Khi xảy ra tai nạn lao động, doanh nghiệp phải lo cấp cứu người bị nạn trước tiên, giữ nguyên hiện trường, khai báo cho cơ quan có thẩm quyền theo mức độ tai nạn, rồi phối hợp với đoàn điều tra: cung cấp tài liệu, để người làm chứng trình bày tự do và giải trình trung thực về điều kiện làm việc. Việc giải trình không nhằm chứng minh doanh nghiệp vô can, mà để đoàn xác định đúng nguyên nhân và trách nhiệm của từng bên.
Trình tự khai báo, điều tra tai nạn lao động hiện được quy định chủ yếu trong Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 và các văn bản hướng dẫn. Do bộ máy quản lý lao động và công an được sắp xếp lại năm 2025, tên cơ quan nhận khai báo ở địa phương bạn có thể khác với tài liệu cũ; hãy kiểm tra kênh khai báo hiện hành ngay khi lập quy trình ứng phó, đừng đợi đến lúc có sự cố.
Những việc phải làm ngay trong giờ đầu
Thứ tự dưới đây đặt con người lên trước giấy tờ. Đây cũng là thứ tự mà đoàn điều tra sau này sẽ hỏi lại xem doanh nghiệp đã làm gì, lúc nào.
- Sơ cứu, cấp cứu người bị nạn; gọi 115 hoặc đưa đến cơ sở y tế gần nhất. Ghi lại giờ xảy ra tai nạn và giờ người bị nạn được đưa đi.
- Dừng máy, cắt điện hoặc cô lập nguồn nguy hiểm để không có thêm người bị thương.
- Giữ nguyên hiện trường: không dọn dẹp, không di chuyển máy móc, vật tư, trừ phần bắt buộc để cứu người hoặc ngăn tai nạn tiếp diễn. Nếu phải thay đổi, chụp ảnh, quay video và ghi lại đã thay đổi gì.
- Báo cho gia đình người bị nạn một cách rõ ràng, có người đầu mối liên lạc cố định.
- Khai báo cho cơ quan có thẩm quyền theo mức độ tai nạn (xem mục dưới).
- Ghi lại danh sách người có mặt lúc xảy ra tai nạn và người chứng kiến; đề nghị họ viết lời kể riêng, bằng lời của chính họ, càng sớm càng tốt.
- Thu gom, giữ nguyên tài liệu liên quan: phân công ca, hồ sơ huấn luyện của người bị nạn, nhật ký vận hành máy, hồ sơ kiểm định thiết bị nếu có.
Doanh nghiệp không có quy trình viết sẵn thường làm sai ở bước ba và bước sáu: dọn hiện trường vì muốn sản xuất lại ngay, và để quản lý viết hộ lời kể cho nhân viên. Cả hai việc đều khiến đoàn điều tra nghi ngờ toàn bộ thông tin doanh nghiệp đưa ra.
Khai báo cho ai và ai điều tra
Luật phân cấp việc điều tra theo mức độ nghiêm trọng. Bảng dưới là nguyên lý chung; mức độ cụ thể và cơ quan tiếp nhận theo văn bản hiện hành tại thời điểm xảy ra tai nạn.
| Mức độ tai nạn | Ai điều tra (nguyên lý) | Doanh nghiệp cần làm |
|---|---|---|
| Làm bị thương nhẹ, hoặc nặng một người | Đoàn điều tra tai nạn lao động cấp cơ sở do chính người sử dụng lao động thành lập | Thành lập đoàn đúng thành phần, tổ chức điều tra, lập biên bản, công bố, lưu hồ sơ và báo cáo theo quy định |
| Làm chết người, hoặc bị thương nặng từ hai người trở lên | Đoàn điều tra do cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh thành lập; công an tham gia hoặc xem xét dấu hiệu tội phạm | Khai báo ngay bằng cách nhanh nhất, giữ hiện trường, phối hợp cung cấp tài liệu và người làm chứng |
| Tai nạn với người làm việc không theo hợp đồng lao động | Theo quy định riêng, thường liên quan chính quyền cấp xã | Báo chính quyền nơi xảy ra tai nạn và hỗ trợ người bị nạn |
| Tai nạn trên đường đi làm, đi công tác | Được xem xét là tai nạn lao động trong những điều kiện luật định | Thu thập xác nhận của cơ quan chức năng nơi xảy ra tai nạn, giấy tờ chứng minh tuyến đường, thời gian hợp lý |
Doanh nghiệp tự điều tra cấp cơ sở không có nghĩa là được làm qua loa. Biên bản điều tra cấp cơ sở là căn cứ để người lao động hưởng chế độ từ quỹ bảo hiểm tai nạn lao động, và có thể bị cơ quan quản lý xem lại khi có khiếu nại. Thành phần đoàn phải đúng quy định, kể cả đại diện tổ chức đại diện người lao động nếu doanh nghiệp có.
Tài liệu đoàn điều tra thường yêu cầu
Đoàn điều tra muốn trả lời ba câu: chuyện gì xảy ra, vì sao xảy ra, và ai có trách nhiệm ở khâu nào. Tài liệu doanh nghiệp được hỏi xoay quanh ba câu đó:
- Hợp đồng lao động, quyết định phân công công việc của người bị nạn tại thời điểm xảy ra tai nạn.
- Hồ sơ huấn luyện an toàn của người bị nạn: đã học nhóm nào, khi nào, có kiểm tra đạt không.
- Quy trình làm việc an toàn, hướng dẫn vận hành máy móc tại vị trí xảy ra tai nạn.
- Hồ sơ kiểm định thiết bị nếu máy thuộc loại có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn.
- Biên bản cấp phát phương tiện bảo vệ cá nhân và thực tế sử dụng.
- Bảng phân ca, chấm công ngày xảy ra tai nạn, để biết người bị nạn đã làm liên tục bao lâu.
- Lời kể của người chứng kiến, người quản lý trực tiếp.
- Hồ sơ y tế ban đầu, giấy chuyển viện.
Nên giao bản sao kèm danh mục và nhận lại xác nhận đã giao. Nếu tài liệu nào không có, ví dụ người bị nạn mới vào làm vài ngày và chưa được huấn luyện, hãy nói thẳng điều đó. Đoàn sẽ tự phát hiện, và một doanh nghiệp che giấu sẽ bị đánh giá nặng hơn một doanh nghiệp thừa nhận.
Viết phần giải trình của doanh nghiệp
Kể sự việc theo trình tự thời gian. Bắt đầu từ việc phân công, đến diễn biến, thời điểm xảy ra, các việc đã làm sau tai nạn. Ghi rõ nguồn của từng thông tin: theo lời ai kể, theo tài liệu nào.
Mô tả điều kiện làm việc như thực tế. Máy móc, mặt bằng, ánh sáng, quy trình, người giám sát. Không tô đẹp. Nếu vị trí đó từng có sự cố nhỏ trước đây, nên nêu, vì đoàn có thể biết qua lời người lao động khác.
Không đổ lỗi cho người bị nạn khi chưa có kết luận. Câu như "người lao động tự ý làm sai quy trình" đặt trong bản giải trình đầu tiên thường gây phản cảm và dễ bị phản bác. Nếu có dấu hiệu người lao động vi phạm quy trình, hãy trình bày bằng sự kiện: quy trình quy định gì, người lao động đã được hướng dẫn khi nào, thực tế đã làm khác ở điểm nào. Kết luận về lỗi là việc của đoàn điều tra.
Nêu ngay các biện pháp đã áp dụng. Tạm dừng vị trí, rà soát máy cùng loại, huấn luyện lại, bổ sung che chắn. Biện pháp cụ thể cho thấy doanh nghiệp coi trọng việc phòng ngừa.
Thống nhất giữa các tài liệu. Lời giải trình của giám đốc, quản đốc và hồ sơ phải khớp nhau. Nếu có chỗ chưa rõ, ghi là chưa xác định được, đừng mỗi người tự đưa một phiên bản.
Trách nhiệm với người bị nạn không chờ kết luận lỗi
Một điểm doanh nghiệp hay hiểu sai: nghĩ rằng chỉ khi được kết luận có lỗi thì mới phải lo cho người bị nạn. Theo nguyên lý của Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015, người sử dụng lao động có trách nhiệm sơ cứu, cấp cứu, thanh toán phần chi phí y tế theo quy định, trả đủ tiền lương cho người lao động trong thời gian điều trị, và bồi thường hoặc trợ cấp tuỳ theo việc tai nạn có do lỗi của người lao động hay không. Nghĩa là kể cả khi lỗi thuộc về người lao động, doanh nghiệp vẫn có nghĩa vụ trợ cấp ở một mức nhất định.
Các mức cụ thể phụ thuộc mức suy giảm khả năng lao động và văn bản hướng dẫn hiện hành, nên bạn cần đối chiếu khi tính. Song song, người lao động được hưởng chế độ từ quỹ bảo hiểm tai nạn lao động nếu đủ điều kiện, và doanh nghiệp là bên lập, nộp hồ sơ cho phần lớn thủ tục này. Chậm lập hồ sơ là một nguồn khiếu nại rất phổ biến.
Trong văn bản giải trình gửi đoàn điều tra, nên có một đoạn nêu doanh nghiệp đã thực hiện những gì cho người bị nạn và gia đình: đã chi bao nhiêu cho viện phí, đã tạm ứng lương, đã nộp hồ sơ nào. Đây không phải để lấy lòng đoàn, mà là phần trách nhiệm luật định cần được ghi nhận.
Biên bản điều tra và khi nào cần luật sư
Kết thúc điều tra, đoàn lập biên bản điều tra tai nạn lao động, thường được công bố tại cuộc họp có mặt các bên liên quan. Biên bản nêu diễn biến, nguyên nhân, kết luận về tính chất tai nạn, người có lỗi và biện pháp phòng ngừa. Doanh nghiệp cần đọc kỹ từng phần, đối chiếu với tài liệu đã cung cấp, và có ý kiến bằng văn bản nếu thấy kết luận chưa đúng với sự việc. Biên bản này ảnh hưởng tới chế độ của người lao động, trách nhiệm của doanh nghiệp và có thể là căn cứ để xử phạt.
Khi tai nạn làm chết người hoặc gây thương tích nặng cho nhiều người, công an có thể xem xét dấu hiệu của tội vi phạm quy định về an toàn lao động theo Bộ luật Hình sự. Ở tình huống này, doanh nghiệp và những người quản lý liên quan nên có luật sư ngay từ đầu, kể cả trước khi viết bản giải trình đầu tiên. Bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để được định hướng bước đầu, rồi tìm luật sư lao động hoặc hình sự đồng hành trực tiếp.
Luật sư lúc này không làm thay đổi sự thật, mà giúp những người liên quan hiểu quyền của mình khi làm việc với cơ quan điều tra, tránh tự nhận những nội dung chưa được xác minh, đồng thời bảo đảm doanh nghiệp hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ với người bị nạn.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ chỉ có vài người thì có phải thành lập đoàn điều tra cấp cơ sở không?
Với tai nạn thuộc mức do người sử dụng lao động tự điều tra, doanh nghiệp vẫn phải tổ chức điều tra và lập biên bản theo quy định, dù quy mô nhỏ. Thành phần đoàn được quy định theo khả năng của từng cơ sở, và biên bản là căn cứ để người lao động hưởng chế độ bảo hiểm.
Người lao động bị tai nạn trên đường đi làm có phải khai báo như tai nạn lao động không?
Tai nạn trên tuyến đường đi và về giữa nơi ở và nơi làm việc trong khoảng thời gian và tuyến đường hợp lý có thể được xem là tai nạn lao động theo điều kiện luật định. Doanh nghiệp cần phối hợp thu thập xác nhận của cơ quan chức năng nơi xảy ra tai nạn và giấy tờ liên quan để lập hồ sơ.
Đã dọn hiện trường vì phải cứu người thì giải trình thế nào?
Nêu rõ đã thay đổi những gì, vì lý do gì, ai làm, lúc nào, và cung cấp ảnh, video chụp trước hoặc trong lúc thay đổi nếu có. Việc thay đổi để cứu người hoặc ngăn tai nạn tiếp diễn là chính đáng; điều cần tránh là thay đổi không ghi lại hoặc thay đổi để che giấu.
Người bị nạn là lao động thời vụ không có hợp đồng thì doanh nghiệp có phải chịu trách nhiệm không?
Nếu thực tế có quan hệ làm việc có trả công và chịu sự quản lý của doanh nghiệp, cơ quan điều tra thường xem xét như quan hệ lao động. Việc không ký hợp đồng không làm mất trách nhiệm với người bị nạn, mà còn phát sinh thêm câu hỏi về hồ sơ lao động và bảo hiểm.
Có được yêu cầu nhân viên ký bản tường trình do công ty soạn sẵn không?
Không nên. Lời kể của người chứng kiến cần do chính họ viết hoặc trình bày. Bản soạn sẵn dễ bị đoàn điều tra phát hiện và làm giảm độ tin cậy của mọi tài liệu doanh nghiệp đưa ra. Doanh nghiệp chỉ nên hướng dẫn họ viết rõ thời gian, địa điểm và điều họ trực tiếp thấy.
Không đồng ý với kết luận trong biên bản điều tra thì làm gì?
Ghi ý kiến không đồng ý bằng văn bản kèm căn cứ ngay khi biên bản được công bố. Sau đó, doanh nghiệp có thể đề nghị xem xét lại theo trình tự luật định hoặc khiếu nại. Thời hạn và cơ quan có thẩm quyền xem xét cần đối chiếu văn bản hiện hành, nên trao đổi với luật sư nếu kết luận ảnh hưởng lớn.