Khi kho hàng của một shop online bị kiểm tra, người kiểm tra thường hỏi ba thứ: ai là người kinh doanh số hàng này (tư cách kinh doanh), hàng từ đâu đến (chứng từ nhập), và hàng có đáp ứng điều kiện để bán không (nhãn, công bố, giấy phép nếu là hàng có điều kiện). Shop bán qua sàn hay qua mạng xã hội không được miễn những nghĩa vụ này chỉ vì không có mặt tiền; kho hàng chính là "cửa hàng" của bạn trong mắt cơ quan kiểm tra.
Nhiều người bán online bắt đầu từ phòng ngủ, rồi lớn dần sang một căn phòng thuê, một kho nhỏ ở ven đô. Giấy tờ thường không lớn theo cùng tốc độ. Bài này giúp bạn nhìn kho của mình theo cách đoàn kiểm tra sẽ nhìn, sắp xếp chứng từ sao cho nối được từ đơn hàng trên sàn ngược về hoá đơn nhập, và giải trình trung thực những chỗ còn hổng.
Vì sao kho của shop online cũng bị kiểm tra
Hàng bán online cuối cùng vẫn phải nằm ở một địa điểm vật lý trước khi giao cho đơn vị vận chuyển. Cơ quan quản lý thị trường và các lực lượng chuyên ngành có thể kiểm tra địa điểm đó như kiểm tra một cửa hàng: theo kế hoạch, theo phản ánh của người mua, theo thông tin từ sàn thương mại điện tử, hoặc khi lần ngược từ một lô hàng có vấn đề.
Những tín hiệu thường dẫn tới kiểm tra: nhiều phản ánh hàng giả, hàng kém chất lượng trên cùng một gian hàng; giá bán quá thấp so với mặt bằng chính hãng; khối lượng đơn hàng lớn nhưng không có đăng ký kinh doanh tương ứng; hoặc kho nằm trong khu dân cư và hàng xóm phản ánh về việc bốc dỡ, nguy cơ cháy.
Điều này không có nghĩa mọi shop online đều đang bị theo dõi. Nhưng nếu bạn đã bán đều đặn, có kho riêng, có người làm thuê đóng gói, thì việc chuẩn bị giấy tờ như một cửa hàng thật là điều nên làm, vì về bản chất đó đã là một cơ sở kinh doanh.
Đoàn hỏi gì ở kho online và bạn trả lời bằng giấy nào
Bảng dưới gom những câu hỏi phổ biến. Cột cuối là chỗ hay hỏng nhất ở shop online.
| Đoàn hỏi | Giấy tờ trả lời | Chỗ shop online hay hỏng |
|---|---|---|
| Ai đang kinh doanh hàng này? | Giấy đăng ký hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp; thông tin chủ gian hàng trên sàn | Gian hàng đứng tên người khác, kinh doanh không đăng ký |
| Kho này có phải địa điểm kinh doanh không? | Hợp đồng thuê kho, thông tin địa điểm đã đăng ký nếu có | Kho thuê không có hợp đồng, không ai đứng tên |
| Hàng mua của ai? | Hoá đơn, chứng từ nhập theo lô | Mua qua tin nhắn, chuyển khoản không ghi nội dung |
| Hàng nhập khẩu thì giấy tờ đâu? | Tờ khai hoặc giấy tờ nguồn gốc do nhà nhập khẩu cung cấp | Hàng "order" gom từ nhiều người mang về |
| Hàng có đủ điều kiện bán không? | Nhãn phụ tiếng Việt, hồ sơ công bố, giấy phép nếu là hàng có điều kiện | Bán mỹ phẩm, thực phẩm bổ sung không có hồ sơ |
| Số lượng nhập có khớp số đã bán và tồn không? | Báo cáo đơn hàng trên sàn, sổ nhập xuất | Không có sổ, chỉ nhớ trong đầu |
Câu hỏi cuối là câu ít shop chuẩn bị nhất nhưng lại là câu cho thấy rõ nhất bạn có kiểm soát hàng của mình hay không. Sàn thương mại điện tử nào cũng cho tải báo cáo đơn hàng; ghép báo cáo đó với sổ nhập hàng là đủ dùng.
Nối đơn hàng với chứng từ nhập: dựng sợi dây trước khi bị hỏi
Một cách làm đơn giản cho shop vài trăm đơn mỗi tháng, không cần phần mềm đắt tiền.
- Đặt mã cho mỗi lô hàng nhập (ví dụ theo ngày nhập và nhà cung cấp). Ghi mã lô lên thùng hàng trong kho.
- Lưu hoá đơn, phiếu giao hàng của lô đó vào một thư mục mang đúng mã lô, cả bản giấy lẫn bản chụp.
- Khi tạo sản phẩm trên sàn, ghi mã lô vào phần ghi chú nội bộ hoặc mã SKU, để biết sản phẩm đang bán thuộc lô nào.
- Cuối tháng, tải báo cáo đơn hàng từ sàn, cộng số đã bán theo từng mã sản phẩm.
- Đối chiếu: số nhập của lô trừ số đã bán bằng số còn trong kho. Chênh lệch nào cũng ghi lý do (hàng lỗi, hàng hoàn, hàng tặng).
- Lưu bảng đối chiếu tháng cùng thư mục lô. Khi đoàn hỏi về một sản phẩm, bạn mở đúng thư mục và đưa đủ một chuỗi.
Sợi dây này còn có lợi khi khách khiếu nại hàng lỗi hay sàn yêu cầu chứng minh nguồn gốc vì bị báo cáo vi phạm. Một lần dựng, dùng được nhiều việc.
Những tình huống riêng của shop online
Gian hàng đứng tên người thân. Rất phổ biến: shop mở bằng tài khoản của vợ, của em, rồi người khác thực sự vận hành. Khi bị kiểm tra, nói đúng ai là người kinh doanh, và chuẩn bị để chuyển gian hàng về đúng tên người hoặc hộ kinh doanh đã đăng ký. Khai vòng vo về chủ thật làm hồ sơ rối thêm.
Hàng ở kho của đơn vị dịch vụ hoàn tất đơn hàng. Nếu bạn gửi hàng ở kho của bên dịch vụ, bên đó giữ hàng nhưng bạn vẫn là chủ hàng. Hợp đồng gửi kho và phiếu nhập kho của bên dịch vụ là chứng từ cần có trong hồ sơ.
Hàng của nhiều shop chung một kho. Vài người bán chung thuê một kho để giảm chi phí. Khi kiểm tra, ai cũng phải chỉ được đúng phần hàng của mình. Chia khu rõ ràng, có biên bản thoả thuận chung kho ghi khu nào của ai.
Hàng hoàn, hàng lỗi để lẫn. Hàng khách trả về, hàng lỗi chờ đổi với nhà cung cấp nên để khu riêng, có ghi chú. Bày lẫn với hàng mới thì khó giải thích số lượng và dễ bị hiểu là hàng không rõ nguồn gốc.
Hàng đặt trước, chưa về. Bạn bán theo hình thức đặt trước, hàng đang trên đường. Đây không phải hàng trong kho nên không bị kiểm ở kho, nhưng đoàn có thể hỏi về các đơn đặt trước nếu nghi bạn bán hàng không có thật.
Hàng thương hiệu bán online: chỗ dễ trượt sang hàng giả
"Chính hãng" phải chứng minh được. Shop ghi "chính hãng", "auth" thì khi bị kiểm tra phải chỉ ra được đường đi của hàng: mua từ nhà phân phối chính thức, từ đại lý được uỷ quyền, hay từ nhà nhập khẩu có hồ sơ. Lời cam kết của người bán sỉ trong tin nhắn không thay được hoá đơn và giấy tờ nguồn gốc.
Hàng "rep", "like auth", "F1" là hàng giả nhãn hiệu. Những chữ này là cách nói tránh của thị trường cho hàng mang nhãn hiệu của người khác mà không được phép. Bán loại hàng này là vi phạm về sở hữu trí tuệ, có thể kèm vi phạm về hàng giả; số lượng lớn còn có thể vào phạm vi hình sự. Không có bản giải trình nào làm nhẹ được chữ "rep" mà chính shop đã đăng.
Giá quá thấp là dấu hiệu chính bạn cũng phải thấy. Nếu bạn nhập một món hàng hiệu với giá thấp hơn nhiều so với giá phân phối chính thức, đoàn kiểm tra sẽ hỏi vì sao. Câu trả lời "người ta bán rẻ thì mình mua" cho thấy bạn đã không kiểm nguồn hàng.
Hàng nhái kiểu dáng, không mang nhãn. Hàng không gắn nhãn hiệu của ai nhưng sao chép kiểu dáng có thể vẫn vi phạm nếu kiểu dáng đó được bảo hộ. Phần đánh giá cụ thể thuộc chuyên môn sở hữu trí tuệ; khi bị hỏi, nên có người làm nghề xem.
Mô tả trên gian hàng cũng là bằng chứng. Cơ quan kiểm tra có thể lưu lại trang sản phẩm. Lời mô tả, ảnh, chữ "hàng hiệu" bạn đăng sẽ được đối chiếu với hàng trong kho và giấy tờ bạn đưa ra.
Kho đặt trong nhà ở: những điểm cần biết trước
Rất nhiều shop dùng chính nhà ở làm kho. Về kinh doanh, hộ kinh doanh thường đăng ký địa chỉ trụ sở tại nhà, và việc chứa hàng ở đó là bình thường. Nếu kho đặt ở một địa chỉ khác nơi đã đăng ký, hãy đối chiếu quy định hiện hành về địa điểm kinh doanh, kho bãi của loại hình bạn đang dùng để biết có phải thông báo hay đăng ký thêm không; đây là chỗ quy định có thay đổi và tuỳ loại hình nên bài không khẳng định thay bạn.
Về kiểm tra, khi kho đồng thời là nơi ở, phần dùng để chứa hàng kinh doanh nằm trong phạm vi kiểm tra hàng hoá; còn những phần là chỗ ở riêng của gia đình được pháp luật bảo vệ chặt hơn. Nếu đoàn đề nghị vào khu vực bạn cho là ngoài phạm vi kiểm tra, hỏi căn cứ một cách lịch sự và đề nghị ghi vào biên bản. Đừng ngăn cản bằng sức.
Về an toàn, nhà ở chứa nhiều hàng dễ cháy (quần áo, giấy, nhựa, mỹ phẩm có cồn, pin) là rủi ro thật cho cả gia đình và hàng xóm. Phần phòng cháy cho kho nhỏ thuộc chuyên đề PCCC; ở đây chỉ nhắc: lối thoát không được chắn bởi hàng, ổ điện không quá tải, có bình chữa cháy và người trong nhà biết dùng.
Giải trình sau buổi kiểm tra kho
Văn bản giải trình của shop online nên mở bằng phần tư cách kinh doanh: ai là người kinh doanh, đăng ký ở đâu, các gian hàng trên sàn đứng tên ai. Nếu có chỗ chưa đúng (gian hàng đứng tên người khác, chưa đăng ký hộ kinh doanh), nói thẳng và nêu việc bạn đang làm để sửa. Sau đó trả lời từng nhóm hàng trong biên bản: nguồn nhập, chứng từ, số lượng.
Bằng chứng đặc thù của shop online rất có giá trị: báo cáo đơn hàng tải từ sàn, lịch sử thanh toán cho nhà cung cấp, tin nhắn đặt hàng với nhà cung cấp có ngày giờ. Ví dụ giả định: một shop đồ gia dụng ở Thành phố Hồ Chí Minh bị hỏi nguồn gốc ba trăm bộ hộp đựng thực phẩm; shop nộp hoá đơn của hai lô nhập, báo cáo đơn hàng tháng đó cho thấy đã bán bao nhiêu bộ, cộng lại khớp với số còn trong kho.
Nếu hàng là hàng nhập khẩu bạn mua lại trong nước mà bên bán không đưa được giấy tờ nguồn gốc, hoặc hàng có dấu hiệu là hàng giả nhãn hiệu, tình huống nghiêm trọng hơn nhiều. Lúc đó nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc mời luật sư xem hồ sơ trước khi viết, và tạm ngừng bán các sản phẩm liên quan trên mọi kênh.
Câu hỏi thường gặp
Bán online nhỏ lẻ có cần đăng ký kinh doanh không?
Tuỳ quy mô và tính chất thường xuyên. Bán đồ cá nhân không dùng nữa khác với nhập hàng về bán đều đặn. Nếu bạn nhập hàng để bán, có kho, có doanh thu đều, gần như chắc chắn bạn đang kinh doanh và nên đăng ký; ngưỡng và trường hợp miễn cụ thể thì đối chiếu quy định hiện hành.
Sàn thương mại điện tử có cung cấp thông tin shop cho cơ quan kiểm tra không?
Sàn có nghĩa vụ phối hợp, cung cấp thông tin cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định. Đây là lý do thông tin trên gian hàng nên khớp với giấy tờ thật của bạn; khai trên sàn một kiểu, trình đoàn một kiểu thì rất khó giải trình.
Kho thuê không có hợp đồng thì có sao không?
Không có hợp đồng thì khó chứng minh kho là của ai, ai chịu trách nhiệm hàng trong đó. Khi bị kiểm tra, chủ nhà có thể bị hỏi trước. Nên làm hợp đồng thuê dù ngắn hạn, ghi rõ mục đích dùng làm kho chứa hàng.
Hàng tặng kèm, hàng mẫu có cần chứng từ không?
Có, ở mức chứng minh nguồn gốc. Hàng tặng kèm từ nhà cung cấp nên có ghi trên hoá đơn hoặc phiếu giao hàng là hàng khuyến mại, hàng mẫu. Hàng mẫu không dùng để bán thì để riêng và ghi chú rõ.
Shop chỉ bán dropship, không giữ hàng thì có bị kiểm tra kho không?
Nếu bạn thật sự không giữ hàng, kho được kiểm là kho của nhà cung cấp. Nhưng bạn vẫn là người bán với khách, có trách nhiệm về thông tin sản phẩm và có thể bị hỏi về nguồn hàng. Giữ hợp đồng, thoả thuận với nhà cung cấp và hồ sơ sản phẩm họ đưa.
Đoàn có được xem tin nhắn với khách trên điện thoại không?
Việc xem dữ liệu trên thiết bị cá nhân có giới hạn và cần căn cứ rõ. Nếu được đề nghị, bạn có thể hỏi căn cứ và phạm vi, hoặc chủ động trích xuất đúng phần liên quan đến đơn hàng đang được hỏi. Có dấu hiệu chuyển sang điều tra thì nên có luật sư.