Báo cáo kết quả thực hiện kết luận thanh tra là văn bản doanh nghiệp gửi cơ quan đã ban hành kết luận (hoặc cơ quan được giao theo dõi), cho biết từng yêu cầu, kiến nghị trong kết luận đã được làm đến đâu, kèm bằng chứng. Việc thực hiện kết luận được theo dõi, đôn đốc và có thể được kiểm tra lại; một báo cáo rõ ràng, đúng hạn là cách khép lại đợt thanh tra gọn gàng nhất.
Hạn báo cáo, mẫu báo cáo và nơi nhận thường được ghi trong chính kết luận hoặc trong văn bản đôn đốc gửi kèm. Không có hạn chung cho mọi trường hợp; bạn đọc văn bản mình nhận được. Bài này hướng dẫn phần việc mà văn bản không nói: lập kế hoạch nội bộ, chọn bằng chứng, viết báo cáo, và xử lý những việc chưa làm xong.
Vì sao báo cáo thực hiện không phải thủ tục cho có
Nhiều doanh nghiệp nhỏ coi báo cáo thực hiện là việc cuối cùng, làm vội cho xong. Nhưng trong hồ sơ của cơ quan, báo cáo này là căn cứ để đánh giá doanh nghiệp đã nghiêm túc khắc phục hay chưa. Một báo cáo chỉ ghi "đơn vị đã thực hiện đầy đủ các kiến nghị" mà không có gì kèm theo gần như không có giá trị chứng minh.
Báo cáo cũng là tài liệu của chính bạn. Một hai năm sau, khi có đợt kiểm tra mới, câu hỏi đầu tiên thường là các tồn tại lần trước đã được khắc phục ra sao. Có bản báo cáo kèm bằng chứng đã gửi, bạn trả lời trong vài phút. Không có, bạn phải dựng lại từ trí nhớ của những người có khi đã nghỉ việc.
Cuối cùng, chậm hoặc không thực hiện kết luận có thể dẫn đến hệ quả riêng theo quy định hiện hành, và việc đó lại mở ra một vòng làm việc mới. Đầu tư một chút công sức vào báo cáo thực hiện là cách rẻ nhất để không phải gặp lại đoàn vì cùng một chuyện.
Với hộ kinh doanh và doanh nghiệp rất nhỏ, không có bộ phận pháp chế, người làm báo cáo thường là chủ hộ hoặc kế toán kiêm nhiệm. Điều đó không sao, miễn là có đủ ba thứ: danh sách việc khớp với kết luận, bằng chứng cho từng việc, và chữ ký của người có thẩm quyền.
Lập kế hoạch thực hiện ngay sau khi nhận kết luận
Kế hoạch thực hiện không cần dài, nhưng phải có trước khi bắt tay làm. Trình tự gợi ý cho doanh nghiệp nhỏ:
- Liệt kê mọi yêu cầu, kiến nghị gửi doanh nghiệp trong kết luận, đánh số theo đúng thứ tự trong văn bản để sau này báo cáo khớp số.
- Với mỗi việc, ghi: nội dung, người chủ trì, người phối hợp, hạn của kết luận, hạn nội bộ, bằng chứng hoàn thành dự kiến.
- Tách việc làm một lần (nộp tiền, bổ sung một hồ sơ) với việc phải duy trì (áp dụng quy trình mới, đóng đủ bảo hiểm hằng tháng). Việc duy trì cần bằng chứng theo thời gian, không chỉ một văn bản.
- Người đại diện theo pháp luật ký ban hành kế hoạch hoặc một quyết định giao việc nội bộ. Văn bản này vừa phân công rõ, vừa là bằng chứng doanh nghiệp đã tổ chức thực hiện.
- Đặt lịch rà soát định kỳ, ví dụ mỗi hai tuần, cho tới khi gửi báo cáo cuối cùng.
Nếu kết luận yêu cầu gửi kế hoạch thực hiện cho cơ quan, gửi đúng hạn. Nếu không yêu cầu, vẫn nên lập và lưu, vì nó sẽ thành phụ lục tốt cho báo cáo.
Chọn bằng chứng cho từng loại việc
Báo cáo mạnh hay yếu phụ thuộc gần như hoàn toàn vào bằng chứng. Bảng dưới gợi ý bằng chứng phù hợp với các loại yêu cầu hay gặp.
| Loại yêu cầu | Bằng chứng nên kèm | Lưu ý |
|---|---|---|
| Nộp, hoàn trả khoản tiền | Chứng từ nộp tiền có thông tin tài khoản nhận, số tiền, nội dung | Nội dung nộp nên ghi rõ số, ngày kết luận |
| Bổ sung, hoàn thiện hồ sơ | Bản sao hồ sơ đã bổ sung, danh mục | Ghi ngày hoàn thiện, không lùi ngày |
| Ban hành hoặc sửa quy chế, quy trình | Bản quy chế đã ký, văn bản phổ biến cho nhân viên | Kèm bằng chứng đã áp dụng, ví dụ sổ theo dõi tháng đầu |
| Kiểm điểm trách nhiệm | Biên bản họp kiểm điểm, quyết định xử lý nội bộ nếu có | Làm đúng nội quy, đảm bảo quyền trình bày của người bị kiểm điểm |
| Khắc phục tại hiện trường | Ảnh trước và sau có ngày chụp, biên bản nghiệm thu, hợp đồng thi công | Ảnh chụp cùng một góc để dễ so sánh |
| Điều chỉnh số liệu, sổ sách | Bút toán điều chỉnh, sổ chi tiết sau điều chỉnh | Kèm thuyết minh ngắn bằng lời |
Bằng chứng nên được đánh số theo đúng số thứ tự của yêu cầu trong kết luận, ví dụ "PL 3.1, PL 3.2" cho yêu cầu số 3. Người đọc báo cáo sẽ tìm theo cách này.
Bố cục một báo cáo kết quả thực hiện
Nếu cơ quan có mẫu, dùng mẫu. Nếu không, bố cục sau đủ ý và dễ đọc:
- Phần mở: căn cứ kết luận (số, ngày, cơ quan ban hành) và văn bản đôn đốc nếu có; mục đích báo cáo.
- Phần tổ chức thực hiện: doanh nghiệp đã phổ biến kết luận cho ai, ban hành kế hoạch hay quyết định giao việc gì.
- Phần kết quả từng yêu cầu: mỗi yêu cầu một mục, trích ngắn nội dung, nêu việc đã làm, ngày hoàn thành, bằng chứng kèm theo, đánh giá đã xong hay đang làm.
- Phần việc chưa hoàn thành: nêu thẳng việc nào chưa xong, lý do cụ thể, việc đang làm, thời hạn dự kiến hoàn thành.
- Phần kiến nghị của doanh nghiệp (nếu có): ví dụ đề nghị hướng dẫn một điểm chưa rõ, đề nghị xem xét gia hạn một việc vì lý do khách quan.
- Danh mục phụ lục: đánh số khớp với từng yêu cầu.
Độ dài hợp lý cho doanh nghiệp nhỏ thường chỉ hai ba trang thân báo cáo, phần còn lại là phụ lục. Viết câu ngắn, mỗi mục bắt đầu bằng trạng thái (đã hoàn thành, đang thực hiện, chưa thực hiện) để người đọc nắm ngay tình hình trước khi đi vào chi tiết.
Ví dụ giả định: một nhà hàng báo cáo ba yêu cầu
Ví dụ giả định: một hộ kinh doanh nhà hàng ở Huế nhận kết luận kiểm tra với ba yêu cầu: ký hợp đồng lao động bằng văn bản cho nhân viên làm việc thường xuyên, bổ sung sổ theo dõi nhập nguyên liệu, và lắp thêm bình chữa cháy ở khu bếp theo đúng chỉ dẫn của đoàn.
Trong báo cáo, mục một ghi: đã ký hợp đồng với tám nhân viên, kèm danh sách và bản sao hợp đồng; một nhân viên đang nghỉ ốm sẽ ký khi đi làm lại, dự kiến trong tháng. Mục hai ghi: đã lập sổ theo mẫu nội bộ từ ngày 1, kèm bản chụp các trang của tháng đầu tiên để thấy sổ được ghi đều. Mục ba ghi: đã lắp đặt, kèm hoá đơn mua và ảnh chụp vị trí lắp đặt trước và sau.
Báo cáo dài hai trang, phụ lục mười trang, gửi trực tiếp có phiếu nhận trước hạn một tuần. Phần nhân viên chưa ký được nêu thẳng kèm lý do, và khi nhân viên đó ký xong, hộ kinh doanh gửi thêm một văn bản bổ sung ngắn. Không có gì phức tạp, nhưng mọi dòng đều kiểm tra được.
Việc chưa làm xong đúng hạn: nói thẳng và nói sớm
Không phải việc nào cũng làm xong đúng hạn. Hợp đồng kiểm định thiết bị phụ thuộc lịch của đơn vị kiểm định, việc ký lại hợp đồng lao động phụ thuộc người lao động có mặt, việc thu hồi một khoản từ đối tác phụ thuộc đối tác. Điều quan trọng là không để cơ quan tự phát hiện ra việc chưa làm.
Khi thấy một việc có nguy cơ trễ, gửi văn bản báo cáo tiến độ trước hạn, nêu lý do cụ thể có bằng chứng (ví dụ văn bản của đơn vị kiểm định hẹn lịch), việc đã làm và hạn mới đề xuất. Một văn bản như vậy cho thấy doanh nghiệp vẫn đang thực hiện nghiêm túc; im lặng thì bị hiểu là không thực hiện.
Với khoản tiền lớn mà doanh nghiệp gặp khó khăn tài chính, đừng tự ý nộp chậm. Gửi văn bản trình bày tình hình và hỏi cơ quan về khả năng, thủ tục nộp theo lộ trình nếu quy định cho phép. Đây là tình huống nên hỏi luật sư hoặc người làm nghề trước khi gửi văn bản, vì cách trình bày ảnh hưởng nhiều đến kết quả.
Những lỗi làm báo cáo mất giá trị
Báo cáo chung chung. Câu "đơn vị đã nghiêm túc thực hiện các kiến nghị" không thay được việc nêu từng yêu cầu đã làm gì, ngày nào. Người đọc cần đối chiếu từng dòng với kết luận.
Bằng chứng không khớp yêu cầu. Kết luận yêu cầu "xây dựng quy trình kiểm soát nhập hàng", báo cáo lại kèm hoá đơn nhập hàng tháng gần nhất. Hai thứ không trả lời nhau. Bằng chứng phải chứng minh đúng việc được yêu cầu.
Lẫn báo cáo với giải trình lại kết luận. Báo cáo thực hiện không phải nơi tranh luận lại các nhận định trong kết luận. Nếu còn ý kiến, đi theo kênh riêng; trong báo cáo, chỉ nêu đã thực hiện thế nào, kể cả phần thực hiện trong khi vẫn có ý kiến.
Ký và gửi sai. Báo cáo của doanh nghiệp cần người có thẩm quyền ký, gửi đúng nơi nhận ghi trong kết luận, có bằng chứng đã gửi. Gửi cho cá nhân một cán bộ quen biết thì không chứng minh được gì.
Báo cáo "đã xong" khi mới làm một nửa. Ghi đã hoàn thành trong khi việc còn dở là rủi ro lớn nhất, vì khi bị kiểm tra lại, điều bị đánh giá không còn là thiếu sót ban đầu mà là báo cáo không trung thực. Đang làm thì ghi đang làm, kèm hạn.
Câu hỏi thường gặp
Kết luận không yêu cầu báo cáo thì có cần gửi không?
Nếu kết luận và văn bản kèm theo không yêu cầu, bạn vẫn nên lưu hồ sơ thực hiện đầy đủ. Việc chủ động gửi báo cáo ngắn khi đã hoàn thành cũng không có hại và giúp hồ sơ của cơ quan phản ánh đúng việc bạn đã làm.
Báo cáo rồi mà cơ quan yêu cầu bổ sung thì làm sao?
Đọc kỹ yêu cầu bổ sung, trả lời đúng các điểm được hỏi, kèm bằng chứng còn thiếu. Văn bản bổ sung nên dẫn số, ngày của báo cáo trước để người nhận ghép hai văn bản với nhau.
Có thể bị kiểm tra lại việc thực hiện kết luận không?
Có. Việc thực hiện kết luận thanh tra được theo dõi, đôn đốc và có thể được kiểm tra theo quy định. Vì vậy bằng chứng của việc phải duy trì, như quy trình mới, cần được lưu liên tục chứ không chỉ một lần lúc báo cáo.
Người phụ trách thực hiện kết luận nghỉ việc giữa chừng thì sao?
Doanh nghiệp vẫn là bên có trách nhiệm. Cần bàn giao bảng theo dõi, hồ sơ, bằng chứng cho người mới bằng biên bản bàn giao, và nếu người nghỉ là đầu mối làm việc với cơ quan thì nên thông báo đầu mối mới.
Báo cáo có cần kèm bản gốc chứng từ không?
Thường chỉ cần bản sao do doanh nghiệp xác nhận, bản gốc giữ lại để xuất trình khi được yêu cầu. Nếu cơ quan yêu cầu hình thức cụ thể như bản sao chứng thực thì làm theo yêu cầu đó.