Doanh nghiệp được thanh tra có nghĩa vụ cung cấp thông tin, tài liệu theo yêu cầu của đoàn một cách đầy đủ, kịp thời và chịu trách nhiệm về tính chính xác của những gì mình đưa ra. Phần lớn trường hợp, bản sao có xác nhận của doanh nghiệp là đủ; bản chính thường chỉ được yêu cầu để đối chiếu hoặc khi cần xác minh. Mọi lần giao nhận nên có danh mục, có chữ ký hai bên và doanh nghiệp giữ một bản.
Nghe đơn giản, nhưng đây là khâu doanh nghiệp nhỏ hay để lỏng nhất. Tài liệu đưa bằng tay không ghi chép, bản chính đưa đi rồi không nhớ đã đưa cho ai, sổ sách bị gỡ ghim để chụp rồi lắp lại sai thứ tự. Đến giai đoạn đọc dự thảo kết luận, doanh nghiệp không chứng minh được mình đã cung cấp gì. Bài này hướng dẫn cách cung cấp tài liệu giấy gọn gàng; phần dữ liệu điện tử có bài riêng trong cùng chuyên mục.
Nghĩa vụ cung cấp: đủ, đúng, kịp thời và trong phạm vi
Pháp luật về thanh tra đặt ra nghĩa vụ cho đối tượng thanh tra là cung cấp thông tin, tài liệu theo yêu cầu và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của chúng. Phạm vi tài liệu bám theo nội dung và thời kỳ ghi trong quyết định thanh tra. Yêu cầu nào chưa rõ là thuộc nội dung nào, người đầu mối có thể hỏi lại để chuẩn bị đúng, thay vì đưa thừa hoặc thiếu.
Kịp thời không có nghĩa là phải đưa mọi thứ ngay trong buổi sáng. Với tài liệu nhiều, nằm ở kho lưu trữ hoặc ở chi nhánh, doanh nghiệp có thể đề nghị hạn cung cấp hợp lý và ghi nhận vào biên bản. Điều quan trọng là hẹn được thì làm được; trễ hẹn nhiều lần không có lý do sẽ bị coi là thiếu hợp tác.
Đầy đủ cũng không có nghĩa là đổ cả kho tài liệu ra cho đoàn tự tìm. Một tập tài liệu được sắp xếp theo đúng mục yêu cầu, có danh mục rõ ràng, cho thấy doanh nghiệp quản lý tốt và giúp đoàn làm việc nhanh. Ngược lại, một thùng giấy lộn xộn khiến cuộc thanh tra kéo dài, và các câu hỏi phát sinh từ sự lộn xộn đó thường không có lợi cho doanh nghiệp.
Bản chính hay bản sao: thường gặp với từng loại tài liệu
Không có quy tắc chung cho mọi cuộc thanh tra; đoàn sẽ nói rõ cần bản nào. Bảng dưới là định hướng thường gặp để doanh nghiệp chuẩn bị trước.
| Loại tài liệu | Thường cung cấp | Lưu ý |
|---|---|---|
| Giấy phép, chứng nhận, đăng ký | Bản sao, xuất trình bản chính để đối chiếu | Bản chính đối chiếu xong nhận lại ngay, ghi vào danh mục |
| Hợp đồng với khách hàng, nhà cung cấp | Bản sao có xác nhận của doanh nghiệp | Đánh dấu điều khoản bảo mật nếu có; giữ bản chính tại công ty |
| Sổ sách, sổ theo dõi đóng quyển | Cho xem tại chỗ, sao chụp các trang được yêu cầu | Không gỡ ghim, không tháo trang; nếu đoàn cần mang đi thì lập biên bản |
| Chứng từ thu chi, phiếu nhập xuất | Bản sao theo danh sách chọn mẫu | Đánh số chứng từ theo đúng số trên sổ để dễ đối chiếu |
| Hồ sơ nhân sự | Bản sao các phần liên quan nội dung | Hạn chế sao những thông tin cá nhân không cần cho nội dung thanh tra |
| Biên bản họp, quyết định nội bộ | Bản sao có xác nhận | Kiểm chữ ký, ngày tháng trước khi giao |
Khi đoàn yêu cầu mang bản chính về cơ quan để xem xét, đề nghị lập biên bản ghi rõ tài liệu, số trang, tình trạng, thời hạn trả lại. Doanh nghiệp nên sao lại bản chính trước khi giao, để vẫn có tài liệu dùng cho hoạt động hằng ngày.
Lập danh mục và biên bản giao nhận tài liệu
Danh mục giao nhận là bằng chứng duy nhất cho thấy doanh nghiệp đã cung cấp gì. Một cách lập đơn giản:
- Mỗi lần giao là một danh mục riêng, ghi ngày, giờ, người giao, người nhận thuộc đoàn.
- Mỗi dòng một tài liệu: số thứ tự, tên tài liệu, số hiệu hoặc ngày tháng, bản chính hay bản sao, số trang.
- Ghi tài liệu đó đáp ứng mục yêu cầu nào trong văn bản yêu cầu hoặc biên bản làm việc.
- Hai bên ký từng trang danh mục; doanh nghiệp giữ một bản, đoàn giữ một bản.
- Nếu đoàn chỉ xem tại chỗ, không nhận, vẫn ghi vào danh mục với cột ghi chú là đã cho xem.
- Lưu các danh mục theo thứ tự thời gian trong bìa hồ sơ cuộc thanh tra, cập nhật vào nhật ký.
Một số đoàn đã có mẫu biên bản giao nhận riêng; khi đó doanh nghiệp dùng mẫu của đoàn và chỉ cần bảo đảm có bản lưu. Không có mẫu thì doanh nghiệp tự lập, không cần phức tạp, miễn là đủ thông tin trên.
Chuẩn bị bản sao cho gọn và đáng tin
Sao rõ, đủ trang. Bản chụp mờ, thiếu trang, mất số trang là lý do phổ biến khiến đoàn phải yêu cầu lại. Kiểm từng tập trước khi giao.
Đóng dấu, ký xác nhận sao từ bản chính. Nhiều doanh nghiệp đóng dấu giáp lai và ghi xác nhận bản sao đúng với bản chính, có chữ ký người có thẩm quyền. Cách làm cụ thể theo quy định nội bộ và yêu cầu của đoàn.
Sắp theo thứ tự yêu cầu. Đặt tờ phân cách giữa các mục, ghi số mục theo văn bản yêu cầu. Đoàn tìm nhanh thì cũng bớt hỏi lại.
Không đánh dấu, ghi chú lên bản giao. Ghi chú tay, bút dạ quang trên bản sao có thể bị hiểu là bình luận của doanh nghiệp. Ghi chú giải thích nên viết thành văn bản riêng.
Giữ bản giống hệt cho mình. Mỗi tập giao cho đoàn nên có một tập giống hệt lưu tại doanh nghiệp. Khi đoàn hỏi về trang nào, người đầu mối mở đúng trang đó ra đối chiếu.
Tài liệu có bí mật kinh doanh và thông tin cá nhân
Hợp đồng có điều khoản bảo mật, bảng giá với đối tác, công thức sản phẩm, danh sách khách hàng là những tài liệu doanh nghiệp không muốn lan ra ngoài. Đoàn thanh tra có quyền yêu cầu cung cấp tài liệu liên quan nội dung thanh tra, và người làm công tác thanh tra cũng có nghĩa vụ giữ bí mật thông tin theo quy định. Hai điều này không mâu thuẫn: doanh nghiệp cung cấp, đồng thời nói rõ đâu là thông tin cần bảo mật.
Cách làm thực tế là đánh dấu trên danh mục giao nhận những tài liệu chứa bí mật kinh doanh, kèm một văn bản ngắn đề nghị đoàn lưu ý bảo mật. Với hợp đồng có điều khoản cấm tiết lộ, doanh nghiệp có thể thông báo cho đối tác rằng mình cung cấp theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, nếu hợp đồng yêu cầu thông báo như vậy. Không được lấy điều khoản bảo mật trong hợp đồng làm lý do từ chối cung cấp cho cơ quan nhà nước.
Với thông tin cá nhân của người lao động, khách hàng như số giấy tờ tuỳ thân, địa chỉ, tình trạng sức khoẻ, doanh nghiệp nên cung cấp đúng phần cần cho nội dung thanh tra. Ví dụ giả định: đoàn kiểm tra việc ký hợp đồng lao động thì cần hợp đồng và bảng lương, chưa chắc cần hồ sơ khám sức khoẻ. Hỏi lại phạm vi là cách vừa hợp tác vừa tôn trọng quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Tài liệu đã mất, chưa lập hoặc đang ở bên thứ ba
Doanh nghiệp không thể cung cấp thứ không còn. Khi tài liệu bị mất do hoả hoạn, ngập nước, thất lạc khi chuyển văn phòng, hãy nói thật và chứng minh bằng những gì còn lại: biên bản sự cố nếu có, xác nhận của bên liên quan, ảnh chụp hiện trường. Sau đó đề xuất tài liệu thay thế có giá trị chứng minh tương đương, như sao kê ngân hàng thay cho phiếu chi, bản lưu của đối tác thay cho hợp đồng bị mất.
Với tài liệu mà doanh nghiệp lẽ ra phải lập nhưng chưa lập, cách duy nhất đúng là nhận là chưa lập và giải thích lý do. Lập bổ sung một tài liệu ghi lùi ngày là làm sai lệch hồ sơ, và nếu bị phát hiện, mọi lời giải trình khác cũng mất giá trị.
Tài liệu đang nằm ở bên thứ ba như đơn vị dịch vụ kế toán, công ty mẹ, ngân hàng, doanh nghiệp nên chủ động đề nghị bên đó cung cấp lại và báo cho đoàn thời điểm dự kiến. Nếu bên thứ ba chậm, gửi văn bản đề nghị và giữ bằng chứng đã đề nghị, để chứng minh doanh nghiệp đã làm hết phần mình.
Nhận lại tài liệu khi cuộc thanh tra kết thúc
Tài liệu bản chính mà đoàn mượn phải được trả lại. Khi cuộc thanh tra đi đến giai đoạn cuối, người đầu mối nên:
- Đối chiếu danh mục giao nhận, liệt kê bản chính nào đoàn còn giữ.
- Gửi văn bản đề nghị nhận lại bản chính, nêu rõ tên tài liệu, ngày giao.
- Khi nhận lại, kiểm đủ trang, tình trạng, ký biên bản nhận lại.
- Tài liệu nào đoàn giữ lại làm hồ sơ, ví dụ khi có chuyển hồ sơ sang cơ quan khác, đề nghị có văn bản ghi nhận.
- Cất bản chính vào đúng chỗ lưu trữ ban đầu, cập nhật sổ lưu trữ nội bộ.
- Giữ toàn bộ danh mục giao nhận cùng kết luận thanh tra trong bìa hồ sơ cuộc thanh tra, không huỷ sau khi xong việc.
Nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện thiếu bản chính hợp đồng khi cần dùng vài năm sau. Mười lăm phút đối chiếu ở cuối cuộc thanh tra tránh được tình huống đó.
Bộ danh mục giao nhận còn có ích ở đợt thanh tra, kiểm tra kế tiếp. Đoàn sau thường hỏi doanh nghiệp đã thực hiện kết luận lần trước thế nào; có sẵn danh sách tài liệu đã cung cấp và các văn bản đã nhận lại, người đầu mối trả lời nhanh mà không phải lục lại kho lưu trữ.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp có được từ chối cung cấp tài liệu cho đoàn thanh tra không?
Với tài liệu liên quan nội dung và thời kỳ thanh tra, doanh nghiệp có nghĩa vụ cung cấp. Có những trường hợp đặc thù như tài liệu thuộc bí mật nhà nước thì phải theo quy trình riêng. Nếu yêu cầu có vẻ ngoài phạm vi, hãy hỏi lại và ghi nhận bằng văn bản thay vì từ chối thẳng.
Đoàn mang bản chính hợp đồng về cơ quan thì doanh nghiệp làm gì?
Đề nghị lập biên bản ghi rõ tên tài liệu, số trang, tình trạng và thời hạn trả lại. Trước khi giao, sao lại bản chính để công ty vẫn có tài liệu dùng. Khi cuộc thanh tra kết thúc, đối chiếu danh mục và gửi văn bản đề nghị nhận lại nếu đoàn chưa trả.
Hợp đồng có điều khoản bảo mật với đối tác thì có được đưa cho đoàn không?
Có. Điều khoản bảo mật trong hợp đồng dân sự, thương mại không thể chặn yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước. Doanh nghiệp nên đánh dấu tài liệu cần bảo mật trong danh mục giao nhận và, nếu hợp đồng yêu cầu, thông báo cho đối tác rằng mình đã cung cấp theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
Phát hiện đã giao nhầm tài liệu thì xử lý thế nào?
Báo ngay cho đoàn bằng văn bản, nêu rõ tài liệu nào bị giao nhầm, tài liệu đúng là gì, và đề nghị thay thế. Không tự ý lấy lại tài liệu đã giao khi chưa có sự đồng ý của đoàn. Sự minh bạch kịp thời giúp tránh hiểu nhầm khi đoàn tổng hợp kết quả.
Tài liệu bị cháy, ngập thì có bị xử lý vì không cung cấp được không?
Mất tài liệu do sự cố khách quan được xem xét khác với việc cố tình không cung cấp. Doanh nghiệp cần chứng minh sự cố, ví dụ biên bản, ảnh, xác nhận của bên liên quan, và đề xuất tài liệu thay thế. Riêng nghĩa vụ lưu trữ theo từng lĩnh vực vẫn có thể được xem xét, nên trình bày trung thực.
Bản sao giao cho đoàn có cần đóng dấu không?
Nhiều doanh nghiệp xác nhận bản sao bằng chữ ký người có thẩm quyền và dấu của công ty để thể hiện bản sao đúng với bản chính. Hình thức cụ thể tuỳ yêu cầu của đoàn và quy định nội bộ; nếu đoàn không yêu cầu, xác nhận vẫn giúp hạn chế tranh cãi về sau.