Đoàn thanh tra, kiểm tra có thể làm việc riêng với nhân viên để nghe trực tiếp người làm việc mô tả công việc thật diễn ra thế nào. Công ty nên bố trí người, phòng và thời gian, không ngồi cùng nếu đoàn không đề nghị, không dặn trước nội dung trả lời, và không truy hỏi hay gây khó cho nhân viên sau đó. Về phía nhân viên, việc cần làm là trình bày trung thực những gì mình biết, nói rõ khi không biết hoặc không nhớ, và đọc kỹ biên bản trước khi ký.
Đây là tình huống khiến nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ lo lắng nhất, vì cảm giác mất kiểm soát. Nhưng chính việc cố kiểm soát, như dặn câu trả lời hay đứng ngoài cửa, mới là thứ gây rắc rối lớn. Bài này viết cho cả hai phía: người quản lý muốn biết nên làm gì cho đúng, và người lao động được mời muốn biết quyền và nghĩa vụ của mình.
Vì sao đoàn muốn nghe nhân viên
Hồ sơ cho biết công ty quy định gì, còn nhân viên cho biết thực tế diễn ra thế nào. Đoàn kiểm tra việc trả lương làm thêm giờ sẽ muốn nghe công nhân kể ca làm việc thật; đoàn kiểm tra quy trình an toàn sẽ muốn nghe người đứng máy mô tả thao tác. Đây là kỹ thuật bình thường của công tác thanh tra, không có nghĩa là công ty đang bị nghi ngờ đặc biệt.
Trong các cuộc thanh tra theo đơn tố cáo, việc làm việc với nhân viên càng phổ biến hơn, vì đoàn cần kiểm chứng nội dung đơn. Người được mời có thể là người trực tiếp liên quan, người chứng kiến, hoặc chỉ là một người ở cùng bộ phận được chọn ngẫu nhiên.
Hiểu được mục đích này giúp quản lý bình tĩnh hơn. Những gì nhân viên kể chỉ là một nguồn thông tin, được đoàn đối chiếu với hồ sơ và với lời kể của người khác. Một nhân viên nói sai hoặc nói theo cảm xúc không tự động trở thành kết luận; còn một công ty bị phát hiện dặn trước câu trả lời thì gần như chắc chắn bị đánh giá thiếu trung thực ở mọi phần khác.
Cũng cần phân biệt buổi làm việc của đoàn thanh tra hành chính với việc cơ quan điều tra triệu tập người lao động. Bài này chỉ bàn trường hợp thứ nhất. Nếu nhân viên nhận giấy triệu tập của cơ quan tiến hành tố tụng, đó là một thủ tục khác hẳn, có quyền và nghĩa vụ riêng, và người đó nên tìm hiểu kỹ hoặc hỏi người làm nghề trước khi đến.
Công ty nên làm và không nên làm
Bảng dưới đặt hai cột cạnh nhau để quản lý dễ nhớ. Ranh giới giữa tạo điều kiện và gây áp lực đôi khi mỏng, nên nguyên tắc chung là: hỗ trợ về hậu cần, không can thiệp vào nội dung.
| Nên làm | Không nên làm |
|---|---|
| Bố trí phòng riêng, yên tĩnh, có nước uống | Ngồi cùng phòng khi đoàn không đề nghị |
| Sắp lịch để nhân viên rời vị trí mà không ảnh hưởng an toàn dây chuyền | Dặn trước câu trả lời, phát bản câu hỏi gợi ý đáp án |
| Thông báo cho nhân viên thời gian, địa điểm, người sẽ làm việc | Gọi nhân viên vào phòng giám đốc ngay trước và ngay sau buổi làm việc |
| Nói rõ nhân viên được trình bày trung thực, không bị ảnh hưởng | Bố trí nhân viên đi công tác hoặc nghỉ để tránh bị hỏi |
| Cung cấp người phiên dịch nếu nhân viên là người nước ngoài và đoàn đồng ý | Hỏi lại từng câu đã nói, yêu cầu viết lại nội dung đã trình bày |
| Tính thời gian làm việc với đoàn là thời gian làm việc bình thường | Trừ lương, trừ thưởng, chuyển vị trí vì đã trình bày với đoàn |
Nếu quản lý thấy cần giải thích thêm một điểm mà nhân viên có thể không nắm, cách đúng là đề nghị đoàn cho công ty trình bày phần đó bằng văn bản hoặc trong buổi làm việc với người phụ trách, không phải nói với nhân viên trước.
Nhân viên được mời làm việc: quyền và nghĩa vụ
Trình bày trung thực những gì mình biết. Nghĩa vụ chính của người được hỏi là nói đúng sự thật trong phạm vi hiểu biết của mình. Không phải bảo vệ công ty, cũng không phải tố cáo công ty; chỉ là kể lại đúng.
Được nói không biết, không nhớ. Nếu câu hỏi nằm ngoài công việc của mình, hoặc chuyện đã quá lâu, hãy nói rõ là không biết hoặc không nhớ chính xác. Đoán cho xong dễ làm sai lệch thông tin và gây khó cho chính mình.
Được hỏi lại câu hỏi chưa hiểu. Thuật ngữ chuyên môn của đoàn có thể khác cách gọi trong xưởng. Hỏi lại để trả lời đúng là việc bình thường.
Được đọc lại biên bản và ghi ý kiến. Trước khi ký, đọc kỹ phần ghi lời trình bày của mình. Nếu có chỗ ghi chưa đúng ý, đề nghị sửa hoặc ghi thêm ý kiến bên dưới.
Được bảo vệ khỏi trù dập. Pháp luật bảo vệ người cung cấp thông tin cho cơ quan có thẩm quyền. Nếu sau buổi làm việc bị đối xử bất lợi vì đã trình bày, người lao động có thể phản ánh tới chính cơ quan đã thanh tra hoặc cơ quan quản lý lao động.
Thông báo nội bộ trước buổi làm việc: nói gì cho đúng
Giữa im lặng hoàn toàn và dặn câu trả lời có một cách thông báo đúng mực. Ví dụ giả định trình tự một trưởng phòng nhân sự có thể làm:
- Thông báo cho nhân viên được mời: đoàn của cơ quan nào, thời gian, địa điểm, người dẫn đường.
- Giải thích ngắn rằng đây là việc bình thường trong thanh tra, công ty hợp tác đầy đủ.
- Nói rõ nhân viên trình bày trung thực theo hiểu biết của mình, không bị ảnh hưởng gì vì nội dung trình bày.
- Nhắc nhân viên mang theo giấy tờ tuỳ thân nếu đoàn yêu cầu.
- Nhắc nhân viên được đọc lại biên bản trước khi ký.
- Không đi vào nội dung có thể bị hỏi; nếu nhân viên hỏi nên trả lời thế nào, chỉ nói: trả lời đúng những gì bạn biết.
Với nhân viên lần đầu gặp cơ quan nhà nước, chỉ cần biết đây là việc bình thường và mình được đối xử công bằng là đã bớt căng thẳng nhiều. Một nhân viên bình tĩnh trả lời rõ ràng có lợi cho tất cả các bên hơn một nhân viên được dặn kỹ nhưng run rẩy.
Nhân viên cũ, nhân viên đã nghỉ việc được mời
Khi cuộc thanh tra xem xét giai đoạn đã qua, đoàn có thể mời cả những người đã nghỉ việc, nhất là người từng phụ trách mảng được thanh tra hoặc người gửi đơn. Công ty không có quyền ngăn cản, cũng không nên liên hệ với họ để thống nhất nội dung trình bày.
Nếu công ty biết một người cũ có mâu thuẫn và có thể trình bày thiếu khách quan, cách đúng là chuẩn bị tài liệu chứng minh cho những điểm công ty cho rằng khác với sự thật, và trình bày với đoàn qua văn bản giải trình. Đoàn sẽ đối chiếu nhiều nguồn; lời kể của một người không có tài liệu chứng minh thường không đủ để kết luận.
Người lao động cũ được mời cũng có quyền và nghĩa vụ như nhân viên đang làm: trình bày trung thực, được đọc biên bản, không phải trả lời những gì mình không biết. Họ không còn chịu sự quản lý của công ty, nên càng không cần lo áp lực; nhưng nếu có thoả thuận bảo mật còn hiệu lực, họ vẫn phải cung cấp thông tin cho cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu, vì thoả thuận dân sự không ngăn được yêu cầu hợp pháp đó.
Một số tình huống đặc biệt
Vài trường hợp cần xử lý cẩn thận hơn bình thường:
- Nhân viên là người nước ngoài: nếu không thông thạo tiếng Việt, đề nghị đoàn bố trí phiên dịch hoặc đồng ý cho công ty cung cấp phiên dịch độc lập; người phiên dịch không phải là quản lý trực tiếp của nhân viên đó.
- Lao động thời vụ, cộng tác viên: có thể được hỏi về cách làm việc, cách trả công; công ty không gạt họ ra khỏi danh sách để tránh câu hỏi về quan hệ lao động.
- Nhân viên là người chưa thành niên trong trường hợp pháp luật cho phép tuyển dụng: đề nghị có người giám hộ hoặc người phù hợp theo quy định khi làm việc.
- Nhân viên đang nghỉ ốm, nghỉ thai sản: thông báo cho đoàn tình trạng thật và đề nghị lịch khác, không ép người đó đến.
- Nhân viên muốn có người đi cùng: tuỳ tính chất buổi làm việc và sự đồng ý của đoàn; công ty không tự ý cử người của mình đi cùng.
Khi buổi làm việc của đoàn với nhân viên có dấu hiệu chuyển sang hướng xác minh trách nhiệm cá nhân nghiêm trọng, nhân viên có thể cân nhắc hỏi ý kiến người làm nghề. Đó là quyền của cá nhân họ, độc lập với công ty.
Sau buổi làm việc: giữ đúng mực trong nội bộ
Điều khó nhất với nhiều quản lý là không hỏi lại. Nhưng việc gọi nhân viên lên hỏi đã nói gì, tệ hơn là phê bình vì đã nói điều bất lợi, có thể bị coi là trả đũa người cung cấp thông tin. Nếu nhân viên tự nguyện kể lại, quản lý có thể nghe, nhưng không ép, không ghi chép như thẩm vấn.
Những gì công ty cần biết về tiến trình thanh tra, người đầu mối sẽ biết qua làm việc trực tiếp với đoàn và qua dự thảo kết luận, khi doanh nghiệp được giải trình. Đó là kênh chính thức và đầy đủ hơn nhiều so với lời kể rời rạc của từng người.
Về lâu dài, cách công ty đối xử với nhân viên sau một đợt thanh tra sẽ định hình văn hoá nội bộ. Nhân viên thấy mình được bảo vệ khi nói thật sẽ sẵn sàng báo sai sót sớm hơn cho chính công ty, trước khi nó thành vấn đề với cơ quan nhà nước.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên có bắt buộc phải làm việc với đoàn thanh tra không?
Người lao động được đoàn mời làm việc để cung cấp thông tin liên quan nên hợp tác, trình bày trung thực trong phạm vi hiểu biết. Nếu có lý do chính đáng như ốm đau, có thể đề nghị lịch khác. Việc từ chối không có lý do có thể gây bất lợi và nên tránh.
Giám đốc có được ngồi cùng khi đoàn hỏi nhân viên không?
Khi đoàn đề nghị làm việc riêng, công ty nên tôn trọng và không ngồi cùng. Sự có mặt của người quản lý có thể khiến nhân viên không dám nói thật, làm giảm giá trị của buổi làm việc và có thể bị đánh giá là gây áp lực.
Nhân viên ký biên bản rồi mới thấy ghi sai thì làm sao?
Nhân viên có thể gửi văn bản tới đoàn đề nghị đính chính, nêu rõ chỗ ghi chưa đúng và nội dung đúng. Càng gửi sớm càng tốt. Lần sau nên đọc kỹ toàn bộ biên bản trước khi ký và đề nghị sửa ngay tại chỗ.
Công ty có được kỷ luật nhân viên vì đã nói điều bất lợi với đoàn không?
Không nên và có thể vi phạm quy định bảo vệ người cung cấp thông tin. Nếu công ty cho rằng nhân viên trình bày sai sự thật, cách đúng là chứng minh bằng tài liệu trong văn bản giải trình gửi đoàn, không xử lý nhân viên vì nội dung trình bày.
Nhân viên cũ đã ký cam kết bảo mật có được kể chuyện công ty cho đoàn không?
Cam kết bảo mật dân sự không ngăn được yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền. Người lao động cũ vẫn cung cấp thông tin khi được đoàn yêu cầu. Công ty không nên dùng cam kết này để ngăn cản hay đe doạ người đó.
Người lao động có nên tự ghi âm buổi làm việc với đoàn không?
Không có một câu trả lời chung cho mọi buổi làm việc, nên cách đúng mực là hỏi đoàn trước khi ghi âm và chỉ ghi khi được đồng ý. Thay vì dựa vào ghi âm, cách chắc chắn hơn là đọc kỹ biên bản, đề nghị sửa ngay những chỗ chưa đúng ý mình và xin bản sao nếu đoàn đồng ý.