Khi đoàn kiểm tra phát hiện người nước ngoài đang làm việc tại doanh nghiệp mà chưa có giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp, doanh nghiệp cần trình bày trung thực người đó là ai, đến Việt Nam với mục đích gì, làm việc từ khi nào, hồ sơ cấp phép đang ở bước nào; đồng thời dừng ngay việc để người đó làm việc cho tới khi đủ điều kiện. Cả doanh nghiệp lẫn người nước ngoài đều có thể bị xử lý, và người nước ngoài còn có thể bị áp dụng hình thức trục xuất, nên đây là tình huống cần xử lý thận trọng ngay từ buổi làm việc đầu tiên.
Bài viết không bàn chuyện xin giấy phép lao động như thế nào hay ai được miễn, vì đó là phần của các bài chuyên về giấy phép. Ở đây chỉ tập trung vào lúc bị hỏi: giải thích tình huống, tài liệu cần đưa, những điều nên tránh, và việc phải làm sau buổi kiểm tra. Thẩm quyền về lao động nước ngoài đã được sắp xếp lại trong năm 2025, nên hãy đối chiếu cơ quan có thẩm quyền ghi trên văn bản bạn nhận.
Vì sao tình huống này xảy ra ở cả doanh nghiệp làm ăn đàng hoàng
Đang chờ cấp phép nhưng đã bắt đầu làm. Phổ biến nhất. Dự án cần người gấp, hồ sơ đã nộp, người nước ngoài đã sang và bắt đầu làm việc trong lúc chờ kết quả. Về nguyên tắc, nộp hồ sơ chưa phải là được phép làm việc.
Sang hỗ trợ ngắn ngày. Kỹ sư của đối tác hoặc công ty mẹ sang lắp đặt, chuyển giao, đào tạo vài tuần. Có những trường hợp thuộc diện không phải cấp giấy phép nhưng vẫn phải làm thủ tục xác nhận hoặc báo cáo theo quy định; bỏ qua bước này là chỗ hay bị hỏi.
Giấy phép đã hết hạn hoặc không còn đúng vị trí. Người nước ngoài được cấp phép cho một vị trí, sau đó chuyển sang làm vị trí khác, hoặc giấy phép hết hạn khi thủ tục gia hạn chưa xong.
Thành viên góp vốn, người quản lý kiêm việc. Chủ sở hữu, thành viên góp vốn người nước ngoài có thể thuộc diện riêng tuỳ điều kiện, nhưng khi họ đồng thời trực tiếp làm một công việc khác trong doanh nghiệp thì câu hỏi trở nên phức tạp.
Đến bằng thị thực khác mục đích. Người nước ngoài nhập cảnh bằng thị thực du lịch hay thương mại rồi làm việc thực tế. Ngoài câu chuyện giấy phép lao động còn có vấn đề về mục đích nhập cảnh, thuộc thẩm quyền của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.
Hệ quả cho hai phía và vì sao cần thận trọng
Với người sử dụng lao động, việc sử dụng người nước ngoài làm việc không có giấy phép lao động hoặc không có xác nhận không thuộc diện cấp là hành vi có thể bị xử phạt vi phạm hành chính, mức phạt thường tăng theo số người vi phạm. Doanh nghiệp cũng có thể gặp khó khăn hơn khi nộp hồ sơ cấp phép cho người nước ngoài sau đó. Mức phạt cụ thể phụ thuộc văn bản hiện hành tại thời điểm vi phạm, nên bài viết không nêu con số.
Với người nước ngoài, ngoài việc bị xử phạt, có thể bị áp dụng hình thức trục xuất. Điều này ảnh hưởng tới việc nhập cảnh trở lại Việt Nam và cả kế hoạch dự án của doanh nghiệp. Vì vậy, quyền lợi của người nước ngoài và doanh nghiệp không hoàn toàn trùng nhau trong tình huống này: người nước ngoài có thể cần tư vấn riêng, và doanh nghiệp không nên quyết định thay họ cách trình bày.
Khi người nước ngoài là nhân sự chủ chốt, hoặc nhiều người cùng vướng, hoặc có dấu hiệu sai mục đích thị thực, doanh nghiệp nên có luật sư ngay từ đầu. Bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để được định hướng bước đầu, rồi làm việc với luật sư chuyên về lao động nước ngoài và xuất nhập cảnh.
Trong buổi làm việc: ai trả lời và cần lưu ý gì
Người đại diện doanh nghiệp nên là người nắm rõ hồ sơ nhân sự nước ngoài, thường là người phụ trách nhân sự hoặc người quản lý trực tiếp của người nước ngoài, kèm giấy uỷ quyền nếu không phải người đại diện theo pháp luật. Người nước ngoài có quyền có người phiên dịch nếu không thông thạo tiếng Việt; doanh nghiệp nên đề nghị bố trí phiên dịch độc lập hoặc ghi rõ ai là người phiên dịch trong biên bản, vì lời phiên dịch sai có thể làm sai lệch nội dung.
Trả lời đúng câu hỏi: người này đang làm công việc gì, từ khi nào, theo thoả thuận nào, ai trả lương. Không nên mô tả công việc khác đi để rơi vào diện không phải cấp giấy phép, ví dụ gọi một người đang làm giám đốc kỹ thuật toàn thời gian là "khách đến tham quan". Mô tả không đúng sẽ mâu thuẫn với email, hợp đồng, lịch làm việc mà đoàn có thể yêu cầu, và biến một vi phạm thủ tục thành vấn đề trung thực.
Đọc kỹ biên bản trước khi ký. Biên bản có thể được lập bằng tiếng Việt; người nước ngoài cần được dịch lại nội dung trước khi ký phần của mình. Nếu có điểm chưa đúng, ghi ý kiến vào biên bản. Xin bản sao biên bản để làm căn cứ cho văn bản giải trình sau đó.
Hồ sơ cần đối chiếu cho từng tình huống
Tài liệu nào quan trọng phụ thuộc vào lý do người nước ngoài chưa có giấy phép. Bảng dưới gợi ý tài liệu chính cho từng tình huống:
| Tình huống | Tài liệu nên chuẩn bị | Điểm cần trình bày |
|---|---|---|
| Đang chờ cấp phép | Biên nhận nộp hồ sơ, văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng (nếu đã có), lịch trình nhập cảnh | Thời điểm bắt đầu làm so với thời điểm nộp hồ sơ; đã dừng làm việc chưa |
| Hỗ trợ ngắn ngày, thuộc diện không cấp phép | Thư cử của công ty gửi, hợp đồng với đối tác, kế hoạch công việc, giấy tờ xác nhận hoặc báo cáo đã làm (nếu có) | Vì sao thuộc diện, đã làm thủ tục xác nhận chưa |
| Giấy phép hết hạn, đổi vị trí | Giấy phép cũ, hồ sơ gia hạn hoặc cấp lại đã nộp, quyết định điều chuyển vị trí | Khoảng thời gian bị hở và nguyên nhân |
| Thành viên góp vốn, người quản lý | Giấy tờ về tư cách thành viên, vốn góp, điều lệ, quyết định bổ nhiệm | Công việc thực tế người đó làm hằng ngày |
| Thị thực khác mục đích | Hộ chiếu, thị thực, giấy tờ nhập cảnh | Trình bày trung thực, chuẩn bị làm việc với cơ quan xuất nhập cảnh |
Mỗi tình huống có hướng xử lý khác nhau ở các bài về giấy phép lao động. Ở bước giải trình, việc của bạn là trình bày đúng tình huống và đưa đúng tài liệu, không gộp mọi trường hợp vào một lời giải thích chung.
Viết văn bản giải trình và việc làm ngay sau buổi kiểm tra
Sau buổi làm việc, doanh nghiệp thường được yêu cầu giải trình bằng văn bản. Trình tự gợi ý:
- Tạm dừng việc để người nước ngoài làm công việc thuộc diện phải có giấy phép cho tới khi đủ điều kiện; thông báo nội bộ để các bộ phận không giao việc.
- Trong văn bản, nêu thông tin người nước ngoài, mục đích đến Việt Nam, công việc thực tế, thời gian đã làm, tình trạng hồ sơ cấp phép.
- Nêu nguyên nhân cụ thể dẫn đến việc làm việc khi chưa có giấy phép, kèm tài liệu.
- Nêu biện pháp đã làm: dừng làm việc, hoàn thiện hồ sơ, rà soát toàn bộ người nước ngoài khác đang làm tại doanh nghiệp.
- Lập kế hoạch kiểm soát: một người phụ trách theo dõi thời hạn giấy phép, thị thực, thẻ tạm trú của từng người; quy trình không cho bắt đầu làm việc khi chưa có giấy tờ.
- Ký bởi người đại diện theo pháp luật, gửi kèm danh mục tài liệu, giữ bằng chứng đã gửi.
- Theo dõi quyết định xử lý (nếu có), thực hiện đúng hạn, và nếu không đồng ý thì tìm hiểu kênh khiếu nại theo quy định.
Bước rà soát toàn bộ người nước ngoài khác rất đáng làm. Đoàn kiểm tra thường chỉ phát hiện một hai trường hợp, nhưng nếu doanh nghiệp còn người khác cùng tình trạng mà để lần kiểm tra sau mới lộ, việc giải trình sẽ khó hơn nhiều.
Bảng theo dõi người nước ngoài: các cột nên có
Sau một lần bị phát hiện, cách phòng ngừa hiệu quả nhất là một bảng theo dõi đơn giản do một người chịu trách nhiệm cập nhật. Bảng nên có ít nhất các thông tin sau cho từng người:
- Họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu và ngày hết hạn hộ chiếu.
- Loại thị thực hoặc thẻ tạm trú, ngày hết hạn, mục đích ghi trên thị thực.
- Vị trí công việc thực tế và vị trí ghi trên giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận.
- Số, ngày cấp, ngày hết hạn của giấy phép lao động; hoặc căn cứ không thuộc diện cấp và giấy tờ kèm theo.
- Ngày bắt đầu làm việc thực tế, nơi làm việc (trụ sở, chi nhánh, công trường ở tỉnh khác).
- Mốc cần bắt đầu làm hồ sơ gia hạn hoặc cấp lại, tính lùi đủ sớm so với ngày hết hạn.
- Các nghĩa vụ báo cáo định kỳ liên quan đến lao động nước ngoài và ngày đã nộp.
- Người phụ trách trực tiếp ở bộ phận chuyên môn, để biết khi người nước ngoài được giao thêm việc khác vị trí đã cấp phép.
Dòng cuối thường bị bỏ qua. Nhiều trường hợp vi phạm không đến từ phòng nhân sự mà từ bộ phận chuyên môn giao thêm việc mới cho chuyên gia nước ngoài, khiến công việc thực tế không còn đúng với giấy phép. Một quy trình đơn giản là mọi thay đổi vị trí của người nước ngoài phải báo cho người giữ bảng trước khi áp dụng.
Người nước ngoài nên biết gì về quyền của mình
Nếu bạn là người nước ngoài được hỏi, bạn có quyền được biết mình đang làm việc với cơ quan nào, được phiên dịch, được đọc hoặc nghe dịch lại biên bản trước khi ký, và được ghi ý kiến của mình. Bạn nên trả lời đúng sự thật về công việc và thời gian làm việc. Nếu lo ngại về hậu quả đối với tình trạng cư trú, bạn có thể đề nghị có luật sư hoặc liên hệ cơ quan đại diện của nước mình để được hỗ trợ.
Doanh nghiệp tuyển dụng có trách nhiệm làm thủ tục giấy phép lao động cho bạn; tuy vậy, người trực tiếp chịu hệ quả như trục xuất là bạn. Vì vậy, trước khi bắt đầu làm việc tại Việt Nam, nên hỏi rõ doanh nghiệp tình trạng giấy phép và thị thực của mình, giữ bản sao các giấy tờ, và không bắt đầu công việc thực tế chỉ dựa trên lời hứa "giấy tờ đang làm".
Câu hỏi thường gặp
Đã nộp hồ sơ xin giấy phép lao động thì người nước ngoài có được làm việc trong lúc chờ không?
Về nguyên tắc, nộp hồ sơ chưa phải là được phép làm việc. Người nước ngoài thuộc diện phải có giấy phép cần chờ được cấp rồi mới bắt đầu làm. Doanh nghiệp nên lập kế hoạch nhân sự sớm để tính thời gian xử lý hồ sơ vào tiến độ dự án.
Kỹ sư sang lắp đặt máy vài tuần có cần giấy phép lao động không?
Một số trường hợp vào Việt Nam làm việc ngắn hạn có thể thuộc diện không phải cấp giấy phép, nhưng điều kiện cụ thể và thủ tục xác nhận hoặc báo cáo kèm theo phải đối chiếu quy định hiện hành. Không nên tự suy diễn là được miễn hoàn toàn rồi bỏ qua mọi thủ tục.
Doanh nghiệp có thể nộp phạt thay cho người nước ngoài không?
Quyết định xử phạt được ban hành cho từng đối tượng vi phạm. Việc doanh nghiệp hỗ trợ tiền là thoả thuận giữa hai bên, nhưng không làm thay đổi người bị xử phạt hay các hình thức xử lý bổ sung như trục xuất. Nên tách bạch phần trách nhiệm của doanh nghiệp và phần của người nước ngoài.
Người nước ngoài bị trục xuất thì doanh nghiệp có xin cấp phép lại cho người đó được không?
Việc nhập cảnh trở lại phụ thuộc quyết định trục xuất và quy định về xuất nhập cảnh, thường có thời hạn hạn chế. Đây là vấn đề cần luật sư xuất nhập cảnh xem xét cụ thể, vì liên quan tới hồ sơ cá nhân của người nước ngoài và thẩm quyền của nhiều cơ quan.
Có nên chấm dứt hợp đồng với người nước ngoài ngay sau khi bị phát hiện không?
Không nhất thiết. Việc cần làm ngay là dừng để người đó làm công việc thuộc diện phải có giấy phép cho tới khi đủ điều kiện. Quyết định có tiếp tục quan hệ hay không nên cân nhắc sau, dựa trên khả năng hoàn thiện hồ sơ và thoả thuận giữa hai bên.