Khi một văn bản yêu cầu giải trình có nhiều nội dung, cách an toàn nhất là trả lời mỗi nội dung thành một mục riêng, đúng thứ tự và đánh số như văn bản của cơ quan, mỗi mục đủ bốn phần: sự việc, nguyên nhân, chứng cứ, biện pháp. Người đọc phải đặt được văn bản của bạn cạnh văn bản của họ và dò từng dòng mà không phải lật tìm.
Bỏ sót một ý thì ý đó coi như chưa được trả lời. Trả lời lẫn ý này vào ý kia thì người thụ lý phải tự tách, và cách họ tách có thể không giống cách bạn muốn. Bài này đi qua cách lập bảng câu hỏi trước khi viết, cách viết từng mục, và cách soát lần cuối để chắc không ý nào rơi mất.
Vì sao văn bản nhiều ý hay bị trả lời thiếu
Văn bản yêu cầu giải trình sau một đợt kiểm tra thường liệt kê nhiều điểm cùng lúc: hồ sơ lao động thiếu, sổ theo dõi không ghi đều, một khoản chi không có chứng từ, một hạng mục khác với giấy phép. Người nhận thường bị cuốn vào điểm nặng nhất, viết rất kỹ phần đó rồi lướt qua các điểm còn lại bằng một câu "các nội dung khác công ty đã khắc phục". Câu đó không trả lời được gì: khắc phục việc gì, khi nào, bằng chứng đâu.
Lý do thứ hai là văn bản yêu cầu không phải lúc nào cũng đánh số rõ. Có khi các câu hỏi nằm lẫn trong một đoạn văn dài, có khi một gạch đầu dòng chứa hai câu hỏi nối bằng chữ "và". Ví dụ giả định: "đề nghị làm rõ việc sử dụng lao động chưa ký hợp đồng và việc chưa xây dựng nội quy lao động". Đó là hai ý, cần hai mục trả lời, mỗi mục có chứng cứ riêng.
Lý do thứ ba là nhiều người cùng viết. Kế toán viết phần số liệu, quản lý xưởng viết phần thiết bị, giám đốc viết phần mở và kết. Ghép lại thì trùng chỗ này, hở chỗ kia. Bảng câu hỏi ở mục dưới là công cụ để chia việc mà không ai bỏ sót.
Lập bảng câu hỏi trước khi viết
Trước khi viết chữ nào trong văn bản trả lời, hãy chép từng câu hỏi vào một bảng như dưới đây. Ví dụ giả định cho một xưởng may nhỏ ở Bắc Ninh sau đợt kiểm tra về lao động.
| Số | Nguyên văn câu hỏi | Người phụ trách trả lời | Tài liệu cần gom | Tình trạng |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Làm rõ việc 3 lao động chưa có hợp đồng bằng văn bản | Phụ trách nhân sự | Danh sách chấm công, hợp đồng đã ký bổ sung | Đang gom |
| 2 | Làm rõ việc chưa đăng ký nội quy lao động | Giám đốc | Bản nội quy, giấy tờ nộp đăng ký | Chưa có |
| 3 | Báo cáo việc kiểm định thiết bị nâng hạ | Quản lý xưởng | Biên bản kiểm định còn hạn | Đã có |
| 4 | Cung cấp sổ theo dõi an toàn lao động | Quản lý xưởng | Bản sao sổ theo dõi | Đã có |
| 5 | Báo cáo biện pháp khắc phục các nội dung trên | Giám đốc | Kế hoạch có mốc thời gian | Viết sau cùng |
Cột "nguyên văn" quan trọng hơn bạn nghĩ. Khi chép nguyên văn, bạn buộc phải đọc kỹ từng chữ và phát hiện những câu hỏi kép. Khi cả nhóm cùng nhìn một bảng, ai cũng biết phần mình và biết phần nào còn trống. Bảng này là giấy nháp nội bộ, không gửi đi.
Bốn phần của một mục trả lời
Sự việc. Một hai câu nêu điều đã xảy ra theo cách bạn xác nhận được: có hay không, bao nhiêu, từ khi nào. Nếu số liệu của bạn khác số trong văn bản yêu cầu, nói rõ chênh ở đâu và dẫn tài liệu.
Nguyên nhân. Giải thích vì sao có việc đó. Nguyên nhân phải là thứ kiểm chứng được: người phụ trách nghỉ việc chưa bàn giao, phần mềm cũ không lưu được, hiểu chưa đúng quy định. Tránh những nguyên nhân chung chung kiểu "do khách quan".
Chứng cứ. Dẫn tài liệu bằng số thứ tự trong danh mục kèm theo, ví dụ "xem tài liệu số 4". Không dẫn thì người đọc không biết bạn đang dựa vào đâu, và tài liệu đính kèm thành một xấp giấy rời.
Biện pháp. Đã làm gì, đang làm gì, sẽ làm gì trước mốc nào. Nếu bạn cho rằng mình không sai ở ý này, phần biện pháp có thể chỉ là cách bạn sẽ lưu giữ hồ sơ tốt hơn để lần sau chứng minh nhanh hơn.
Một mục, một kết luận. Cuối mỗi mục nên có một câu nêu rõ quan điểm: công ty xác nhận có thiếu sót và đã khắc phục; hoặc công ty đề nghị xem xét lại vì có chứng cứ kèm theo. Người đọc không phải đoán bạn nhận hay không nhận.
Giữ đúng thứ tự và cách đánh số của cơ quan
Nếu văn bản yêu cầu đánh số 1, 2, 3 thì văn bản trả lời cũng đánh 1, 2, 3 cho đúng các ý đó. Nếu văn bản dùng chữ a, b, c trong từng mục thì bạn dùng lại a, b, c. Đổi thứ tự, kể cả để đưa ý mình mạnh nhất lên đầu, làm người đọc mất công dò và dễ nghĩ bạn đang lảng tránh ý khó.
Ở đầu mỗi mục, chép lại ngắn gọn câu hỏi, có thể in nghiêng, rồi mới trả lời. Ví dụ giả định: "1. Về việc 3 lao động chưa có hợp đồng bằng văn bản". Cách này giúp văn bản của bạn tự đứng được khi được chuyển sang người khác xem mà người đó không cầm văn bản gốc của cơ quan.
Nếu có một ý bạn chưa trả lời được vì đang chờ tài liệu, đừng bỏ trống. Ghi rõ: tài liệu đang được đề nghị bên nào cung cấp, dự kiến khi nào có, và khi có sẽ gửi bổ sung. Một ý ghi "sẽ bổ sung trước ngày…" vẫn tốt hơn nhiều so với một ý biến mất. Khi gửi bổ sung, dẫn lại số và ngày văn bản trả lời lần đầu để hai văn bản nối với nhau.
Phần mở đầu chỉ cần ngắn: dẫn số, ngày, cơ quan ban hành văn bản yêu cầu và nói công ty giải trình như sau. Phần kết cũng ngắn: nhắc lại những điểm đã nhận và đã khắc phục, những điểm đề nghị xem xét lại, đầu mối liên hệ để làm việc tiếp.
Soát lần cuối trước khi ký
Khi văn bản đã ghép xong, một người không tham gia viết nên soát theo các bước dưới đây. Người mới đọc lần đầu bắt lỗi tốt hơn người đã viết.
- Đặt văn bản yêu cầu bên trái, văn bản trả lời bên phải. Dò từng ý: ý nào cũng phải có mục tương ứng.
- Với từng mục, kiểm đủ bốn phần: sự việc, nguyên nhân, chứng cứ, biện pháp. Phần nào thiếu thì ghi lý do thiếu.
- Kiểm mọi con số: số trong thân văn bản khớp với số trong tài liệu kèm, cộng tổng đúng, đơn vị tính thống nhất.
- Kiểm mọi chỗ dẫn "xem tài liệu số…": số đó có thật trong danh mục và đúng là tài liệu chứng minh điều đang nói.
- Kiểm các ý kép: câu hỏi nào có chữ "và" thì câu trả lời đã nói đủ cả hai vế chưa.
- Đọc to phần kết: những điểm nhận, điểm đề nghị xem xét lại có khớp với từng mục bên trên không.
- Kiểm người ký, ngày tháng, nơi nhận, số trang. Văn bản nhiều trang nên đánh số trang để không lạc tờ.
Bước soát này nghe tỉ mỉ nhưng chỉ mất khoảng một buổi với văn bản năm, bảy ý. Lỗi bị phát hiện sau khi gửi thì phải gửi văn bản đính chính, và mỗi văn bản đính chính lại làm hồ sơ rối thêm.
Ví dụ giả định một mục trả lời hoàn chỉnh
Lấy lại xưởng may giả định ở trên, mục 1 có thể được viết như sau. Tiêu đề mục: "1. Về việc 3 lao động chưa có hợp đồng lao động bằng văn bản". Đoạn sự việc: "Công ty xác nhận tại thời điểm kiểm tra có 3 lao động mới vào làm từ đầu tháng chưa ký hợp đồng bằng văn bản; danh sách và bảng chấm công của 3 người này tại tài liệu số 1." Đoạn nguyên nhân: "Người phụ trách nhân sự nghỉ việc giữa tháng, việc soạn hợp đồng cho lao động mới bị bỏ dở và không có người theo dõi."
Đoạn biện pháp: "Ngay sau buổi kiểm tra, công ty đã ký hợp đồng với cả 3 lao động, ghi đúng ngày bắt đầu làm việc thực tế (tài liệu số 2); đã giao một người kiêm nhiệm theo dõi hồ sơ lao động mới cho tới khi tuyển người thay thế (tài liệu số 3)." Câu kết của mục: "Công ty nhận thiếu sót này và đã khắc phục như trên."
Chú ý chi tiết "ghi đúng ngày bắt đầu làm việc thực tế". Ghi lùi ngày ký cho khớp như thể hợp đồng đã có từ trước là dựng chứng từ hợp thức hoá sau, vừa sai sự thật vừa có thể biến một thiếu sót hành chính thành một vấn đề nặng hơn. Mục trả lời tốt là mục mà người đọc kiểm tra lại ở bất kỳ tài liệu nào cũng thấy khớp.
Khi các ý liên quan nhau hoặc chồng lên nhau
Có lúc hai câu hỏi thật ra cùng một gốc. Ví dụ giả định: cơ quan hỏi vì sao sổ theo dõi an toàn không ghi đều, và hỏi vì sao chưa huấn luyện an toàn định kỳ; cả hai cùng do người phụ trách an toàn nghỉ việc giữa năm mà chưa có người thay. Bạn vẫn trả lời ở hai mục, nhưng ở mục sau có thể viết "nguyên nhân như đã trình bày tại mục 3" rồi chỉ bổ sung phần riêng của mục này. Như vậy không lặp chữ mà không ý nào bị gộp mất.
Ngược lại, nếu một câu hỏi của cơ quan dựa trên một hiểu lầm về sự việc, hãy nói thẳng ở đúng mục đó, kèm chứng cứ, bằng giọng bình thản. Ví dụ: biên bản ghi xưởng có mười hai lao động, nhưng hai người trong số đó là nhân viên của nhà cung cấp đến giao hàng hôm ấy. Đính chính một dữ kiện sai là quyền của bạn, và cách đính chính lịch sự, có giấy tờ, thường được tiếp nhận tốt hơn một đoạn văn phản bác dài.
Nếu văn bản yêu cầu có ý vượt ra ngoài những gì bạn biết, chẳng hạn hỏi về hoạt động của một đơn vị khác cùng địa chỉ, hãy trả lời trong phạm vi của mình và nói rõ phần nào không thuộc trách nhiệm hoặc hiểu biết của đơn vị bạn.
Câu hỏi thường gặp
Có nên gửi kèm một bảng tổng hợp trả lời ở đầu văn bản không?
Với văn bản nhiều ý, một bảng ngắn ở đầu liệt kê từng ý cùng kết luận một dòng giúp người đọc nắm nhanh. Bảng đó không thay cho phần trả lời chi tiết bên dưới; nó chỉ là mục lục có kết luận, và phải khớp tuyệt đối với thân văn bản.
Một ý mà doanh nghiệp không đồng ý thì viết thế nào cho khỏi bị coi là cãi?
Nêu dữ kiện của bạn, dẫn chứng cứ, rồi viết câu đề nghị cơ quan xem xét lại dựa trên tài liệu kèm theo. Tránh những từ phán xét như "vô lý", "sai hoàn toàn". Người đọc cần lý do để thay đổi nhận định, không cần cảm xúc của bạn.
Văn bản yêu cầu không đánh số, các ý nằm trong một đoạn văn thì làm sao?
Bạn tự tách thành các ý và đánh số trong văn bản trả lời, mỗi mục chép lại ngắn gọn câu hỏi tương ứng. Ở phần mở đầu có thể ghi một câu rằng công ty xin trả lời theo thứ tự các nội dung được nêu trong văn bản.
Có giới hạn số trang cho văn bản giải trình không?
Thường không có giới hạn chung. Nguyên tắc là đủ để trả lời từng ý và không thêm điều không được hỏi. Phần dài nhất nên là chứng cứ đính kèm, còn thân văn bản thì gọn, dẫn tới tài liệu bằng số thứ tự.
Nhiều người cùng viết thì ai chịu trách nhiệm nội dung cuối cùng?
Người ký văn bản chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung gửi đi, thường là người đại diện của tổ chức. Vì vậy người ký nên đọc toàn văn, không chỉ đọc phần kết, và hỏi lại người viết từng mục khi có chỗ chưa rõ.
Sau khi gửi mới phát hiện thiếu một ý thì phải làm gì?
Gửi ngay văn bản bổ sung, dẫn số và ngày văn bản trả lời đã gửi, nói rõ đây là phần bổ sung cho nội dung nào. Đừng chờ cơ quan hỏi lại; chủ động bổ sung sớm cho thấy thiện chí và giữ hồ sơ liền mạch.