Văn bản giải trình dùng khi một cơ quan hoặc người có thẩm quyền yêu cầu bạn làm rõ một việc có liên quan đến trách nhiệm của bạn: bạn trình bày sự việc, nguyên nhân, chứng cứ và quan điểm của mình. Bản tường trình chỉ kể lại diễn biến một sự việc mà người viết chứng kiến hoặc tham gia. Công văn phúc đáp là văn bản hành chính trả lời một công văn, nhiều khi chỉ để cung cấp thông tin. Còn bản cam kết là lời hứa sẽ làm hoặc không làm một việc, thường đi kèm chứ không thay được ba loại trên.
Nhiều chủ cửa hàng và kế toán kiêm nhiệm gọi lẫn bốn loại này, rồi gửi đi một tờ giấy "nửa nọ nửa kia": kể lể dài mà không trả lời câu được hỏi, hoặc hứa khắc phục mà không nói việc gì đã xảy ra. Bài này giúp bạn nhìn vào văn bản mình nhận được và biết người hỏi đang cần loại nào, để ngay từ đầu viết đúng thể loại.
Bốn loại văn bản hay bị gọi lẫn
Bảng dưới đặt bốn loại cạnh nhau theo câu hỏi mà mỗi loại trả lời. Tên gọi trên văn bản yêu cầu đôi khi không chuẩn, nên hãy nhìn vào nội dung được hỏi hơn là chữ ghi ở tiêu đề.
| Loại | Trả lời câu hỏi gì | Ai thường viết | Trọng tâm nội dung |
|---|---|---|---|
| Văn bản giải trình | Vì sao có việc này, bạn có sai không, sai đến đâu | Tổ chức hoặc cá nhân bị yêu cầu làm rõ | Sự việc, nguyên nhân, chứng cứ, quan điểm, biện pháp khắc phục |
| Bản tường trình | Chuyện gì đã xảy ra, theo thứ tự nào | Cá nhân chứng kiến hoặc tham gia | Thời gian, địa điểm, người có mặt, diễn biến |
| Công văn phúc đáp | Thông tin cơ quan cần là gì | Tổ chức, qua bộ phận văn thư | Số liệu, tài liệu, xác nhận theo yêu cầu |
| Bản cam kết | Từ nay bạn sẽ làm gì, khi nào xong | Tổ chức hoặc cá nhân | Việc cụ thể, mốc thời gian, người chịu trách nhiệm |
Một bộ hồ sơ gửi đi có thể gồm nhiều loại: công văn phúc đáp làm bìa, văn bản giải trình là phần chính, bản tường trình của nhân viên trực ca làm tài liệu kèm, bản cam kết ở cuối. Điều cần tránh là trộn chúng vào cùng một mạch văn khiến người đọc không biết đâu là sự việc, đâu là lập luận, đâu là lời hứa.
Văn bản giải trình: khi nào đúng là nó
Dấu hiệu rõ nhất là văn bản bạn nhận được dùng các chữ "đề nghị giải trình", "yêu cầu làm rõ", "báo cáo giải trình", hoặc biên bản ghi "tổ chức, cá nhân có quyền giải trình". Đằng sau những chữ đó là một câu hỏi về trách nhiệm: cơ quan đã thấy một điểm có vẻ chưa đúng và muốn nghe phía bạn trước khi kết luận hoặc ra quyết định. Trong xử phạt vi phạm hành chính, Luật Xử lý vi phạm hành chính cho người vi phạm quyền giải trình trong một số trường hợp; khi đó văn bản giải trình là tiếng nói chính thức của bạn trong hồ sơ.
Vì là tiếng nói chính thức nên văn bản giải trình có lập luận. Bạn không chỉ kể chuyện mà còn nói mình đồng ý điểm nào, không đồng ý điểm nào, dựa vào chứng cứ gì. Phần nhận sai, nếu có, cũng phải nằm ở đây, kèm nguyên nhân và việc đã sửa. Người đọc là cán bộ thụ lý, họ sẽ đặt văn bản của bạn cạnh biên bản, cạnh tài liệu thu thập được và so từng ý.
Ví dụ giả định: một quán cà phê ở Đà Nẵng nhận văn bản đề nghị giải trình vì khách phản ánh quán dùng loa ngoài trời quá giờ. Văn bản giải trình của quán cần trả lời: quán có dùng loa ngoài trời không, vào những giờ nào, ai bật, quán đã làm gì sau phản ánh. Kể lại cả buổi tối hôm đó theo từng phút là việc của bản tường trình do nhân viên trực ca viết, đính kèm phía sau.
Bản tường trình: kể diễn biến, không lập luận
Bản tường trình là lời kể của một người về một sự việc cụ thể mà người đó biết trực tiếp. Giá trị của nó nằm ở độ chính xác: giờ nào, ở đâu, ai có mặt, ai nói gì, làm gì, theo đúng thứ tự. Người viết tường trình không cần, và không nên, kết luận ai đúng ai sai; phần đó để người có trách nhiệm cân nhắc sau khi đọc nhiều lời kể và đối chiếu chứng cứ.
Trong hồ sơ của một doanh nghiệp, bản tường trình thường do người lao động viết rồi doanh nghiệp đính kèm vào văn bản giải trình của mình. Ví dụ giả định: một xe giao hàng của công ty gây hư hỏng hàng rào nhà dân, cơ quan có thẩm quyền yêu cầu công ty giải trình. Tài xế viết bản tường trình về chuyến xe; công ty viết văn bản giải trình nêu quan điểm về trách nhiệm, việc bồi thường, việc chấn chỉnh quy trình. Hai văn bản khác người ký, khác giọng, khác mục đích.
Khi bản thân bạn là người lao động được nơi làm việc yêu cầu viết tường trình, có những điều cần cân nhắc riêng về quyền của mình. Phần đó thuộc một chuyên mục khác của trang; ở đây chỉ cần nhớ ranh giới: tường trình kể việc, giải trình kể việc rồi lập luận về trách nhiệm.
Công văn phúc đáp: khi cơ quan chỉ cần thông tin
Không phải văn bản nào của cơ quan nhà nước gửi tới cũng là yêu cầu giải trình. Rất nhiều công văn chỉ đề nghị cung cấp thông tin: danh sách lao động đang làm việc, số lượng sản phẩm đã bán ra trong một khoảng thời gian, bản sao giấy phép, xác nhận một giao dịch có thật hay không. Khi đó bạn trả lời bằng công văn phúc đáp: dẫn số và ngày của công văn đã nhận, liệt kê thông tin được hỏi, đính kèm tài liệu, ký và gửi.
Sai lầm hay gặp là biến công văn phúc đáp thành một bài giải trình không ai yêu cầu. Cơ quan hỏi danh sách nhân viên, doanh nghiệp gửi kèm ba trang biện hộ về chuyện trả lương đúng hạn. Đoạn biện hộ đó có thể khiến người đọc chú ý đúng vào điều mà trước đó họ chưa nghĩ tới. Trả lời đúng phạm vi câu hỏi là phép lịch sự hành chính và cũng là cách giữ hồ sơ của bạn gọn gàng.
Ngược lại, nếu công văn có câu "đề nghị cung cấp thông tin và giải trình về…", tức là có hai yêu cầu. Phần thông tin trả lời ngắn gọn bằng số liệu; phần giải trình viết thành mục riêng với lập luận và chứng cứ. Thể thức công văn của tổ chức thì theo quy định về công tác văn thư hiện hành và quy chế nội bộ của đơn vị bạn.
Bản cam kết khắc phục: đi kèm, không thay thế
Cam kết chỉ có nghĩa khi đã nói rõ việc gì sai. Một tờ "cam kết không tái phạm" gửi đi mà không có phần giải trình làm cơ quan phải tự đoán bạn nhận sai điều gì. Người thụ lý thường sẽ hỏi lại, và bạn mất thêm một vòng thư từ.
Cam kết phải đo được. Viết "sẽ chấn chỉnh" không ai kiểm được. Viết "trước ngày… sẽ lắp xong bộ hẹn giờ cho loa ngoài trời và gửi ảnh chụp cho cơ quan" thì cả hai bên biết lúc nào là xong. Bố cục cụ thể của một bản cam kết như vậy có bài riêng trong chuyên mục này.
Cam kết là văn bản ràng buộc chính bạn. Những gì đã hứa bằng văn bản sẽ được đối chiếu ở lần kiểm tra sau. Đừng hứa mốc thời gian mà bạn biết mình không làm kịp chỉ để văn bản trông thiện chí.
Không phải lúc nào cũng cần cam kết. Nếu bạn giải trình rằng mình không vi phạm và có chứng cứ cho điều đó, kèm một bản cam kết khắc phục là tự mâu thuẫn. Trường hợp chỉ đúng một phần thì cam kết khắc phục đúng phần đó, nói rõ phạm vi.
Đọc văn bản yêu cầu để biết người hỏi cần loại nào
Trước khi đặt bút, hãy đọc văn bản mình nhận được theo trình tự dưới đây. Mất mười lăm phút nhưng tránh được việc viết sai thể loại và phải làm lại.
- Gạch chân động từ chính: "cung cấp", "báo cáo", "giải trình", "làm rõ", "tường trình", "cam kết". Mỗi động từ là một yêu cầu riêng cần được đáp.
- Ghi lại cơ quan gửi, số và ngày văn bản, căn cứ mà văn bản viện dẫn. Đây sẽ là dòng đầu tiên trong văn bản trả lời của bạn.
- Xác định văn bản hỏi tổ chức hay hỏi cá nhân. Hỏi công ty thì công ty trả lời và người đại diện ký; hỏi một nhân viên cụ thể thì người đó trả lời.
- Tìm hạn trả lời và hình thức gửi. Nếu văn bản không ghi hạn, vẫn nên trả lời sớm và giữ bằng chứng ngày gửi.
- Liệt kê từng câu hỏi thành danh sách đánh số. Danh sách này quyết định bố cục văn bản của bạn: mỗi câu hỏi một mục, đúng thứ tự.
- Đánh dấu câu nào cần số liệu, câu nào cần lập luận, câu nào cần lời kể của người trực tiếp. Từ đó biết phải gom thêm tường trình của ai, tài liệu gì.
Nếu đọc xong vẫn không rõ cơ quan cần gì, bạn có thể liên hệ người được ghi tên trong văn bản để hỏi lại phạm vi. Hỏi để trả lời đúng là việc bình thường, không làm bạn yếu thế.
Một bộ hồ sơ trả lời thường gồm những gì
Khi việc bị hỏi có nhiều người liên quan và nhiều chứng từ, hồ sơ gửi đi nên được sắp theo thứ tự để người đọc lần theo dễ dàng:
- Văn bản giải trình hoặc công văn phúc đáp của tổ chức, có người đại diện ký, là phần chính đặt trên cùng.
- Danh mục tài liệu kèm theo, đánh số khớp với số được dẫn trong thân văn bản.
- Các bản tường trình của người trực tiếp liên quan, mỗi người ký bản của mình, không viết hộ.
- Chứng từ, hợp đồng, ảnh chụp, bản in dữ liệu, sắp theo thứ tự xuất hiện trong văn bản.
- Bản cam kết hoặc kế hoạch khắc phục nếu có phần nhận sai.
- Bản sao văn bản yêu cầu của cơ quan, để hồ sơ tự đứng được khi chuyển qua nhiều người xem.
Khi việc bị hỏi liên quan đến số tiền lớn, có nguy cơ bị đình chỉ hoặc thu hồi giấy phép, hoặc cơ quan hỏi có dấu hiệu chuyển sang hướng hình sự, đừng tự soạn một mình. Hãy nhờ luật sư hoặc người làm nghề đọc trước khi gửi; bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để biết mình đang ở đâu trong thủ tục.
Câu hỏi thường gặp
Văn bản giải trình có bắt buộc phải theo một mẫu cố định không?
Thông thường không có một mẫu chung bắt buộc cho mọi trường hợp giải trình. Một số thủ tục có biểu mẫu riêng ban hành kèm văn bản hướng dẫn; khi đó bạn dùng đúng biểu mẫu. Nếu không có, hãy viết theo thể thức văn bản thông thường của tổ chức và bám từng câu hỏi của cơ quan.
Cơ quan yêu cầu tường trình nhưng nội dung lại hỏi về trách nhiệm thì viết theo loại nào?
Hãy trả lời theo nội dung được hỏi. Bạn có thể giữ tên gọi mà cơ quan dùng ở tiêu đề, nhưng trong thân bài vẫn tách phần kể diễn biến và phần trình bày quan điểm về trách nhiệm, để người đọc thấy rõ đâu là sự việc, đâu là lập luận.
Có thể gộp giải trình và cam kết vào một văn bản không?
Được, miễn là tách thành mục riêng ở cuối, có tiêu đề rõ. Phần cam kết nên ghi việc cụ thể, mốc thời gian và người chịu trách nhiệm. Gộp chung trong một mạch văn dễ khiến lời hứa bị hiểu là lời nhận toàn bộ lỗi.
Hộ kinh doanh không có con dấu thì gửi văn bản giải trình thế nào?
Hộ kinh doanh gửi văn bản do chủ hộ ký, ghi rõ họ tên, tên hộ kinh doanh và thông tin đăng ký. Không có con dấu không làm văn bản mất giá trị; điều quan trọng là đúng người có trách nhiệm ký và nội dung trả lời đủ ý.
Nhân viên viết tường trình có cần doanh nghiệp duyệt nội dung trước không?
Doanh nghiệp có thể đọc để sắp hồ sơ, nhưng không nên sửa lời kể của nhân viên. Bản tường trình có giá trị vì đó là lời của người trực tiếp biết việc. Nếu thấy nội dung chưa rõ, hãy đề nghị nhân viên tự bổ sung và ký lại.
Trả lời bằng tin nhắn hoặc email có được coi là văn bản giải trình không?
Tuỳ cơ quan và thủ tục. Nếu văn bản yêu cầu nêu hình thức gửi, hãy làm đúng hình thức đó. Khi không chắc, gửi văn bản có chữ ký qua đường chính thức và chỉ dùng tin nhắn để báo đã gửi, kèm cách tra cứu.