Khi đoàn kiểm tra hoặc cơ quan bảo hiểm xã hội hỏi vì sao mức lương đóng bảo hiểm thấp hơn số tiền thực trả, doanh nghiệp cần tách bảng lương thành từng khoản và chứng minh khoản nào thuộc tiền lương đóng bảo hiểm, khoản nào không. Phần nào đáng lẽ phải tính mà chưa tính thì nhận và truy đóng; phần nào không phải tính thì đưa ra căn cứ: quy chế, điều kiện chi, chứng từ cho thấy khoản đó không trả cố định mỗi kỳ lương.
Câu hỏi này rất phổ biến vì nhiều doanh nghiệp nhỏ quen ghi mức lương trong hợp đồng thấp rồi trả thêm bằng các khoản khác. Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (hiệu lực từ 1/7/2025) xếp việc đăng ký tiền lương đóng thấp hơn quy định vào nhóm hành vi trốn đóng, nên đây không còn là chuyện kỹ thuật kế toán đơn thuần. Bài viết giúp bạn đọc bảng lương của chính mình bằng con mắt của người kiểm tra.
Khoản nào thuộc tiền lương đóng bảo hiểm
Theo nguyên lý của Luật Bảo hiểm xã hội 2024, tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được thoả thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương. Bảng dưới là cách đọc thường gặp; danh sách chi tiết khoản được loại trừ nằm ở văn bản hướng dẫn hiện hành.
| Khoản trên bảng lương | Thường được hiểu là | Điều đoàn sẽ hỏi |
|---|---|---|
| Lương theo công việc, chức danh | Luôn tính | Mức đóng có khớp hợp đồng và bảng lương không |
| Phụ cấp chức vụ, trách nhiệm, độc hại, thâm niên, khu vực… | Phụ cấp lương, thường tính | Có trả đều mỗi tháng gắn với vị trí không |
| Khoản "hỗ trợ" cố định hằng tháng không gắn điều kiện | Dễ bị xem là khoản bổ sung trả thường xuyên, ổn định | Có điều kiện hưởng nào không, có tháng nào không trả không |
| Thưởng theo kết quả kinh doanh, thưởng sáng kiến | Thường không tính nếu thật sự phụ thuộc kết quả | Quy chế ghi điều kiện gì, các tháng có biến động không |
| Tiền ăn giữa ca, hỗ trợ đi lại, nhà ở, điện thoại | Tuỳ cách thoả thuận và chi trả; cần đối chiếu văn bản hướng dẫn | Trả theo thực tế phát sinh hay trả cố định cho mọi người |
| Tiền làm thêm giờ | Không phải tiền lương tháng đóng bảo hiểm | Có thật sự là làm thêm, có dữ liệu chấm công không |
Điểm mấu chốt nằm ở cột giữa: tên gọi của khoản tiền không quyết định. Một khoản gọi là "thưởng" nhưng tháng nào cũng trả đúng một số tiền cho mọi người, không gắn điều kiện nào, rất dễ bị xem là khoản trả thường xuyên, ổn định. Ngược lại, một khoản hỗ trợ trả theo hoá đơn thực tế, tháng có tháng không, có căn cứ để đứng ngoài.
Đoàn phát hiện chênh lệch bằng cách nào
Doanh nghiệp đôi khi nghĩ chỉ cần hợp đồng và danh sách đóng khớp nhau là đủ. Thực tế người kiểm tra có nhiều nguồn để đối chiếu chéo:
- Bảng lương chi tiết từng tháng, nhất là cột tổng thu nhập so với cột lương đóng bảo hiểm.
- Sao kê chuyển khoản trả lương: số tiền thực chuyển cho từng người thường nói lên nhiều hơn hợp đồng.
- Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân và chứng từ khấu trừ thuế: thu nhập chịu thuế khai với cơ quan thuế cao hơn hẳn mức lương đóng bảo hiểm là tín hiệu rõ (phần thuế thuộc cụm thuế, ở đây chỉ nói như một nguồn đối chiếu).
- Tin tuyển dụng, thư mời nhận việc, thoả thuận lương qua email ghi mức lương khác hợp đồng.
- Lời trình bày của chính người lao động khi được hỏi riêng hoặc trong đơn gửi cơ quan quản lý.
- Quy chế lương thưởng: nếu quy chế ghi một khoản là phụ cấp theo vị trí thì khó lập luận đó là thưởng.
Biết các nguồn này để hiểu rằng giải trình phải nhất quán với mọi chứng từ đã có. Một lời giải thích đúng với hợp đồng nhưng ngược với sao kê và hồ sơ thuế sẽ không đứng được, và còn khiến các phần khác trong văn bản mất độ tin cậy.
Những cấu trúc lương hay bị hỏi
Hợp đồng ghi lương thấp, phần còn lại trả "ngoài". Đây là trường hợp rõ nhất. Hợp đồng ghi một mức sát lương tối thiểu vùng, người lao động thực nhận gấp đôi qua chuyển khoản riêng hoặc tiền mặt. Rất khó giải trình phần chênh là khoản không phải đóng nếu nó trả đều đặn hằng tháng.
Chia lương thành nhiều khoản hỗ trợ cố định. Bảng lương có lương cơ bản cộng năm sáu khoản hỗ trợ (xăng xe, điện thoại, nhà ở, chuyên cần, trang phục…) trả bằng nhau cho mọi người. Khi các khoản này không gắn với điều kiện thực tế nào, đoàn thường hỏi chúng khác gì tiền lương.
Thưởng cố định hằng tháng. Gọi là thưởng hiệu quả nhưng không có tiêu chí đánh giá, tháng nào cũng trả đủ. Nếu thưởng thật sự gắn kết quả, quy chế phải ghi tiêu chí và bảng lương phải cho thấy có tháng có người nhận ít, có người không nhận.
Tăng lương nhưng không điều chỉnh mức đóng. Người lao động được tăng lương từ đầu năm nhưng danh sách đóng vẫn giữ mức cũ vì quên báo điều chỉnh. Trường hợp này thường là sơ suất, dễ giải trình và khắc phục hơn, miễn có bằng chứng thời điểm tăng lương.
Người làm lâu năm vẫn đóng theo mức khởi điểm. Hay gặp ở doanh nghiệp gia đình. Đoàn sẽ hỏi thang bảng lương có bậc nâng không và vì sao không áp dụng.
Viết giải trình: tách khoản hợp lệ và khoản phải điều chỉnh
Văn bản giải trình về mức lương đóng nên trả lời theo từng khoản, không trả lời gộp. Trình tự gợi ý:
- Lập bảng liệt kê mọi khoản trên bảng lương trong thời kỳ bị hỏi, mỗi khoản ghi: tên, căn cứ chi (điều nào của hợp đồng, quy chế), cách chi (cố định hay theo điều kiện), số tiền từng tháng.
- Đánh dấu khoản đã tính vào lương đóng, khoản chưa tính.
- Với khoản chưa tính mà doanh nghiệp cho là không phải tính: nêu điều kiện hưởng, kèm bằng chứng thực tế là khoản đó biến động theo điều kiện (bảng theo dõi, hoá đơn, đánh giá kết quả).
- Với khoản chưa tính mà rõ ràng là trả thường xuyên, ổn định: ghi nhận việc chưa tính, nêu nguyên nhân (cách hiểu chưa đúng, sơ suất khi tăng lương), không biện hộ bằng tên gọi của khoản đó.
- Tính số tiền chênh lệch phải truy đóng theo từng người, từng tháng; nếu chưa tính chính xác được, đề nghị cơ quan bảo hiểm xã hội phối hợp xác định.
- Đưa ra lộ trình truy đóng và thời điểm điều chỉnh mức đóng từ kỳ tiếp theo.
- Đính kèm quy chế lương, bảng lương mẫu các tháng, bảng tính chênh lệch; ký bởi người đại diện theo pháp luật.
Ví dụ giả định về một câu giải trình tốt: "Khoản hỗ trợ đi lại 500.000 đồng/tháng trả cố định cho toàn bộ nhân viên văn phòng từ tháng 1 đến tháng 9, không gắn điều kiện thực tế đi lại. Doanh nghiệp nhận thấy khoản này cần tính vào tiền lương đóng bảo hiểm và sẽ truy đóng phần chênh lệch theo bảng kèm theo."
Truy đóng phần chênh lệch: ảnh hưởng tới hai phía
Truy đóng nghĩa là nộp bổ sung số tiền bảo hiểm tính trên phần lương đáng lẽ phải đóng trong các tháng trước, thường kèm theo tiền lãi theo quy định. Phần đóng của người sử dụng lao động do doanh nghiệp chịu. Phần của người lao động thì về nguyên tắc người lao động phải đóng, nhưng việc thu lại khoản này từ người lao động cho các tháng đã qua cần được trao đổi và thoả thuận rõ ràng, nhất là với người đã nghỉ việc. Đây là chỗ hay sinh tranh luận, nên cần nói thẳng từ đầu.
Đối với người lao động, truy đóng thường có lợi: mức bình quân tiền lương làm căn cứ tính lương hưu, trợ cấp thai sản, ốm đau cao hơn. Nhiều người không biết điều này nên lúc đầu phản ứng vì bị trừ thêm tiền. Doanh nghiệp giải thích rõ quyền lợi đi kèm thường dễ được đồng thuận hơn.
Đối với doanh nghiệp, khoản truy đóng có thể đáng kể nếu chênh lệch kéo dài nhiều năm và nhiều người. Nên tính trước, cân nhắc đề nghị lộ trình nộp, và giữ nguyên tắc nộp phần đã xác định sớm nhất có thể để hạn chế tiền lãi phát sinh thêm. Khi số tiền lớn hoặc cơ quan đã nhắc tới trốn đóng, nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc người làm nghề lao động – bảo hiểm trước khi ký văn bản thừa nhận số liệu.
Góc của người lao động và cách sửa từ kỳ sau
Không ít người lao động biết và từng đồng ý đóng bảo hiểm trên mức thấp để nhận nhiều tiền mặt hơn mỗi tháng. Khi bị hỏi, họ có thể ngại xác nhận, hoặc ngược lại, sau khi nghỉ việc lại gửi đơn yêu cầu truy đóng. Cả hai phản ứng đều dễ hiểu. Về pháp lý, thoả thuận đóng thấp hơn quy định không có giá trị loại trừ nghĩa vụ, nên doanh nghiệp không nên dựa vào sự đồng ý đó trong văn bản giải trình.
Sửa từ kỳ sau không có nghĩa là tăng chi phí một cách mù quáng, mà là làm cho bảng lương phản ánh đúng bản chất từng khoản. Doanh nghiệp nên rà lại quy chế lương thưởng: khoản nào thật sự là thưởng thì đặt tiêu chí và để nó biến động theo kết quả; khoản nào là phần lương cố định thì đưa vào lương hoặc phụ cấp và đóng bảo hiểm đầy đủ. Khi làm như vậy, mức lương trong hợp đồng, bảng lương, danh sách đóng và hồ sơ thuế sẽ thống nhất, và lần kiểm tra sau gần như không còn chỗ phải giải trình.
Một điều cần tránh khi sửa là đổi tên các khoản cho "đẹp" mà không đổi cách chi. Đoàn đối chiếu bằng thực tế chi trả, không bằng tên cột. Việc đổi tên đồng loạt ngay sau một đợt kiểm tra còn có thể bị xem là dấu hiệu né tránh trong lần làm việc tiếp theo.
Câu hỏi thường gặp
Lương tối thiểu vùng có phải là mức đóng bảo hiểm thấp nhất không?
Mức lương đóng bảo hiểm của người làm công việc giản đơn không được thấp hơn lương tối thiểu theo quy định áp dụng tại thời điểm đó. Nhưng đó chỉ là mức sàn. Nếu thực tế bạn trả cao hơn bằng lương và các khoản cố định, mức đóng phải theo tiền lương thực tế, không phải theo mức sàn.
Người lao động tự nguyện xin đóng thấp thì doanh nghiệp có được miễn trách nhiệm không?
Không. Bảo hiểm xã hội bắt buộc là nghĩa vụ theo luật, các bên không thoả thuận giảm được. Văn bản xác nhận người lao động tự nguyện không giúp doanh nghiệp thoát trách nhiệm truy đóng, và việc nêu nó trong giải trình còn cho thấy doanh nghiệp đã biết mà vẫn làm.
Khoản tiền ăn giữa ca có phải đóng bảo hiểm không?
Còn tuỳ cách thoả thuận và chi trả, đồng thời phụ thuộc văn bản hướng dẫn hiện hành về các khoản không tính vào tiền lương đóng. Hãy xem khoản đó được ghi trong hợp đồng, quy chế như thế nào và có phản ánh đúng bản chất bữa ăn hay không, rồi đối chiếu hướng dẫn mới nhất của cơ quan bảo hiểm xã hội.
Đã nghỉ việc rồi có yêu cầu công ty cũ truy đóng phần chênh lệch được không?
Người lao động có thể đề nghị công ty cũ hoặc gửi đơn tới cơ quan bảo hiểm xã hội, cơ quan quản lý lao động nếu có chứng cứ về thu nhập thực tế như sao kê lương, thư mời nhận việc. Thời hiệu và thủ tục nên đối chiếu quy định hiện hành hoặc hỏi luật sư, vì mỗi trường hợp có diễn biến khác nhau.
Điều chỉnh mức đóng tăng lên có cần ký lại hợp đồng lao động không?
Nếu mức lương hoặc phụ cấp thay đổi, nên ký phụ lục hợp đồng ghi rõ mức mới và thời điểm áp dụng, sau đó báo điều chỉnh với cơ quan bảo hiểm xã hội. Phụ lục là căn cứ để hai bên và cơ quan kiểm tra đối chiếu, tránh tranh luận về thời điểm áp dụng mức mới.
Có thể giải trình rằng khoản chênh lệch là tiền làm thêm giờ không?
Chỉ khi đó thật sự là tiền làm thêm giờ và có dữ liệu chấm công chứng minh số giờ làm thêm tương ứng. Nếu khoản đó trả đều mỗi tháng bất kể số giờ làm, gọi nó là tiền làm thêm sẽ mâu thuẫn với chấm công và tạo thêm câu hỏi về thời giờ làm việc.