Khi sự việc do nhân viên hay đối tác gây ra, văn bản giải trình của doanh nghiệp vẫn phải trả lời với tư cách bên chịu trách nhiệm về hoạt động của mình: nêu sự việc, nêu vai trò của bên kia như một dữ kiện có chứng cứ, rồi nói rõ doanh nghiệp đã kiểm soát thế nào, chỗ nào chưa chặt và đã sửa ra sao. Chuyện bên kia phải bồi hoàn cho doanh nghiệp là quan hệ riêng giữa hai bên, giải quyết theo hợp đồng hoặc quy định lao động, không phải nội dung chính của văn bản gửi cơ quan.
Đây là tình huống dễ viết sai nhất, vì người viết cảm thấy bị oan: mình đâu có làm, sao mình phải giải trình. Nhưng dưới góc nhìn của cơ quan, người được cấp phép, người đứng tên kinh doanh, người sử dụng lao động là bạn. Bài này giúp bạn trình bày sự thật về vai trò của bên kia mà không biến văn bản thành bản cáo trạng.
Vì sao cơ quan hỏi doanh nghiệp chứ không hỏi người trực tiếp làm
Trong phần lớn các thủ tục kiểm tra và xử lý hành chính, đối tượng được hỏi là tổ chức hoặc cá nhân đứng tên hoạt động: doanh nghiệp đã đăng ký, hộ kinh doanh, cơ sở được cấp giấy phép. Nhân viên làm việc theo phân công của doanh nghiệp; nhà cung cấp giao hàng theo hợp đồng với doanh nghiệp. Với cơ quan, cửa hàng bán hàng thiếu giấy tờ là cửa hàng, dù người nhập lô hàng đó là một nhân viên mới.
Điều này không có nghĩa là vai trò của người khác không quan trọng. Nó có thể ảnh hưởng tới việc đánh giá lỗi, mức độ, tình tiết, và trong một số trường hợp cơ quan có thể làm việc riêng với cá nhân hoặc bên đối tác. Nhưng điểm xuất phát của văn bản giải trình phải là tư cách của chính bạn. Câu mở đầu kiểu "việc này không phải do công ty" thường làm người đọc dừng lại ngay, vì nó trả lời sai câu hỏi.
Cách tiếp cận đúng là: công ty xác nhận sự việc xảy ra trong hoạt động của công ty; trình bày sự việc diễn ra thế nào, ai trực tiếp thực hiện; công ty đã có những biện pháp kiểm soát gì, vì sao biện pháp đó không ngăn được; và từ nay kiểm soát thế nào.
Ví dụ giả định: cùng một sự việc, hai cách viết
Bảng dưới đặt cạnh nhau cách viết đổ lỗi và cách viết nhận trách nhiệm có chứng cứ, cho ba tình huống giả định hay gặp.
| Tình huống | Cách viết đổ lỗi | Cách viết nhận trách nhiệm có chứng cứ |
|---|---|---|
| Nhân viên bán hàng bán sản phẩm hết hạn | "Do nhân viên cẩu thả, công ty không biết" | "Sản phẩm hết hạn được bày bán tại quầy do ca chiều phụ trách; quy trình kiểm hạn hằng tuần của công ty (tài liệu số 2) chưa có bước kiểm khi nhận hàng trả lại từ khách. Công ty đã bổ sung bước này." |
| Nhà cung cấp giao hàng thiếu chứng từ nguồn gốc | "Nhà cung cấp lừa công ty" | "Hợp đồng với nhà cung cấp (tài liệu số 1) quy định giao kèm chứng từ; lô hàng ngày… giao thiếu, công ty đã nhận hàng mà chưa đối chiếu đủ. Công ty đã yêu cầu bổ sung (tài liệu số 3) và tạm ngừng bán lô hàng." |
| Đơn vị kế toán dịch vụ nộp báo cáo chậm | "Lỗi của bên làm dịch vụ" | "Công ty thuê đơn vị dịch vụ lập và nộp báo cáo theo hợp đồng (tài liệu số 1); công ty chưa có bước kiểm xác nhận đã nộp. Từ kỳ này, người đại diện kiểm biên nhận nộp trước hạn ba ngày." |
Cách viết bên phải không giấu vai trò của nhân viên hay đối tác, nó chỉ đặt vai trò đó vào đúng chỗ: một dữ kiện có chứng cứ, đi kèm với phần trách nhiệm kiểm soát của chính doanh nghiệp.
Ba lớp cần trình bày, theo đúng thứ tự
Lớp một: sự việc. Chuyện gì đã xảy ra, khi nào, ở đâu, liên quan tới sản phẩm, hồ sơ hay hoạt động nào. Viết ngắn, chính xác, như đã xác minh được.
Lớp hai: vai trò của người trực tiếp thực hiện. Ai làm, làm theo phân công hay hợp đồng nào, phạm vi trách nhiệm của họ là gì. Chứng cứ là bảng phân công, mô tả công việc, hợp đồng, quy trình nội bộ. Với nhân viên, nêu chức danh hoặc vị trí, không cần nêu họ tên trừ khi cơ quan hỏi.
Lớp ba: kiểm soát của doanh nghiệp. Doanh nghiệp đã có biện pháp gì để ngăn sự việc: quy trình, kiểm tra chéo, điều khoản hợp đồng, đào tạo. Biện pháp đó hở ở đâu. Đây là lớp người đọc quan tâm nhất, vì nó cho biết sự việc là sơ suất cá biệt hay lỗ hổng hệ thống.
Sau ba lớp là biện pháp. Đã làm gì ngay, sẽ làm gì để bịt lỗ hổng. Nếu đã xử lý nội bộ với nhân viên hoặc đã làm việc với đối tác, có thể nêu ngắn rằng đã xử lý theo quy định nội bộ hoặc theo hợp đồng, không cần chi tiết.
Viết về nhân viên: công bằng với người lao động
Văn bản giải trình gửi cơ quan không phải nơi kết luận lỗi của một người lao động. Nếu nhân viên có sai sót, việc xem xét kỷ luật phải theo quy trình của Bộ luật Lao động 2019 và nội quy lao động: có trình tự, có quyền tự bào chữa, có thời hiệu. Viết trong văn bản gửi ra ngoài rằng "nhân viên A đã vi phạm và bị đuổi việc" trước khi quy trình nội bộ kết thúc vừa không công bằng với người lao động, vừa có thể gây rắc rối pháp lý cho doanh nghiệp nếu sau này kết luận nội bộ khác đi.
Bạn có thể đính kèm bản tường trình của nhân viên trực tiếp làm việc. Lời kể của họ thường là chứng cứ tốt nhất về diễn biến. Không sửa lời của họ, không ép họ viết theo ý doanh nghiệp, và không ép họ nhận lỗi thay cho doanh nghiệp. Một bản tường trình bị ép thường lộ ra ngay khi đặt cạnh các tài liệu khác.
Cũng tránh đẩy trách nhiệm xuống người có vị trí thấp nhất cho tiện. Ví dụ giả định: một quầy thu ngân sai quy trình nhiều tháng mà quản lý không phát hiện; viết rằng lỗi chỉ do thu ngân là bỏ qua lớp kiểm soát của quản lý, và người đọc có kinh nghiệm sẽ nhận ra.
Viết về đối tác: dựa vào hợp đồng và trao đổi bằng văn bản
Với nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển, đơn vị cho thuê mặt bằng, đơn vị làm dịch vụ kế toán hay bảo trì, chứng cứ chính là hợp đồng và các trao đổi bằng văn bản. Hãy trích điều khoản liên quan: bên kia có nghĩa vụ gì, giao kèm chứng từ gì, chịu trách nhiệm phần nào. Rồi nêu thực tế họ đã làm khác ra sao, kèm chứng cứ như biên bản giao nhận, thư điện tử, tin nhắn.
Song song, trình bày bạn đã kiểm tra việc của họ thế nào. Nhận hàng mà không đối chiếu chứng từ, thuê dịch vụ mà không kiểm biên nhận nộp: đó là phần của bạn, và nhận nó một cách thẳng thắn làm phần nói về đối tác đáng tin hơn.
Nếu bạn đã gửi văn bản yêu cầu đối tác bổ sung, khắc phục hoặc giải thích, đính kèm văn bản đó và câu trả lời nếu có. Nếu đối tác không hợp tác, nêu việc đó như một dữ kiện và nêu bạn đã làm gì để tự khắc phục phần của mình, ví dụ tạm ngừng bán lô hàng, chuyển sang nhà cung cấp khác. Tranh chấp về bồi thường giữa bạn và đối tác là chuyện theo hợp đồng; không cần và không nên đưa phần tính toán thiệt hại vào văn bản giải trình.
Chuẩn bị sẵn để lần sau dễ trình bày hơn
Văn bản giải trình về lỗi của người khác chỉ thuyết phục khi doanh nghiệp có giấy tờ cho thấy đã phân công và kiểm soát rõ ràng từ trước. Những thứ nên có sẵn, kể cả ở cơ sở nhỏ:
- Bảng phân công hoặc mô tả công việc bằng văn bản cho các vị trí có liên quan đến điều kiện kinh doanh: ai nhận hàng, ai kiểm hạn, ai lưu hồ sơ, ai nộp báo cáo.
- Quy trình ngắn cho những việc hay sinh vi phạm, kèm chữ ký xác nhận nhân viên đã được phổ biến.
- Điều khoản trong hợp đồng với nhà cung cấp về chứng từ phải giao kèm, quyền từ chối nhận hàng thiếu giấy tờ, trách nhiệm khi giao hàng không đúng.
- Điều khoản trong hợp đồng dịch vụ về việc gửi biên nhận, kết quả cho doanh nghiệp sau mỗi lần nộp thay.
- Sổ hoặc bảng theo dõi việc kiểm tra định kỳ: ngày kiểm, người kiểm, kết quả. Một cuốn sổ ghi đều đặn là chứng cứ mạnh nhất cho thấy sự việc là sơ suất cá biệt.
Không có những giấy tờ này, mọi câu "công ty đã có quy trình" trong văn bản giải trình đều chỉ là lời nói. Khi có, bạn dẫn số tài liệu và người đọc tự kiểm được.
Chuẩn bị trước khi viết
Trong vài ngày đầu sau khi nhận văn bản yêu cầu, nên làm các việc sau, theo thứ tự:
- Xác minh nội bộ: ai làm, làm khi nào, theo quy trình nào. Ghi lại, kèm tài liệu.
- Đề nghị nhân viên liên quan viết bản tường trình về diễn biến, bằng lời của họ.
- Tìm lại hợp đồng, phụ lục, biên bản giao nhận, trao đổi với đối tác liên quan.
- Gửi văn bản cho đối tác đề nghị giải thích hoặc bổ sung, nêu hạn trả lời trước hạn bạn phải trả lời cơ quan.
- Rà quy trình nội bộ, tìm chỗ hở cho phép sự việc xảy ra.
- Quyết định biện pháp khắc phục trước mắt và lâu dài, giao người phụ trách.
- Tách riêng việc xử lý nội bộ với nhân viên và việc đòi bồi hoàn với đối tác thành hồ sơ khác, không trộn vào hồ sơ giải trình.
Nếu sự việc có dấu hiệu nhân viên hoặc đối tác cố ý gian lận, làm giả giấy tờ, hoặc thiệt hại lớn, hãy hỏi luật sư trước khi viết, ví dụ hỏi luật sư trên AI Cố Vấn. Cách trình bày lúc này ảnh hưởng tới cả việc giải trình với cơ quan lẫn việc bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp với bên kia.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp có được nói rõ lỗi là của nhân viên không?
Được nêu sự việc nhân viên thực hiện như một dữ kiện có chứng cứ. Nhưng nên kèm phần kiểm soát của doanh nghiệp, và tránh kết luận lỗi cá nhân khi quy trình xử lý nội bộ chưa xong. Với cơ quan, doanh nghiệp vẫn là bên trả lời về hoạt động của mình.
Có nên gửi kèm quyết định kỷ luật nhân viên để chứng tỏ đã xử lý nghiêm không?
Thường không cần. Có thể nêu ngắn rằng doanh nghiệp đã xem xét xử lý theo nội quy. Gửi quyết định kỷ luật kèm thông tin cá nhân của người lao động ra bên ngoài khi không được yêu cầu có thể ảnh hưởng tới quyền riêng tư của họ.
Đối tác không chịu cung cấp chứng từ để giải trình thì sao?
Nêu trong văn bản rằng bạn đã đề nghị bằng văn bản, kèm bản đề nghị và bằng chứng gửi. Đồng thời trình bày biện pháp bạn đã tự làm. Cơ quan có thể tự làm việc với đối tác nếu cần; việc của bạn là cho thấy mình đã chủ động.
Nhân viên đã nghỉ việc thì lấy lời kể ở đâu?
Có thể liên hệ người đó đề nghị viết tường trình, nhưng họ không bắt buộc phải hợp tác. Nếu không có, dựa vào tài liệu còn lại như sổ ghi chép, lịch phân ca, tin nhắn công việc, lời kể của đồng nghiệp, và nói rõ trong văn bản là không liên hệ được người trực tiếp làm.
Có thể chuyển trách nhiệm nộp phạt sang nhân viên hoặc đối tác không?
Với cơ quan, ai bị xử phạt thì người đó nộp. Việc doanh nghiệp yêu cầu nhân viên hay đối tác bồi hoàn sau đó phụ thuộc vào quy định về trách nhiệm vật chất của người lao động và điều khoản hợp đồng với đối tác, cần xem riêng, không ghi vào văn bản giải trình.
Thuê dịch vụ làm hộ hồ sơ thì có được nói là bên dịch vụ chịu trách nhiệm không?
Bạn có thể nêu việc thuê dịch vụ và phạm vi hợp đồng như dữ kiện. Tuy vậy, nghĩa vụ với cơ quan thường vẫn là của bạn, nên cần nêu bạn đã kiểm tra kết quả công việc của bên dịch vụ ra sao và từ nay kiểm tra thế nào.