Bạn có thể đưa người đi cùng khi đi làm việc theo giấy mời, nhưng ai được vào phòng làm việc thì tuỳ vai trò của người đó và loại việc. Luật sư thường được tham gia khi bạn ở tư cách có quyền nhờ người bảo vệ quyền lợi, sau khi làm thủ tục với cơ quan đang giải quyết. Người phiên dịch được bố trí khi bạn không thạo tiếng Việt. Người thân thường chờ bên ngoài, trừ khi bạn là người cao tuổi, người khuyết tật cần hỗ trợ hoặc cán bộ đồng ý.
Đi cùng ai cũng nên báo trước cho cán bộ có tên trên giấy mời. Báo trước giúp cơ quan sắp xếp, và giúp bạn biết trước người đi cùng có được vào phòng hay không, tránh cảnh đến nơi mới tranh luận ở cửa.
Ai có thể đi cùng và đóng vai trò gì
Bảng dưới gom những người thường đi cùng. Đây là nguyên lý chung; quy định cụ thể tuỳ loại việc và văn bản hiện hành.
| Người đi cùng | Thường được vào phòng không | Vai trò | Cần chuẩn bị |
|---|---|---|---|
| Luật sư | Được, khi bạn ở tư cách có quyền nhờ người bảo vệ và đã làm thủ tục | Tư vấn, có mặt khi hỏi, đề nghị ghi ý kiến vào biên bản | Báo trước; luật sư làm thủ tục đăng ký với cơ quan |
| Người phiên dịch | Được, khi bạn không thạo tiếng Việt | Dịch lời hỏi và lời trả lời | Hỏi cơ quan có bố trí không, hay bạn tự mời |
| Người hỗ trợ người khuyết tật | Thường được | Giúp giao tiếp, di chuyển, đọc lại văn bản | Báo trước tình trạng cần hỗ trợ |
| Người thân của người cao tuổi | Tuỳ việc, thường được hỗ trợ | Giúp nghe, nhắc thuốc, đưa đón | Báo trước, mang giấy tờ tuỳ thân |
| Đồng nghiệp, bạn bè | Thường chờ bên ngoài | Hỗ trợ tinh thần, đưa đón | Không cần thủ tục |
Lưu ý rằng người đi cùng, trừ luật sư, không trả lời thay bạn. Câu hỏi dành cho bạn thì bạn trả lời; người đi cùng chỉ hỗ trợ trong phạm vi được cán bộ cho phép.
Luật sư: khi nào và thủ tục ra sao
Trong tố tụng hình sự, người bị tố giác, người bị kiến nghị khởi tố có quyền tự bảo vệ hoặc nhờ người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình. Người bị buộc tội có quyền có người bào chữa. Nói cách khác, ngay từ giai đoạn cơ quan công an đang kiểm tra, xác minh tin báo mà bạn là người bị nhắc đến, bạn đã có thể nhờ luật sư. Bộ luật Tố tụng hình sự năm 2015 thay cách cấp giấy chứng nhận người bào chữa trước đây bằng thủ tục đăng ký, nên luật sư cần làm thủ tục với cơ quan đang giải quyết trước khi tham gia.
Với việc hành chính thông thường, như được xã, phường mời làm việc về trật tự xây dựng hay một tranh chấp dân cư, không có quy định chung bắt buộc phải có luật sư, và cũng ít khi cần. Nếu bạn muốn luật sư hoặc người có hiểu biết pháp luật đi cùng, hãy báo trước để cán bộ biết. Doanh nghiệp làm việc với đoàn kiểm tra cũng thường đưa theo người phụ trách pháp chế hoặc luật sư tư vấn thường xuyên.
Vì luật sư cần thời gian đọc hồ sơ và làm thủ tục, hãy liên hệ sớm ngay khi nhận giấy mời, không đợi tới sáng hôm đi. Nếu chưa biết việc của mình có cần luật sư hay không, bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để được định hướng bước đầu, rồi quyết định có mời người đi cùng.
Người phiên dịch và người hỗ trợ
Quyền dùng tiếng nói của mình. Người tham gia tố tụng có quyền dùng tiếng nói và chữ viết của dân tộc mình, khi đó cơ quan bố trí người phiên dịch. Với việc hành chính, nếu bạn không thạo tiếng Việt, cũng nên báo trước để hai bên thống nhất cách phiên dịch.
Người nước ngoài. Người nước ngoài được mời làm việc nên hỏi trước cơ quan về phiên dịch. Nếu tự đưa người phiên dịch theo, người đó cần trung thực và không có quyền lợi trong việc.
Người khiếm thính, khiếm thị. Người khuyết tật có thể cần người hỗ trợ giao tiếp bằng ngôn ngữ ký hiệu hoặc đọc lại văn bản. Báo trước giúp cơ quan chuẩn bị và giúp biên bản phản ánh đúng lời bạn.
Kiểm lời dịch. Nếu bạn hiểu một phần tiếng Việt và thấy lời dịch sai ý, hãy nói ngay và đề nghị ghi lại. Một chữ dịch sai trong biên bản có thể làm đổi nghĩa cả đoạn trình bày.
Người thân đi cùng: hỗ trợ đúng mực
Người cao tuổi, người đang ốm hay người ít khi làm việc với cơ quan nhà nước thường muốn có con cháu đi cùng. Điều này hoàn toàn bình thường. Người thân có thể đưa đón, giúp tìm giấy tờ, nhắc thuốc, và trong nhiều buổi làm việc hành chính cán bộ cũng cho ngồi cùng để hỗ trợ. Với việc đang xác minh tin báo về tội phạm, người thân thường phải chờ bên ngoài.
Ví dụ giả định: một cụ ông ở Ninh Bình được mời lên làm việc về một mảnh đất giáp ranh. Cụ nghe kém và hay nhầm ngày tháng. Con gái cụ gọi trước cho cán bộ, nói rõ tình trạng và xin ngồi cùng để nhắc lại câu hỏi to hơn. Buổi làm việc diễn ra suôn sẻ, và trước khi ký, người con đọc to biên bản cho cụ nghe từng đoạn.
Điều người thân không nên làm là trả lời thay, sửa lời, hay tranh luận với cán bộ. Nếu thấy người nhà mình hiểu sai câu hỏi, cách đúng là đề nghị cán bộ hỏi lại. Lời trình bày phải là của chính người được mời, nếu không biên bản sẽ không phản ánh đúng sự thật và có thể bị đặt câu hỏi sau này.
Báo trước việc có người đi cùng
Để không bị bất ngờ ở cửa phòng làm việc, hãy làm theo các bước sau ngay khi quyết định đưa ai đi cùng:
- Gọi cán bộ có tên trên giấy mời, nói rõ bạn muốn đi cùng ai và vì sao.
- Hỏi người đó có được vào phòng làm việc không, cần mang giấy tờ gì.
- Với luật sư, cung cấp thông tin để luật sư liên hệ cơ quan làm thủ tục; giữ bản sao giấy mời để luật sư đọc.
- Với người phiên dịch, hỏi cơ quan có bố trí không; nếu tự mời, hỏi cơ quan có chấp nhận người đó không.
- Thống nhất với người đi cùng về vai trò: ai nói gì, khi nào được nói, không trả lời thay.
- Đến sớm hơn giờ hẹn để làm thủ tục cho cả người đi cùng ở bộ phận trực ban.
Nếu đến nơi mà người đi cùng không được vào, đừng tranh cãi. Hỏi lý do, ghi nhận lại; nếu bạn cho rằng mình cần luật sư mà chưa có, có thể đề nghị hẹn lại để làm đủ thủ tục.
Doanh nghiệp đi làm việc: ai nên ngồi cùng bàn
Khi người được mời là đại diện doanh nghiệp, câu hỏi "đưa ai đi cùng" mang tính chuyên môn nhiều hơn tình cảm. Nội dung làm việc về lao động thì người phụ trách nhân sự nắm rõ nhất; về số liệu kinh doanh thì kế toán; về sản phẩm thì người phụ trách kỹ thuật hoặc chất lượng. Người đại diện theo pháp luật có thể đi cùng một hoặc hai người như vậy để trả lời chính xác các câu hỏi chi tiết.
Trước buổi làm việc, nên họp nhanh nội bộ để phân vai: ai trình bày phần nào, ai giữ tài liệu, ai ghi chép. Nguyên tắc là mỗi câu hỏi do người hiểu rõ nhất trả lời, và không ai nói thay phần chuyên môn của người khác. Hai người cùng trả lời một câu theo hai cách khác nhau là điều làm cán bộ nghi ngờ nhất, dù cả hai đều nói thật.
Ví dụ giả định: một xưởng chế biến thực phẩm ở Đồng Tháp được mời làm việc về một phản ánh của khách. Giám đốc đi cùng trưởng bộ phận chất lượng và một nhân viên giữ hồ sơ lô hàng. Giám đốc trình bày chung, trưởng bộ phận trả lời về quy trình, còn nhân viên chỉ đưa tài liệu theo danh mục. Buổi làm việc ngắn gọn vì mỗi câu hỏi có người trả lời đúng chỗ.
Khi nào nên có luật sư ngay từ buổi đầu
Phần lớn buổi làm việc theo giấy mời không cần luật sư. Nhưng những trường hợp dưới đây nên có luật sư càng sớm càng tốt:
- Giấy mời hoặc cán bộ cho biết bạn là người bị tố giác, bị kiến nghị khởi tố về một hành vi có thể là tội phạm.
- Việc liên quan đến số tiền lớn, tài sản lớn, hoặc nhiều người cùng làm đơn về bạn.
- Bạn là người đại diện doanh nghiệp đang bị xem xét về một vi phạm có thể dẫn tới đình chỉ hoạt động.
- Buổi làm việc trước bạn đã được hỏi nhiều về hành vi của chính mình và cảm thấy không hiểu hết hệ quả.
- Bạn không thạo tiếng Việt, không đọc được văn bản, hoặc sức khoẻ không cho phép tập trung lâu.
Có luật sư không có nghĩa là bạn có lỗi. Luật sư giúp bạn hiểu quyền của mình, trả lời đúng mực và bảo đảm biên bản ghi đúng lời bạn nói.
Sau buổi làm việc: người đi cùng giúp được gì
Vai trò của người đi cùng không dừng lại khi bạn bước ra khỏi phòng. Ngay sau buổi làm việc, khi trí nhớ còn mới, hãy ngồi lại với người đi cùng và ghi ra những câu đã được hỏi, những gì bạn đã trả lời, tài liệu nào đã giao, cán bộ hẹn gì tiếp theo. Hai người cùng nhớ thì ít sót hơn một người.
Nếu có luật sư, đây là lúc trao đổi về những điểm cần bổ sung: câu nào bạn trả lời chưa đủ, tài liệu nào nên nộp thêm, có cần gửi văn bản trình bày bổ sung không. Nếu người đi cùng là người thân, họ có thể giúp sắp xếp lại giấy tờ, ghi lịch hẹn mới, và nhắc bạn thực hiện những việc đã hứa trong biên bản.
Một việc nhỏ nhưng hay bị quên: kiểm tra xem bạn đã nhận được bản sao biên bản làm việc chưa, nếu cơ quan có giao. Nếu chưa, ghi lại việc đã đề nghị và hỏi lại vào lần liên hệ sau. Mọi ghi chép sau buổi làm việc nên được cất cùng túi hồ sơ, vì có thể cần đến khi cơ quan mời lần hai hoặc khi việc chuyển sang một giai đoạn khác.
Câu hỏi thường gặp
Cán bộ có quyền không cho luật sư vào không?
Việc luật sư tham gia phụ thuộc vào tư cách của bạn và việc luật sư đã làm thủ tục với cơ quan chưa. Nếu bạn ở tư cách có quyền nhờ người bảo vệ mà bị từ chối, hãy đề nghị ghi lý do vào biên bản và hỏi luật sư về bước tiếp theo.
Có thể nhờ người quen hiểu luật đi cùng thay vì luật sư không?
Trong việc hành chính thông thường, có thể đưa người quen đi cùng để hỗ trợ nếu cán bộ đồng ý. Nhưng trong tố tụng, quyền đại diện và bảo vệ có điều kiện riêng. Người quen không phải luật sư thường không có tư cách tham gia như luật sư.
Người đi cùng có được ghi chép hoặc ghi âm không?
Người đi cùng có thể ghi chép để giúp bạn nhớ. Còn ghi âm thì nên hỏi trước cán bộ, vì một số buổi làm việc có yêu cầu riêng. Bài về ghi âm buổi làm việc trong chuyên mục này nói rõ hơn.
Ai trả chi phí người phiên dịch?
Trong tố tụng, khi người tham gia không thạo tiếng Việt, cơ quan tiến hành tố tụng bố trí người phiên dịch theo quy định. Với việc hành chính hoặc khi bạn tự mời, chi phí thường do bạn thoả thuận với người phiên dịch. Nên hỏi trước cơ quan.
Người thân có được đọc biên bản trước khi người được mời ký không?
Nếu được phép ngồi cùng, người thân có thể đọc to biên bản để người được mời nghe, đặc biệt khi người được mời mắt kém hoặc không đọc thạo. Người được mời vẫn là người quyết định ký hay đề nghị sửa.