Cửa hàng bán rượu, thuốc lá, mỹ phẩm, thực phẩm bảo vệ sức khoẻ (thường gọi thực phẩm chức năng) khi bị kiểm tra cần xuất trình hai lớp giấy tờ: lớp của chính cửa hàng (giấy phép bán lẻ rượu, giấy phép bán lẻ thuốc lá, giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm nếu thuộc diện) và lớp của sản phẩm do nhà cung cấp đưa (hoá đơn, công bố sản phẩm, giấy tờ lưu hành, tem với rượu nhập khẩu). Thiếu lớp thứ nhất là vấn đề tư cách bán; thiếu lớp thứ hai là vấn đề nguồn gốc, điều kiện của từng món hàng.
Bài này không hướng dẫn thủ tục xin giấy phép — phần đó thuộc các chuyên đề cấp phép. Ở đây chỉ đứng ở góc người bán lẻ đang có đoàn trước quầy: với từng nhóm hàng, đoàn hay hỏi gì, bạn đưa gì, giấy nào bạn tự giữ, giấy nào phải xin của nhà cung cấp, và giải trình ra sao khi một giấy còn thiếu. Các điều kiện cụ thể thay đổi theo văn bản hiện hành, nên đối chiếu thêm khi có thay đổi lớn.
Bốn nhóm hàng, hai lớp giấy tờ
Bảng tóm tắt theo cách đoàn kiểm tra thường hỏi. "Nếu thuộc diện" nghĩa là tuỳ loại hình, quy mô và quy định đang áp dụng; hãy kiểm với cơ quan cấp phép nơi bạn kinh doanh.
| Nhóm hàng | Giấy của cửa hàng | Giấy theo sản phẩm (xin từ nhà cung cấp) |
|---|---|---|
| Rượu | Giấy phép bán lẻ rượu (hoặc hình thức tương ứng theo quy định hiện hành) | Hoá đơn; tem rượu với rượu nhập khẩu và loại phải dán tem; công bố sản phẩm |
| Thuốc lá | Giấy phép bán lẻ sản phẩm thuốc lá | Hoá đơn từ thương nhân có quyền phân phối, bán buôn; tem thuốc lá |
| Mỹ phẩm | Giấy tờ kinh doanh chung; một số loại hình có yêu cầu riêng | Hoá đơn; số tiếp nhận phiếu công bố mỹ phẩm; nhãn phụ tiếng Việt với hàng nhập |
| Thực phẩm bảo vệ sức khoẻ | Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm nếu thuộc diện | Hoá đơn; giấy tiếp nhận đăng ký bản công bố sản phẩm; nhãn đúng nội dung đã công bố |
Thuốc lá điện tử và thuốc lá nung nóng hiện thuộc diện cấm kinh doanh. Cửa hàng không có giấy phép nào để bán hai loại này; nếu đang bày bán, dừng ngay, vì không có cách giải trình nào biến hàng cấm thành hàng được phép.
Rượu: những câu đoàn hay hỏi
Cửa hàng có giấy phép bán lẻ rượu chưa? Bán lẻ rượu là ngành kinh doanh có điều kiện. Một số trường hợp bán rượu có độ cồn thấp hoặc bán tại chỗ có cách quản lý riêng; đối chiếu quy định hiện hành cho đúng hình thức của bạn. Giấy phép treo hoặc để sẵn ở quầy.
Rượu này mua của ai? Rượu nên mua từ thương nhân có giấy phép phân phối, bán buôn hoặc từ cơ sở sản xuất có giấy phép. Hoá đơn ghi đúng tên, dung tích, số lượng.
Chai này có tem không? Rượu nhập khẩu và một số loại rượu sản xuất trong nước phải dán tem theo quy định. Chai không có tem, tem rách, tem có dấu hiệu bóc dán lại đều bị chú ý. Kiểm tem khi nhận hàng, không đợi đoàn soi.
Rượu thủ công, rượu ngâm có nguồn gốc không? Rượu nấu thủ công bán cho cơ sở kinh doanh để bán lại có điều kiện riêng; rượu không nhãn, không nguồn gốc là nhóm rủi ro cao về an toàn, kể cả ngộ độc methanol. Nếu không có giấy tờ, đừng nhận về bán.
Có bán cho người dưới mười tám tuổi không? Pháp luật phòng, chống tác hại của rượu, bia cấm bán cho người chưa đủ mười tám tuổi. Đoàn có thể không hỏi trực tiếp, nhưng nếu có phản ánh thì đây là câu hỏi đầu tiên.
Thuốc lá: giấy phép và nguồn hàng
Thuốc lá là mặt hàng Nhà nước quản lý chặt từ sản xuất tới bán lẻ. Cửa hàng bán lẻ cần giấy phép bán lẻ sản phẩm thuốc lá, và chỉ được mua hàng từ thương nhân có quyền phân phối, bán buôn theo hệ thống đã được cấp phép. Khi bị kiểm tra, đoàn thường xem giấy phép trước, sau đó xem hoá đơn mua hàng và tem trên bao.
Lỗi hay gặp nhất ở tạp hoá nhỏ là nhập thuốc lá từ người chào hàng lẻ không rõ là ai, hoặc mua lại của tiệm khác không có hoá đơn. Thuốc lá nhập lậu, không có tem hoặc tem nước ngoài là nhóm hàng bị xử lý nghiêm; với số lượng lớn, việc buôn bán hàng cấm, hàng nhập lậu có thể đi vào phạm vi hình sự. Ở đây không có "hàng mềm" để giải trình: hoặc có hoá đơn từ đúng hệ thống, hoặc không.
Ngoài ra, thuốc lá còn chịu quy định về địa điểm và cách bán: không bán gần cổng trường theo khoảng cách quy định, không bán cho người dưới mười tám tuổi, không trưng bày quảng cáo. Đoàn liên ngành dịp cao điểm có thể kiểm cả các điểm này. Cửa hàng ở gần trường học nên kiểm kỹ trước khi xin hay gia hạn giấy phép, vì vị trí không đổi được sau khi đã mở.
Mỹ phẩm và thực phẩm bảo vệ sức khoẻ: giấy nào xin từ nhà cung cấp
Với hai nhóm này, phần lớn hồ sơ sản phẩm không do cửa hàng lập mà do nhà sản xuất hoặc nhà nhập khẩu giữ. Người bán lẻ cần xin bản sao để xuất trình khi bị hỏi. Khi nhận hàng từ nhà cung cấp mới, xin ngay:
- Với mỹ phẩm: bản sao văn bản tiếp nhận phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm (hoặc số tiếp nhận để bạn tự tra trên cổng của cơ quan quản lý); với hàng nhập khẩu, thông tin nhà nhập khẩu chịu trách nhiệm trên nhãn phụ.
- Với thực phẩm bảo vệ sức khoẻ: bản sao giấy tiếp nhận đăng ký bản công bố sản phẩm; nhãn phải đúng nội dung đã công bố, có dòng khuyến cáo theo quy định.
- Hoá đơn ghi đúng tên sản phẩm, quy cách — không phải "hàng mỹ phẩm các loại".
- Thông tin nhà cung cấp: tên, mã số thuế, địa chỉ, người liên hệ.
- Lô và hạn dùng: ghi lại khi nhận, đặc biệt với thực phẩm.
Hàng xách tay, hàng "order" từ nước ngoài về không qua nhà nhập khẩu thường không có hồ sơ công bố tại Việt Nam và không có nhãn phụ. Bày bán ở cửa hàng là đối tượng bị hỏi nhiều nhất; giải trình "hàng chính hãng mua ở nước ngoài" không thay được hồ sơ mà pháp luật Việt Nam yêu cầu cho sản phẩm lưu hành.
Khi một giấy tờ đang thiếu lúc đoàn hỏi
Ví dụ giả định: một cửa hàng tiện lợi ở tỉnh Khánh Hoà có giấy phép bán lẻ rượu, thuốc lá đầy đủ, nhưng không xuất trình được hồ sơ công bố của bốn loại thực phẩm bảo vệ sức khoẻ đang bày.
- Nói rõ cửa hàng không giữ bản sao công bố tại quầy, hàng mua của nhà phân phối nào, có hoá đơn.
- Xuất trình hoá đơn của bốn sản phẩm đó ngay tại chỗ.
- Đề nghị ghi vào biên bản: cửa hàng sẽ xin bản sao giấy tiếp nhận công bố từ nhà phân phối và nộp bổ sung.
- Ngay sau buổi kiểm tra, gửi yêu cầu bằng văn bản hoặc tin nhắn cho nhà phân phối, lưu lại thời điểm gửi.
- Tự tra số công bố trên cổng thông tin của cơ quan quản lý để chắc sản phẩm còn hiệu lực; nếu không tra ra, tạm ngừng bán sản phẩm đó.
- Nộp văn bản giải trình kèm bản sao công bố và hoá đơn; nếu một sản phẩm không có công bố, nói thật và cho biết đã ngừng bán, trả lại nhà cung cấp.
Điểm mấu chốt ở bước 5: nhà phân phối có thể gửi cho bạn bản sao, nhưng trách nhiệm kiểm sản phẩm còn được phép lưu hành thì người bán cũng nên tự làm. Giấy tờ đưa cho đoàn mà sau đó tra ra đã bị thu hồi thì không giúp được gì.
Kiểm nhanh ở cửa kho khi nhận bốn nhóm hàng này
Phần lớn lỗi bị ghi khi kiểm tra đã có thể chặn ngay lúc nhận hàng. Một danh sách kiểm ngắn cho người nhận hàng:
- Rượu: tem còn nguyên, không có dấu bóc dán; nhãn có tiếng Việt; dung tích, độ cồn trên nhãn khớp với hoá đơn.
- Thuốc lá: tem trên từng bao, hoá đơn từ đúng nhà phân phối quen; từ chối mọi lô do người lạ chào bán, kể cả giá rẻ.
- Mỹ phẩm: nhãn phụ tiếng Việt với hàng nhập khẩu, có tên tổ chức chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường; hạn dùng, số lô in rõ.
- Thực phẩm bảo vệ sức khoẻ: nhãn có dòng khuyến cáo theo quy định, hạn dùng còn đủ dài để bán; tên sản phẩm khớp với hồ sơ công bố nhà cung cấp đưa.
- Chung cho cả bốn: chụp ảnh lô hàng và hoá đơn ngay khi nhận, lưu theo ngày; hàng thiếu giấy để riêng, không bày lên kệ.
Người nhận hàng ở cửa hàng nhỏ thường là chính chủ hoặc một nhân viên lâu năm. Dán danh sách này ở chỗ nhận hàng, ngay cạnh cân hay bàn kiểm, để không phải nhớ. Năm phút kiểm khi nhận rẻ hơn nhiều so với một buổi giải trình về sau, và giúp bạn có lý do rõ ràng để trả lại hàng cho nhà cung cấp khi phát hiện sai sót.
Khi nào cần người làm nghề
Với những trường hợp thiếu giấy tờ sản phẩm nhưng có hoá đơn rõ ràng từ nhà phân phối hợp pháp, bạn thường tự xử lý được: xin bổ sung, giải trình, khắc phục. Với trường hợp thiếu giấy phép của chính cửa hàng — bán rượu, thuốc lá khi chưa có giấy phép — hệ quả là vi phạm về điều kiện kinh doanh; bạn nên ngừng bán nhóm hàng đó ngay và làm hồ sơ xin phép theo đúng thủ tục. Thông tin về từng loại giấy phép bạn có thể xem hồ sơ từng loại giấy phép trên GiayPhep.com.
Nên tìm luật sư khi: đoàn ghi nhận dấu hiệu hàng giả, hàng nhập lậu với số lượng lớn; hàng bị tạm giữ chiếm phần lớn vốn của cửa hàng; hoặc có người được mời lên cơ quan khác làm việc thêm. Bạn có thể bắt đầu bằng cách hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để biết hồ sơ của mình nằm ở mức xử lý nào trước khi viết giải trình.
Và một lời dặn thẳng: đừng tìm cách "hợp thức hoá" bằng hoá đơn mua sau, tem mua trôi nổi, hay hồ sơ công bố của sản phẩm khác. Tem và hồ sơ công bố đều tra được; bị phát hiện dùng giấy tờ không đúng là chuyển một lỗi thiếu giấy thành hành vi gian dối.
Câu hỏi thường gặp
Tạp hoá chỉ bán vài chai rượu có cần giấy phép không?
Nguyên tắc là bán lẻ rượu thuộc ngành kinh doanh có điều kiện, không phụ thuộc số chai. Quy định có phân biệt một số trường hợp theo độ cồn và hình thức bán; đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi cơ quan cấp phép nơi bạn kinh doanh trước khi bày bán.
Giấy phép bán lẻ rượu, thuốc lá cấp trước khi sắp xếp chính quyền còn dùng được không?
Giấy phép đã cấp hợp lệ thường tiếp tục có hiệu lực theo thời hạn ghi trên giấy, kể cả khi cơ quan cấp đã thay đổi sau sắp xếp năm 2025. Khi gia hạn, cấp lại hay điều chỉnh, hỏi cơ quan đang tiếp nhận hồ sơ hiện nay.
Cửa hàng có phải tự công bố mỹ phẩm, thực phẩm chức năng không?
Người bán lẻ thường không phải công bố; nghĩa vụ công bố thuộc tổ chức đưa sản phẩm ra thị trường như nhà sản xuất, nhà nhập khẩu. Người bán lẻ chịu trách nhiệm bán hàng đã được công bố hợp lệ, có nguồn gốc và nhãn đúng.
Bán thực phẩm chức năng có cần giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm không?
Tuỳ loại hình và quy định đang áp dụng; có những trường hợp phải có, có trường hợp được miễn nhưng vẫn phải bảo đảm điều kiện. Hỏi cơ quan quản lý an toàn thực phẩm nơi bạn kinh doanh, đừng suy từ cửa hàng bên cạnh.
Tem rượu bị rách khi vận chuyển thì giải trình thế nào?
Ghi nhận tình trạng khi nhận hàng, báo nhà cung cấp, giữ ảnh và văn bản trao đổi. Khi bị kiểm tra, xuất trình những bằng chứng đó kèm hoá đơn. Không tự dán tem khác vào chai; chai không còn tem nguyên vẹn nên để riêng, chờ đổi.
Có được bán thuốc lá cho khách qua ứng dụng giao hàng không?
Việc bán thuốc lá qua các hình thức không trực tiếp có những hạn chế riêng, và quy định về kiểm tra tuổi người mua khó bảo đảm khi giao qua người thứ ba. Kiểm quy định hiện hành trước khi đưa thuốc lá lên bất kỳ kênh bán từ xa nào.