Giải trình số liệu chênh lệch là chỉ ra từng phần của khoản chênh lệch do đâu mà có, mỗi phần kèm chứng từ, sao cho cộng các phần lại đúng bằng tổng chênh lệch; phần nào chưa tìm ra nguyên nhân thì ghi riêng và nói thật. Công cụ chính là một bảng đối chiếu đi từ con số thứ nhất sang con số thứ hai qua từng dòng điều chỉnh.
Đoàn kiểm tra rất hay phát hiện chênh lệch: hàng tồn thực tế khác sổ, số lao động có mặt khác số đã báo cáo, sản lượng thực tế khác số đã kê khai với cơ quan cấp phép. Chênh lệch không đồng nghĩa với vi phạm, nhưng chênh lệch không giải thích được thì dễ bị coi là dấu hiệu của vấn đề lớn hơn. Bài này không bàn về thuế, phần đó thuộc cụm chuyên về thuế; ở đây là cách làm chung cho mọi loại số liệu.
Trước hết: hai con số có thật sự so được với nhau không
Rất nhiều chênh lệch biến mất ngay khi đặt hai con số về cùng một chuẩn. Hãy kiểm bốn điều. Cùng thời điểm: số trên sổ tính đến cuối ngày hôm trước, còn số kiểm đếm lấy vào giữa buổi sáng hôm sau, khi đã có hàng xuất hàng nhập. Cùng phạm vi: số trên báo cáo gồm cả kho phụ, còn đoàn chỉ đếm kho chính. Cùng đơn vị: sổ ghi theo thùng, đoàn đếm theo hộp. Cùng định nghĩa: báo cáo lao động tính người đã ký hợp đồng, còn đoàn đếm cả người thử việc và người của nhà thầu phụ.
Ghi lại kết quả của bước này thành một đoạn ngắn ở đầu phần giải trình. Ví dụ giả định: "Số tồn trên sổ là số tại thời điểm cuối ngày làm việc trước buổi kiểm tra; số kiểm đếm của đoàn được lập lúc chín giờ sáng, sau khi cửa hàng đã xuất bán theo hai phiếu xuất." Câu như vậy không chối bỏ con số của đoàn, mà giải thích vì sao hai con số đo những thứ hơi khác nhau.
Nếu sau bước này hai con số vẫn khác, đó mới là chênh lệch thật cần tách nguyên nhân.
Bảng đối chiếu: ví dụ giả định một kho hàng
Ví dụ giả định: một cơ sở phân phối đồ uống ở Bắc Ninh, sổ kho ghi tồn 1.200 thùng một mặt hàng, đoàn kiểm tra đếm được 1.130 thùng, chênh 70 thùng. Bảng đối chiếu đi từ số trên sổ về số thực tế:
| Dòng | Nội dung | Số thùng | Chứng từ |
|---|---|---|---|
| A | Tồn trên sổ kho tại thời điểm kiểm tra | 1.200 | Bản trích sổ kho |
| B | Trừ: hàng đã xuất giao khách, phiếu xuất lập nhưng chưa vào sổ | −40 | Hai phiếu xuất, biên bản giao nhận có chữ ký khách |
| C | Trừ: hàng lỗi đã trả nhà cung cấp, chưa ghi giảm | −18 | Biên bản trả hàng hai bên ký |
| D | Trừ: hàng vỡ trong quá trình bốc xếp, đã lập biên bản huỷ | −5 | Biên bản hàng hỏng, ảnh chụp |
| E | Chênh lệch chưa xác định được nguyên nhân | −7 | Đang rà soát, xem mục kế tiếp |
| F | Tồn thực tế theo kiểm đếm của đoàn | 1.130 | Biên bản kiểm tra |
Kiểm phép cộng: 1.200 trừ 40, trừ 18, trừ 5, trừ 7 bằng 1.130. Bảng phải cộng đúng tới từng đơn vị. Một bảng mà các dòng cộng lại không ra tổng chênh lệch sẽ làm người đọc nghi ngờ cả những dòng có chứng từ đầy đủ.
Thứ tự các dòng nên đi từ nguyên nhân có chứng từ chắc nhất tới nguyên nhân yếu nhất, và dòng chưa xác định để cuối cùng.
Những nguyên nhân chênh lệch hay gặp và chứng từ đi kèm
Lệch thời điểm ghi nhận. Nghiệp vụ đã xảy ra nhưng chưa ghi sổ, hoặc ghi sổ trước khi hàng thực sự đi. Chứng từ là phiếu xuất, phiếu nhập, biên bản giao nhận có ngày giờ.
Hàng đang đi đường hoặc gửi ở nơi khác. Hàng đã mua nhưng đang trên xe, hàng gửi bán ở đại lý, hàng để ở kho thuê. Chứng từ là hợp đồng vận chuyển, biên bản gửi hàng, xác nhận của bên giữ hàng.
Hàng của bên khác để tại cơ sở. Hàng khách gửi lại, hàng nhà cung cấp ký gửi. Nếu đoàn đếm cả số này, số thực tế sẽ cao hơn sổ. Chứng từ là biên bản nhận giữ hộ, hợp đồng ký gửi.
Hao hụt, hư hỏng. Hàng vỡ, hết hạn, hao hụt tự nhiên. Chứng từ là biên bản xác định hư hỏng lập tại thời điểm phát hiện. Biên bản lập sau khi bị hỏi thì phải ghi đúng ngày lập.
Sai sót ghi chép, quy đổi. Nhập nhầm mã hàng, nhầm đơn vị, cộng sai. Chứng từ là chính bản ghi bị sai và bản đã sửa, kèm giải thích ai phát hiện, sửa khi nào.
Định nghĩa khác nhau. Với số lao động, sản lượng hay diện tích, hai bên có thể đếm theo định nghĩa khác. Chứng từ là văn bản quy định cách tính mà bạn đã áp dụng, hoặc giải thích có dẫn nguồn.
Phần chênh lệch không giải thích được: nói thật, đừng lấp
Hầu như cuộc đối chiếu nào cũng còn một phần nhỏ không tìm ra nguyên nhân. Cám dỗ lớn nhất lúc này là "làm tròn" bằng cách gán phần đó vào một dòng có sẵn, chẳng hạn cộng thêm vào hàng hỏng, hoặc lập thêm một phiếu xuất cho khớp. Đó là dựng chứng từ. Nếu bị phát hiện, mọi dòng khác trong bảng, kể cả dòng hoàn toàn thật, sẽ mất giá trị, và một chênh lệch nhỏ có thể trở thành vấn đề lớn.
Cách đúng là ghi riêng dòng "chưa xác định được nguyên nhân", nêu con số, nêu những gì bạn đã rà soát mà chưa ra, và nêu những gì sẽ tiếp tục rà soát, khi nào báo lại. Ví dụ giả định: "Còn 7 thùng chưa xác định được nguyên nhân. Cơ sở đã đối chiếu toàn bộ phiếu xuất trong tháng và camera khu vực kho; đang đối chiếu tiếp với bản kê của đơn vị vận chuyển, dự kiến báo cáo bổ sung trước ngày…"
Kèm theo đó là biện pháp để lần sau không lặp lại: kiểm kê định kỳ dày hơn, phân quyền ghi sổ, đối chiếu cuối ngày. Người đọc là cán bộ có kinh nghiệm; họ biết số liệu thực tế hiếm khi khớp tuyệt đối. Điều họ đánh giá là bạn có kiểm soát được số liệu của mình hay không, và có trung thực với phần chưa rõ hay không.
Các bước lập phần giải trình số liệu
Có thể áp dụng cho tồn kho, lao động, sản lượng hoặc bất kỳ cặp số liệu nào bị đoàn kiểm tra chỉ ra:
- Chép chính xác hai con số đang so, nguồn của từng con số và thời điểm lấy số, theo biên bản của đoàn.
- Kiểm bốn điều: cùng thời điểm, cùng phạm vi, cùng đơn vị, cùng định nghĩa. Đưa hai con số về cùng chuẩn nếu cần.
- Liệt kê mọi nguyên nhân có thể, rồi tìm chứng từ cho từng nguyên nhân. Nguyên nhân không có chứng từ thì không đưa vào bảng như đã xác định.
- Lập bảng đối chiếu, mỗi dòng một nguyên nhân, cột số lượng, cột chứng từ. Kiểm phép cộng.
- Viết dòng chênh lệch chưa xác định, việc đã rà soát và kế hoạch rà soát tiếp.
- Viết đoạn biện pháp để số liệu không lệch như vậy nữa.
- Đính kèm bản trích các chứng từ, đánh số khớp với cột chứng từ trong bảng.
Nếu chênh lệch lớn, liên quan tới tiền, có dấu hiệu thất thoát do người trong nội bộ, hoặc có khả năng bị coi là hàng không rõ nguồn gốc, hãy cân nhắc nhờ luật sư hoặc kiểm toán viên độc lập xem trước khi gửi.
Hai ví dụ giả định khác: lao động và sản lượng
Ví dụ giả định thứ nhất: một xưởng mộc ở Đồng Nai báo cáo có 25 lao động, đoàn kiểm tra ghi nhận 31 người có mặt trong khu vực xưởng. Bảng đối chiếu có thể đi như sau: 25 người theo danh sách đã báo cáo; cộng 3 người thử việc vào làm trong tháng, có hợp đồng thử việc; cộng 2 thợ của đơn vị thi công điện đang sửa đường dây hôm đó, có hợp đồng thi công và danh sách thợ do đơn vị đó cấp; cộng 1 người thân của chủ xưởng đến giao cơm. Tổng 31. Mỗi dòng có giấy tờ, và câu hỏi còn lại cho xưởng là vì sao 3 người thử việc chưa được cập nhật vào báo cáo, phần này cần nói thẳng và nêu cách khắc phục.
Ví dụ giả định thứ hai: một cơ sở sản xuất nước đá ở Khánh Hòa có giấy phép ghi một mức công suất, nhưng sổ sản xuất cho thấy có những tháng sản lượng cao hơn. Ở đây đối chiếu không chỉ là phép cộng. Cần tách: những tháng nào vượt, vượt bao nhiêu, do đâu (mùa cao điểm, nhận đơn hàng lớn), thiết bị có thay đổi không. Nếu cơ sở thật sự đã vận hành vượt mức được phép, phần giải trình phải nhận điều đó và nêu hướng xử lý, như điều chỉnh giấy phép hoặc giảm sản lượng, chứ không thể dùng bảng đối chiếu để làm con số nhỏ lại. Thủ tục điều chỉnh giấy phép cụ thể thì xem hồ sơ từng loại giấy phép trên GiayPhep.com.
Những câu nên tránh khi giải trình số liệu
Trong phần giải trình số liệu, một số cách viết làm người đọc mất tin ngay lập tức:
- "Do sai sót kỹ thuật" mà không nói sai sót gì, ở khâu nào, ai phát hiện.
- "Số liệu của đoàn chưa chính xác" mà không chỉ ra chỗ chưa chính xác và chứng cứ.
- "Chênh lệch không đáng kể" khi chưa nói chênh bao nhiêu phần trăm và vì sao.
- "Đã điều chỉnh sổ sách cho khớp" mà không nói điều chỉnh dòng nào, căn cứ chứng từ nào, vào ngày nào.
- Những con số làm tròn kiểu "khoảng vài chục thùng" trong bảng đối chiếu. Bảng phải có con số chính xác.
Mỗi câu trên đều có thể viết lại thành một câu cụ thể có chứng từ. Nếu không viết lại được, có nghĩa là bạn chưa biết nguyên nhân, và nên đưa phần đó vào dòng chưa xác định.
Ngược lại, câu tốt thường có ba thành phần: con số chính xác, nguồn của con số, và chứng từ được dẫn bằng số thứ tự. Ví dụ giả định: "40 thùng đã giao cho khách theo hai phiếu xuất ngày…, có biên bản giao nhận khách ký (tài liệu số 2, 3), kế toán kho chưa ghi sổ do nghỉ phép hai ngày cuối tuần."
Câu hỏi thường gặp
Đoàn kiểm tra đếm sai thì có được yêu cầu đếm lại không?
Bạn có thể đề nghị kiểm đếm lại ngay trong buổi làm việc và đề nghị ghi ý kiến vào biên bản. Nếu đoàn đã rời đi, nêu rõ trong văn bản giải trình chỗ bạn cho là sai, kèm chứng cứ, và đề nghị cơ quan xem xét kiểm tra lại.
Có nên điều chỉnh sổ sách ngay sau khi bị phát hiện chênh lệch không?
Điều chỉnh để sổ phản ánh đúng thực tế là cần, nhưng phải làm minh bạch: lập chứng từ điều chỉnh ghi đúng ngày lập, nêu căn cứ, và báo cáo việc điều chỉnh trong văn bản giải trình. Không sửa lùi ngày hay xoá dấu vết bản ghi cũ.
Chênh lệch nhỏ có cần giải trình không?
Nếu đoàn đã ghi vào biên bản hoặc văn bản yêu cầu nêu ra, thì cần trả lời, dù ngắn. Một câu giải thích kèm chứng từ là đủ cho chênh lệch nhỏ. Bỏ qua dễ khiến người đọc nghĩ bạn không kiểm soát được số liệu.
Bảng đối chiếu nên làm bằng phần mềm hay viết tay?
Cách nào cũng được, miễn rõ ràng và cộng đúng. Với nhiều dòng, làm trên bảng tính rồi in ra giúp tránh sai phép cộng. Nên giữ tệp gốc để có thể giải thích công thức nếu được hỏi.
Chênh lệch do nhân viên làm thất thoát thì có phải nêu trong văn bản giải trình không?
Nếu đó là nguyên nhân bạn đã xác định có căn cứ, nên nêu ở mức sự việc và biện pháp, không nêu tên hay kết luận về lỗi cá nhân khi chưa xử lý xong theo quy trình nội bộ. Trường hợp có dấu hiệu hành vi trộm cắp, cân nhắc trình báo cơ quan có thẩm quyền.
Số lao động thực tế khác số đã báo cáo với cơ quan bảo hiểm thì giải trình chung hay riêng?
Nếu đoàn kiểm tra hỏi trong cùng văn bản, trả lời trong mục tương ứng với cùng phương pháp đối chiếu. Phần nghĩa vụ về bảo hiểm xã hội có những quy định riêng, nên đọc thêm hướng dẫn chuyên về lao động và bảo hiểm xã hội trước khi viết.