuyển công tác hoặc quên, bạn không có cách nào chứng minh mình đã báo.
Nhờ người quen nhắn hộ một câu. Lời nhắn qua người thứ ba dễ sai lệch, và cán bộ không biết người đó có quyền thay bạn hay không. Tự liên hệ vẫn là cách chắc nhất.
Cử người đi thay mà không đưa tài liệu. Người đi thay đến tay không thì buổi làm việc gần như vô ích. Ít nhất phải có bản sao những giấy tờ liên quan và một trang tóm tắt sự việc.
Xin dời nhiều lần với lý do mơ hồ. Mỗi lần dời mà không rõ lý do làm cán bộ nghi ngờ thiện chí. Nếu thật sự không thể đến trong thời gian dài, hãy nói rõ và đề nghị phương án khác như gửi văn bản trình bày trước.
Xin dời sát giờ mà lẽ ra báo được sớm. Một chuyến công tác đã có lịch từ tuần trước thì nên báo ngay khi nhận giấy, không đợi đến sáng hôm hẹn.
Khi cơ quan không đồng ý dời lịch
Có lúc cán bộ trả lời rằng lịch không thể dời, ví dụ vì đoàn làm việc chỉ có mặt ở địa phương trong vài ngày, hoặc vì việc cần xác minh gấp khi chứng cứ dễ mất. Khi đó bạn nên hỏi lại xem có phương án nào khác: làm việc sớm hơn hoặc muộn hơn trong cùng ngày, làm việc tại nơi bạn đang điều trị nếu sức khoẻ cho phép, hay cử người được uỷ quyền đến trước để nộp tài liệu rồi bạn bổ sung lời trình bày sau.
Nếu sau cùng vẫn không thể có mặt, hãy gửi một văn bản trình bày ngắn về nội dung bạn biết, kèm bản sao tài liệu, và ghi rõ bạn sẵn sàng làm việc trực tiếp vào thời gian sớm nhất có thể. Văn bản này không thay hoàn toàn buổi làm việc, nhưng giúp hồ sơ có tiếng nói của bạn thay vì một chỗ trống.
Đừng tranh cãi gay gắt qua điện thoại về chuyện dời lịch. Ghi lại nội dung trao đổi, gửi văn bản nêu lý do và đề xuất của mình, để phần quyết định cho cơ quan. Nếu bạn cho rằng cách làm của cơ quan không đúng quy định và gây thiệt hại thật sự, việc khiếu nại là một kênh riêng, có chuyên mục khác của trang hướng dẫn.
Câu hỏi thường gặp
Có thể đề nghị làm việc vào cuối tuần hoặc ngoài giờ hành chính không?
Bạn có thể đề nghị, nhưng cơ quan nhà nước làm việc theo giờ hành chính và lịch tiếp dân của họ. Một số nơi có thể sắp xếp nếu lý do hợp lý, như bạn làm ca hoặc ở xa. Hãy hỏi cán bộ thay vì mặc định là không được.
Giấy uỷ quyền đi làm việc có cần công chứng hoặc chứng thực không?
Giấy uỷ quyền của doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật ký và đóng dấu thường được chấp nhận. Giữa cá nhân với nhau, nhiều nơi yêu cầu chứng thực chữ ký để chắc người uỷ quyền là thật. Nên hỏi trước cơ quan mời để chuẩn bị đúng.
Đã báo vắng một lần mà lần hẹn sau vẫn không đến được thì sao?
Báo lại ngay với lý do và giấy tờ mới, đồng thời đề xuất cách khác để cơ quan vẫn có thông tin: gửi văn bản trình bày kèm tài liệu, hoặc cử người được uỷ quyền nếu việc cho phép. Điều cần tránh là để cơ quan nghĩ bạn cố tình kéo dài.
Nếu đang ở nước ngoài dài ngày thì xử lý giấy mời thế nào?
Liên hệ cơ quan qua người thân hoặc qua thư điện tử chính thức, nêu rõ thời gian ở nước ngoài và đề nghị hướng giải quyết. Doanh nghiệp có thể uỷ quyền cho người ở trong nước. Với giấy triệu tập trong tố tụng, nên hỏi ý kiến luật sư về cách báo.
Người đi thay có được ký biên bản làm việc không?
Được, nếu giấy uỷ quyền cho phép ký biên bản. Người đi thay cần đọc kỹ biên bản trước khi ký và chỉ xác nhận những gì nằm trong phạm vi được uỷ quyền. Những cam kết vượt phạm vi nên ghi là sẽ báo lại người uỷ quyền.