Sau khi đoàn thanh tra, kiểm tra kết thúc làm việc trực tiếp tại cơ sở, bạn vẫn có thể gửi tài liệu bổ sung, và tài liệu đó có cơ hội được xem xét nhiều nhất trong khoảng thời gian trước khi kết luận được ký ban hành. Càng gửi sớm, càng gắn rõ với nội dung đang được xem xét, thì càng dễ được đưa vào báo cáo của đoàn.
Rất nhiều doanh nghiệp nhỏ rơi vào tình huống này: đoàn hỏi một chứng từ, lúc đó không tìm ra vì để ở kho, ở nhà kế toán cũ, hay trong email của người đã nghỉ việc. Vài ngày sau mới tìm thấy. Bài này hướng dẫn cách gửi bổ sung sao cho tài liệu được tiếp nhận và được hiểu đúng, thay vì nằm trong một phong bì không ai mở.
Vì sao thời điểm quan trọng
Sau khi kết thúc làm việc trực tiếp, đoàn bước vào giai đoạn tổng hợp: viết báo cáo kết quả, xây dựng dự thảo kết luận, trình người ra quyết định thanh tra. Tài liệu đến trong giai đoạn này có thể được đưa vào phân tích trước khi nhận định được chốt. Tài liệu đến sau khi kết luận đã ký thì không còn sửa được kết luận theo cách thông thường; lúc đó bạn phải đi theo các kênh xem xét lại, phức tạp hơn nhiều.
Vì vậy, nếu biên bản kết thúc làm việc có mục "đơn vị cung cấp bổ sung trước ngày…", hạn đó là hạn quan trọng nhất của cả đợt. Nếu không có hạn ghi rõ, bạn nên coi như càng sớm càng tốt và chủ động hỏi trưởng đoàn hạn tiếp nhận.
Một điều cần hiểu đúng: gửi tài liệu bổ sung không đảm bảo kết luận sẽ thay đổi. Người có thẩm quyền xem xét tài liệu đó có phù hợp, có đáng tin, có liên quan không. Việc của bạn là làm cho tài liệu dễ kiểm tra nhất có thể.
Cũng nên phân biệt tài liệu bổ sung theo yêu cầu với tài liệu bạn tự nguyện gửi thêm. Loại thứ nhất đã có trong biên bản, đoàn đang chờ, và nếu thiếu sẽ bị ghi là chưa cung cấp. Loại thứ hai là tài liệu bạn thấy giúp làm rõ một nhận định, dù đoàn chưa hỏi. Cả hai đều nên gửi, nhưng loại thứ nhất phải đúng hạn trước tiên.
Loại tài liệu bổ sung và cách làm cho đáng tin
Không phải tài liệu nào gửi sau cũng có sức nặng như nhau. Tài liệu được lập từ trước, có dấu vết thời gian rõ ràng, thường được tin hơn tài liệu mới lập. Bảng dưới phân loại để bạn biết cần kèm gì.
| Loại tài liệu | Ví dụ | Nên kèm theo |
|---|---|---|
| Chứng từ đã có từ trước, nay mới tìm thấy | Hợp đồng, phiếu nhập kho, giấy chứng nhận | Giải thích ngắn vì sao trước đây chưa xuất trình được |
| Dữ liệu điện tử có dấu thời gian | Thư điện tử, hoá đơn điện tử, dữ liệu phần mềm kế toán | Bản in kèm thông tin ngày giờ, nguồn trích xuất |
| Xác nhận của bên thứ ba | Thư xác nhận của nhà cung cấp, ngân hàng, cơ quan đã cấp phép | Văn bản gốc hoặc bản sao có thể đối chiếu |
| Tài liệu mới lập để giải thích | Bảng tổng hợp, bảng đối chiếu số liệu | Ghi rõ đây là bảng tổng hợp do đơn vị lập, kèm chứng từ gốc |
| Kết quả khắc phục | Hợp đồng kiểm định mới, danh sách huấn luyện, sổ đã lập lại | Ghi rõ ngày thực hiện, không trộn với chứng từ cũ |
🔴 Không bao giờ lập lại chứng từ với ngày lùi về trước để "hợp thức hoá". Việc đó có thể biến một thiếu sót hành chính thành hành vi làm sai lệch hồ sơ, nặng hơn nhiều. Nếu một việc chưa làm thì nói là chưa làm và nêu biện pháp khắc phục, đó là cách giải trình đúng.
Đóng gói và gửi tài liệu bổ sung
Cách gửi quyết định phần lớn việc tài liệu có được đọc đúng hay không. Bạn làm theo trình tự sau.
- Viết một văn bản gửi kèm, nêu rõ: căn cứ (quyết định thanh tra, biên bản làm việc ngày nào), mục đích (bổ sung tài liệu cho nội dung nào), danh mục tài liệu.
- Đánh số từng tài liệu và đánh số trang. Danh mục ghi tên, số trang, bản sao hay bản chính, liên quan đến mục nào trong biên bản.
- Với mỗi tài liệu, thêm một hai dòng giải thích nó chứng minh điều gì. Ví dụ giả định: "Tài liệu số 3: hợp đồng mua hàng ngày 5/3, chứng minh nguồn gốc lô hàng được ghi tại mục 2 biên bản ngày 20/9".
- Bản sao nên là bản chụp rõ, đủ trang, không cắt xén. Nếu có bản chính để đối chiếu, ghi trong văn bản rằng đơn vị sẵn sàng xuất trình bản chính khi được yêu cầu.
- Người có thẩm quyền ký văn bản gửi kèm, đóng dấu nếu là doanh nghiệp.
- Gửi theo đường có bằng chứng: nộp trực tiếp có phiếu nhận, gửi bưu chính có theo dõi, hoặc gửi qua hệ thống điện tử mà cơ quan chỉ định. Giữ toàn bộ bằng chứng.
Nếu tài liệu nhiều, nên kèm thêm bản điện tử (ổ lưu trữ hoặc thư điện tử theo địa chỉ cơ quan cung cấp) để đoàn dễ tra. Hỏi trước cơ quan có tiếp nhận hình thức này không.
Giải thích vì sao trước đây chưa có
Câu hỏi đầu tiên người nhận đặt ra với tài liệu gửi muộn là: vì sao lúc đoàn hỏi lại không có? Bạn nên trả lời câu hỏi này trước khi họ hỏi, bằng một đoạn ngắn và đúng sự thật. Những lý do thường gặp và dễ hiểu: tài liệu lưu ở chi nhánh, ở kho, ở đơn vị dịch vụ kế toán bên ngoài; người phụ trách đã nghỉ việc và tài liệu nằm trong hộp thư cũ; hồ sơ bị xếp nhầm năm.
Không nên viết những lý do chung chung như "do sơ suất" mà không nói sơ suất gì, cũng không nên viết lý do khó kiểm chứng. Nếu tài liệu nằm ở đơn vị dịch vụ bên ngoài, có thể kèm thư xác nhận của họ về việc đang lưu giữ.
Nếu sự việc cho thấy cách lưu hồ sơ của doanh nghiệp có vấn đề, nên nói luôn biện pháp đã làm để khắc phục: lập danh mục hồ sơ, giao người lưu giữ, sao lưu dữ liệu điện tử. Điều này vừa thành thật, vừa cho người đọc thấy rủi ro lặp lại đã được xử lý.
Những tình huống đặc biệt
Đoàn đã có dự thảo kết luận. Khi đó gửi tài liệu kèm ý kiến về dự thảo, chỉ rõ đoạn nào trong dự thảo cần được xem xét lại dựa trên tài liệu mới. Đừng gửi tài liệu rời mà không liên hệ với dự thảo.
Tài liệu bất lợi cho chính bạn. Có lúc trong quá trình tìm, bạn phát hiện thêm một thiếu sót mà đoàn chưa nêu. Không ai bắt bạn tự liệt kê mọi thứ, nhưng không được che giấu hay huỷ tài liệu đã được yêu cầu cung cấp. Nếu băn khoăn, nên hỏi luật sư trước khi gửi bất cứ thứ gì.
Tài liệu nằm ở bên thứ ba từ chối cung cấp. Ghi rõ trong văn bản rằng đơn vị đã đề nghị bên đó cung cấp, kèm bằng chứng đã đề nghị. Đoàn có thể có cách khác để yêu cầu cung cấp thông tin trong phạm vi thẩm quyền.
Kết luận đã ký ban hành. Lúc này tài liệu mới không còn là "bổ sung cho đoàn" nữa. Bạn vẫn nên gửi văn bản trình bày kèm tài liệu cho người đã ký kết luận, nhưng con đường xem xét lại sẽ theo quy định riêng; khi cần, chuyển sang tìm hiểu kênh khiếu nại.
Ví dụ giả định: chứng từ nhập hàng nằm ở nhà cung cấp
Ví dụ giả định: một cửa hàng vật liệu xây dựng ở Thái Nguyên bị kiểm tra nguồn gốc một lô gạch ốp lát. Tại buổi làm việc, chủ cửa hàng chỉ xuất trình được phiếu giao hàng, còn hoá đơn và hợp đồng mua bán thì kế toán dịch vụ bên ngoài đang giữ để làm sổ. Biên bản ghi: "cơ sở chưa xuất trình được hoá đơn của lô hàng, cam kết bổ sung trong 5 ngày làm việc".
Ngày hôm sau, cửa hàng liên hệ đơn vị kế toán, lấy bản hoá đơn điện tử tra được trên hệ thống, bản chụp hợp đồng và một thư ngắn của đơn vị kế toán xác nhận đang lưu giữ chứng từ của cửa hàng từ đầu năm. Văn bản gửi đoàn nêu căn cứ biên bản, liệt kê ba tài liệu, mỗi tài liệu một dòng giải thích, và nói rõ từ nay cửa hàng giữ một bản chụp hoá đơn của mọi lô hàng tại quầy.
Văn bản được nộp trực tiếp ở trụ sở cơ quan, có phiếu nhận, trong ngày thứ ba. Điều đáng học ở đây không phải là văn hay mà là thứ tự: đúng hạn, đúng nội dung đang chờ, có giải thích vì sao trước đó chưa có, và có biện pháp để không lặp lại.
Chuẩn bị từ trước để không phải bổ sung muộn
Nguyên nhân phổ biến nhất của việc bổ sung muộn là doanh nghiệp không biết tài liệu nào để ở đâu. Một danh mục hồ sơ pháp lý cơ bản, cập nhật mỗi năm, giải quyết được phần lớn: giấy chứng nhận đăng ký, giấy phép con, hợp đồng thuê mặt bằng, hồ sơ lao động, hồ sơ an toàn, chứng từ nhập hàng của các nhà cung cấp chính.
Khi nhận quyết định thanh tra, kiểm tra, việc nên làm ngay là đọc phạm vi nội dung và thời kỳ được thanh tra, rồi gom trước các tài liệu thuộc phạm vi đó vào một chỗ. Việc này không phải để "chuẩn bị đối phó" mà để buổi làm việc diễn ra nhanh, ít phải hẹn đi hẹn lại, có lợi cho cả hai bên.
Với dữ liệu điện tử, nên biết trước cách trích xuất: phần mềm kế toán xuất báo cáo theo kỳ như thế nào, hộp thư công ty lưu trữ bao lâu, ai có quyền truy cập. Khi người nắm dữ liệu nghỉ việc mà không bàn giao, đó là lúc doanh nghiệp dễ lâm vào cảnh có mà không đưa ra được.
Câu hỏi thường gặp
Tài liệu bổ sung có cần công chứng không?
Thường không bắt buộc với tài liệu gửi đoàn thanh tra, kiểm tra; bản sao do doanh nghiệp xác nhận và sẵn sàng xuất trình bản chính thường được chấp nhận. Nếu đoàn yêu cầu hình thức cụ thể, làm theo yêu cầu đó.
Gửi tài liệu qua thư điện tử cho thành viên đoàn có được không?
Chỉ nên gửi qua kênh mà cơ quan chỉ định chính thức. Gửi vào hộp thư cá nhân của một thành viên thì khó chứng minh cơ quan đã nhận, và nếu người đó nghỉ hay đổi việc, tài liệu có thể không vào hồ sơ.
Có nên gửi bổ sung nhiều lần không?
Nên gom lại thành ít đợt có danh mục rõ ràng. Gửi lẻ tẻ nhiều lần khiến người nhận khó theo dõi. Nếu buộc phải gửi nhiều đợt, đánh số đợt và nối danh mục với nhau.
Đoàn nói đã quá hạn, không nhận tài liệu nữa thì làm gì?
Đề nghị được nộp và được ghi nhận việc đã nộp, kể cả khi đoàn cho rằng đã quá hạn. Nếu vẫn không được nhận, gửi bằng đường bưu chính có theo dõi tới cơ quan và giữ bằng chứng; tài liệu đó có thể cần cho các bước sau.
Tài liệu bằng tiếng nước ngoài thì xử lý thế nào?
Kèm bản dịch tiếng Việt. Với tài liệu quan trọng, nên dùng bản dịch có chứng thực hoặc bản dịch của đơn vị dịch thuật để tránh tranh cãi về nghĩa của từ ngữ trong hợp đồng hay chứng từ.