Khi đoàn kiểm tra đến mà chủ cửa hàng vắng mặt, nhân viên nên làm ba việc: lịch sự đề nghị xem quyết định và giấy tờ của đoàn, gọi ngay cho chủ hoặc người được uỷ quyền, và trong lúc chờ thì hợp tác ở mức trình bày sự thật mình biết — không nhận thay, không cam kết thay, không ký những nội dung vượt quá hiểu biết của mình. Nhân viên vẫn có thể ký biên bản với tư cách người có mặt, nhưng nên ghi rõ tư cách đó và việc chủ sẽ đến làm việc hoặc gửi giải trình sau.
Bài này viết cho cả hai phía của cùng một tình huống: chủ cửa hàng muốn chuẩn bị cho nhân viên trước, và nhân viên đang đứng quầy một mình chưa biết phải nói gì. Mục đích không phải là trì hoãn buổi kiểm tra, mà là để buổi làm việc không biến thành một loạt câu trả lời đoán mò, rồi chủ phải mất công giải trình lại.
Nhân viên có nghĩa vụ gì, và giới hạn ở đâu
Nhân viên đang trực là người có mặt tại địa điểm kinh doanh. Khi đoàn có quyết định kiểm tra hợp lệ, buổi kiểm tra vẫn có thể diễn ra dù chủ vắng; đoàn không bắt buộc phải chờ chủ về. Nhân viên có trách nhiệm không cản trở, mở cửa kho khi được yêu cầu nếu đang giữ chìa khoá, và cung cấp những giấy tờ đang có ở cửa hàng.
Nhưng nhân viên không phải là chủ hộ kinh doanh, cũng không phải người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Trừ khi có giấy uỷ quyền, nhân viên không có tư cách thay chủ thừa nhận vi phạm, cam kết khắc phục, đồng ý tiêu huỷ hàng, hay quyết định thay chủ những việc thuộc về tài sản của cửa hàng. Những việc đó phải để chủ làm, ngay khi chủ đến hoặc bằng văn bản sau.
Phân biệt hai thứ này giúp nhân viên bớt hoảng. Bạn không phải gánh mọi câu trả lời; bạn chỉ cần trung thực về những gì mình biết, và nói rõ những gì mình không biết thì chủ sẽ trả lời.
Mười lăm phút đầu: nhân viên làm theo thứ tự này
Danh sách này nên được chủ in ra, dán ở chỗ nhân viên dễ thấy phía sau quầy, nhưng không dán nơi khách nhìn được.
- Chào đoàn, mời vào. Đề nghị lịch sự: "Anh chị cho em xem quyết định kiểm tra để em báo chủ cửa hàng."
- Chụp ảnh quyết định kiểm tra (nếu được đồng ý) hoặc ghi lại tên cơ quan, số quyết định, tên trưởng đoàn.
- Gọi chủ. Nếu không liên lạc được, gọi người thứ hai trong danh sách chủ đã dặn (quản lý, người nhà).
- Báo cho đoàn biết đã liên lạc được chủ hay chưa, và chủ có thể đến trong bao lâu, hoặc chủ đề nghị nói chuyện qua điện thoại.
- Lấy tập hồ sơ để sẵn ở cửa hàng (giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép, hoá đơn gần đây) đưa đoàn xem.
- Đi theo đoàn khi kiểm hàng. Nếu chỉ có một mình, đề nghị đoàn kiểm từng khu để bạn đi cùng được.
- Với câu hỏi không biết, trả lời: "Em không nắm việc này, chủ cửa hàng sẽ trả lời." Không đoán.
- Trước khi ký biên bản, đọc kỹ; ghi tư cách của mình và việc chủ vắng mặt.
Cả quá trình, giữ điện thoại ở chế độ có thể nghe chủ. Nhiều đoàn kiểm tra sẵn sàng nghe chủ cửa hàng nói qua điện thoại vài câu để xác nhận thông tin cơ bản; điều đó giúp buổi làm việc nhanh hơn cho cả hai bên.
Việc nhân viên nên làm và không nên làm thay chủ
Bảng dưới gom những tình huống hay gặp. Cột giữa là việc nhân viên làm được ngay; cột phải là việc nên để chủ, trừ khi nhân viên có giấy uỷ quyền rõ ràng.
| Tình huống | Nhân viên làm được | Nên để chủ hoặc người được uỷ quyền |
|---|---|---|
| Đoàn hỏi giấy tờ kinh doanh | Đưa bản đang có ở cửa hàng | Giải thích vì sao thiếu một loại giấy |
| Đoàn hỏi nguồn hàng | Nói nơi hàng thường được giao tới, nếu biết | Trả lời mua của ai, giá bao nhiêu, chứng từ ở đâu |
| Đoàn đề nghị mở kho | Mở nếu đang giữ chìa khoá | Quyết định về hàng trong kho |
| Đoàn đề nghị tạm giữ hàng | Cùng đếm, cùng ghi số lượng | Đồng ý hoặc ghi ý kiến về việc tạm giữ |
| Ký biên bản | Ký với tư cách người có mặt | Ký với tư cách người đại diện cửa hàng |
| Cam kết khắc phục, nộp phạt | Không | Có |
Chủ nên dặn trước nhân viên rõ cột nào là của ai. Nhân viên sợ bị trách vì "không chịu hợp tác" thường sẽ ký mọi thứ được đưa; nhân viên sợ làm sai thì lại im lặng hoàn toàn. Cả hai đều không tốt bằng một ranh giới đã nói trước.
Nhân viên ký biên bản: ghi tư cách thế nào
Biên bản kiểm tra thường có phần chữ ký của "đại diện cơ sở" hoặc "người có mặt". Nếu bạn là nhân viên, hãy ghi đúng tư cách: họ tên, vị trí công việc, và ghi chú rằng bạn có mặt tại thời điểm kiểm tra, chủ cửa hàng vắng mặt. Ví dụ giả định cho phần ý kiến: "Người ký là nhân viên bán hàng, có mặt khi kiểm tra; chủ cửa hàng vắng mặt, sẽ liên hệ làm việc và cung cấp tài liệu." Câu ngắn như vậy đủ để người đọc hồ sơ sau này hiểu ai đã ký và vì sao.
Không ký vào phần thừa nhận vi phạm hay cam kết khắc phục thay chủ. Nếu biên bản có nội dung bạn không biết đúng sai (ví dụ "cơ sở không có hoá đơn cho lô hàng X"), ghi ý kiến là bạn không nắm việc nhập hàng, đề nghị để chủ cung cấp chứng từ.
Xin một bản biên bản. Nếu đoàn chưa giao được ngay, ghi lại số biên bản và nơi nhận. Gửi ảnh biên bản cho chủ ngay khi đoàn về. Ngày giờ, tên người ký, những gì bạn ghi — tất cả là thông tin chủ cần để làm bước tiếp theo, nhất là khi có thời hạn giải trình bắt đầu tính từ ngày lập biên bản.
Chủ cửa hàng chuẩn bị sẵn những gì cho ngày mình vắng
Buổi kiểm tra khi chủ vắng sẽ suôn sẻ hay rối gần như hoàn toàn do chuẩn bị từ trước. Những việc nên làm:
- Một tập hồ sơ cố định ở cửa hàng: bản sao giấy đăng ký kinh doanh, các giấy phép con, giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện nếu ngành yêu cầu, hợp đồng thuê mặt bằng.
- Hoá đơn nhập hàng gần nhất theo nhóm hàng, ít nhất ba tháng, in ra hoặc lưu trong một thư mục trên máy ở quầy mà nhân viên biết mở.
- Danh sách người cần gọi: chủ, người thứ hai, người làm kế toán; dán cạnh tập hồ sơ.
- Giấy uỷ quyền cho quản lý cửa hàng, nếu bạn thường vắng dài ngày: ghi rõ phạm vi (làm việc với đoàn kiểm tra, ký biên bản, nhận giấy tờ), thời hạn.
- Một buổi tập: đóng vai đoàn kiểm tra, cho nhân viên thử đọc quyết định, lấy hồ sơ, gọi điện. Mười lăm phút tập đỡ hơn một trang hướng dẫn.
- Lời dặn về thái độ: không cãi, không quay phim chĩa vào mặt người khác, không đóng cửa bỏ đi.
Giấy uỷ quyền nên viết rõ ràng, chủ ký; với doanh nghiệp thì người đại diện theo pháp luật ký và đóng dấu nếu doanh nghiệp dùng dấu. Đừng uỷ quyền chung chung "toàn quyền quyết định mọi việc", vì như thế nhân viên phải gánh những quyết định mà họ không đủ thông tin để làm.
Cửa hàng thuộc chuỗi hoặc có nhiều điểm bán: đầu mối ở đâu
Nếu cửa hàng là chi nhánh hay địa điểm kinh doanh của một doanh nghiệp, người phụ trách ở điểm bán (cửa hàng trưởng) thường được doanh nghiệp giao quyền điều hành tại chỗ, nhưng quyền ký thay doanh nghiệp đến đâu thì phụ thuộc giấy uỷ quyền hoặc quyết định bổ nhiệm. Nhân viên nên biết ai là đầu mối pháp chế hay quản lý vùng để gọi khi cửa hàng trưởng cũng vắng. Nhiều chuỗi có sẵn quy trình nội bộ cho việc này; nếu chưa có, đây là thứ nên đề nghị cấp trên làm.
Với cửa hàng nhượng quyền, cần tách bạch hai người: chủ cửa hàng (bên nhận quyền, là người kinh doanh và chịu trách nhiệm trước cơ quan kiểm tra) và bên nhượng quyền (chủ thương hiệu, thường là nơi cung cấp hàng). Khi đoàn hỏi nguồn gốc hàng, chứng từ thường nằm ở quan hệ mua bán giữa hai bên; nhân viên nên gọi chủ cửa hàng trước, chủ cửa hàng mới liên hệ bên nhượng quyền xin hồ sơ.
Ở hộ kinh doanh có hai, ba điểm bán do người nhà trông, câu chuyện đơn giản hơn nhưng dễ lẫn giấy tờ: giấy đăng ký đứng tên một người, hoá đơn nhập để ở điểm khác. Mỗi điểm nên có tập hồ sơ riêng gồm bản sao giấy đăng ký, các giấy phép áp dụng cho điểm đó, và hoá đơn của hàng đang bày ở chính điểm đó. Người trông điểm bán cũng cần biết rõ mình là ai đối với hộ kinh doanh khi trả lời đoàn.
Sau buổi kiểm tra: chủ xử lý tiếp như thế nào
Khi về, chủ cần đọc biên bản ngay, đặc biệt phần ý kiến nhân viên đã ghi và phần nội dung vi phạm (nếu có). Nếu có chi tiết nhân viên trả lời sai vì không biết, chủ nên làm văn bản bổ sung gửi cơ quan đã kiểm tra, nói rõ nhân viên không phụ trách việc đó và trình bày lại thông tin đúng kèm chứng từ. Văn bản này không nhằm phủ nhận nhân viên, chỉ làm rõ hồ sơ.
Nếu biên bản ghi thời hạn nộp tài liệu hoặc giải trình, tính hạn từ ngày ghi trên biên bản, không phải từ ngày chủ đọc nó. Đây là lý do nhân viên phải gửi ảnh biên bản cho chủ ngay trong ngày.
Cuối cùng, nói chuyện với nhân viên. Họ vừa trải qua một tình huống căng thẳng thay bạn. Cảm ơn họ, hỏi lại những gì đoàn đã nói, và sửa tập hồ sơ ở cửa hàng nếu thấy còn thiếu. Một nhân viên được hỗ trợ sau lần đầu sẽ tự tin hơn ở lần sau, và đó là điều tốt cho cả cửa hàng lẫn đoàn kiểm tra.
Câu hỏi thường gặp
Đoàn kiểm tra có phải chờ chủ về mới được kiểm không?
Không bắt buộc. Nếu đã có quyết định kiểm tra hợp lệ, buổi kiểm tra có thể tiến hành với người đang có mặt tại địa điểm kinh doanh. Nhiều đoàn vẫn sẵn sàng chờ trong thời gian ngắn hoặc nghe chủ qua điện thoại; nhân viên cứ đề nghị một cách lịch sự.
Nhân viên có được từ chối ký biên bản không?
Có thể không ký nếu không đồng ý, nhưng không ký không làm biên bản mất hiệu lực; đoàn có thể mời người chứng kiến và ghi lý do. Cách tốt hơn thường là ký với tư cách người có mặt và ghi rõ ý kiến, để phần ý kiến của cửa hàng được lưu lại trong hồ sơ.
Nhân viên lỡ nói sai về nguồn hàng thì sửa thế nào?
Chủ gửi văn bản bổ sung tới cơ quan đã kiểm tra, ghi số biên bản, nêu rằng nhân viên không phụ trách nhập hàng nên thông tin chưa chính xác, rồi trình bày thông tin đúng kèm chứng từ. Gửi càng sớm càng tốt, trước khi có quyết định xử lý.
Nhân viên có bị xử phạt cá nhân vì lỗi của cửa hàng không?
Nguyên tắc là chủ thể kinh doanh chịu trách nhiệm cho vi phạm của cơ sở. Nhân viên chỉ bị xử lý riêng nếu chính họ có hành vi vi phạm, như cản trở người thi hành công vụ hoặc tự ý tẩu tán hàng. Hợp tác đúng mực thì nhân viên không có gì phải lo cho bản thân.
Chủ có được trao đổi với đoàn qua video call thay vì đến không?
Đoàn có thể chấp nhận để hỏi nhanh vài thông tin, nhưng những việc như ký biên bản với tư cách chủ, cam kết khắc phục, nhận quyết định thường cần có mặt hoặc văn bản. Hỏi đoàn họ chấp nhận hình thức nào và ghi lại câu trả lời.
Giấy uỷ quyền cho quản lý cửa hàng có cần công chứng không?
Tuỳ việc được uỷ quyền và yêu cầu của nơi tiếp nhận. Với việc làm đầu mối trong buổi kiểm tra, giấy uỷ quyền có chữ ký của chủ thường được chấp nhận; với việc nhận lại hàng tạm giữ, nộp hồ sơ, nơi tiếp nhận có thể yêu cầu chứng thực. Hỏi trước nơi bạn sẽ làm việc.